von Thomas Ax
In Vergabeverfahren über anspruchsvolle Dienstleistungen für anspruchsvolle Projekte sollte bezogen auf die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots verstärkt auch und insbesondere auf die Kriterien: Konzept zu Projektorganisation, -ablauf und Personaleinsatz, Konzept zur Herangehensweise, Qualifikation und Erfahrung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Schlüsselpersonals und natürlich Preis/Honorarangebot wert gelegt werden. Die entsprechenden Zuschlagskriterien und ein Vorschlag für eine Gewichtung werden nachfolgend erläutert.
Anspruchsvolle Zuschlagskriterien für anspruchsvolle Dienstleistungen für anspruchsvolle Projekte
1 Konzept zu Projektorganisation, -ablauf und Personaleinsatz
Von dem Bieter werden in dem Angebot Angaben zur Organisation und zum Ablauf des Projekts sowie zur Personalstärke und Personalstruktur des voraussichtlichen Projektteams erwartet. Auf Grundlage der Leistungsbeschreibung sollen insbesondere die Punkte Personaleinsatz, Qualitätsüberwachung und Kommunikation mit anderen Projektbeteiligten dargestellt werden. Es sollen insbesondere Aussagen zu den Zeitressourcen, den weiteren Mitarbeitereinsatz und den Vertreterregelungen enthalten sein. Ferner sind ein Personaleinsatzplan sowie ein Organigramm zur Darstellung der Aufbauorganisation zu erstellen.
Das Konzept wird bei Erteilung des Zuschlags Vertragsbestandteil und beschreibt als solches die quantitativen und qualitativen Mindestanforderungen an das vom Auftragnehmer einzusetzende Personal für den Fall, dass eine Beauftragung entsprechend der vorstehend genannten Annahmen erfolgt. In die Bewertung fließt ein, wie ausführlich, wie projektspezifisch, wie konkret und wie schlüssig/plausibel die Ausführungen des Bieters sind. Außerdem wird bewertet, ob die Ausführungen zielführend und umsetzbar sind. Darstellungsmängel führen zu Minderbewertungen.
2 Konzept zur Herangehensweise
Mit dem Angebot hat der Bieter ein projektspezifisches Konzept abzugeben, in dem die Herausforderungen des Projekts (u. a. in Bezug auf Kosten, Termine und Qualitäten) identifiziert werden und dargestellt wird, mit welcher Herangehensweise, insbesondere mit welchen Methoden, Prozessen und Instrumenten (z. B. digitale Werkzeuge, Softwaretools) der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung bestimmte zu erwartende Problemstellungen zu lösen beabsichtigt.
Das Konzept zur Herangehensweise wird bei Erteilung des Zuschlags Vertragsbestandteil. In die Bewertung fließt ein, wie ausführlich, wie konkret und wie schlüssig/plausibel die Ausführungen des Bieters sind. Außerdem wird bewertet, ob die Ausführungen zielführend und umsetzbar sind. Darstellungsmängel führen zu Minderbewertungen.
3 Qualifikation und Erfahrung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Schlüsselpersonals
Bei dem vorliegenden Projekt wird die Qualifikation und Erfahrung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Schlüsselpersonals erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben. Vor diesem Hintergrund hat der Bieter die Projektleitung und die Projektmitarbeiter/innen im Angebot verbindlich zu benennen und deren Qualifikation (Ausbildungsstand, ggf. Zusatzqualifikation) und einschlägige Berufserfahrung (Berufserfahrung in der vorgesehenen Funktion) anzugeben. Die vorgenannten Rollen/Funktionen müssen jeweils durch unterschiedliche Personen besetzt werden (keine Doppelnennungen).
Ferner sind für die Projektleitung und die Projektmitarbeiter/innen persönliche Referenzen über die Tätigkeit bei nach Art und Umfang vergleichbaren Aufträgen ab dem Jahr … (Beendigung der Tätigkeit im Referenzzeitraum ist ausreichend) anzugeben. Darüber hinaus sind Lebensläufe (max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgröße 11) der genannten Personen und die zugehörigen Referenzdarstellungen zu den genannten Referenzprojekten (ebenfalls max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgröße 11 je genannter Referenz) vorzulegen. Die Bewertung des Schlüsselpersonals des Bieters erfolgt nach Maßgabe der gesondert dargestellten Bewertungsmatrix.
Mindestanforderungen:
Der AN verpflichtet sich für die Projektabwicklung ein Projektteam bestehend aus mindestens zwei Mitarbeiter/innen mit mindestens folgenden beruflichen Qualifikationen einzusetzen:
Der AN benennt eine Projektleitung als Hauptverantwortlichen für das Projekt. Dieser dient dem AG als zentraler Ansprechpartner. Während der gesamten Erbringung der Dienstleistung können die Projektteam Mitglieder des AN nur aus zwingenden, unabänderlichen Gründen (Kündigung, Krankheit o.ä.) ausgetauscht werden. In diesem Fall ist frühzeitig, sofern möglich mindestens 1 Monat vor Austausch, anzukündigen. Ein Austausch kann nur unter angemessener Berücksichtigung der Interessen des Auftraggebers durch eine qualifizierte Ersatzperson des Auftragnehmers erfolgen. Die entsprechende Eignung/ Qualifikation der Ersatzperson ist nachzuweisen. Die Ersatzperson gilt nur dann als qualifiziert, wenn sie mindestens über die vertraglich vorausgesetzte Eignung/ Qualifikation verfügt.
Wird ein vom Auftragnehmer eingesetzter Mitarbeiter/innen den gestellten Anforderungen nicht gerecht oder bestehen Zweifel an seiner Zuverlässigkeit, kann der Auftraggeber vom Auftragnehmer den Austausch dieses Mitarbeiters verlangen. Zur Ermittlung der Qualität der angebotenen Leistungen anhand der o. g. leistungsbezogenen Zuschlagskriterien werden max. 70 Punkte vergeben (Einzelkriterien inkl. Punkteverteilung s. gesonderte Bewertungsmatrix.
4 Preis
Zum Zwecke der preislichen Bewertung ermittelt der Auftraggeber für jedes Angebot die Wertungssumme wie folgt:
Grundlage der Preisbewertung sind die Preise gemäß Preisblatt. Das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme erhält bei dem Zuschlagskriterium Preis die volle Punktzahl (= 30 Punkte).
Die Punktwerte der anderen Angebote errechnen sich nach der Formel:
Punktwert = preiswerteste Angebot / zu bewertendes Angebot x 30 Angebote mit einer Abweichung von >= 100% vom günstigsten Angebot werden mit 0 Punkten bewertet. In der Preis-Leistungsbewertung können max. 100 Punkte erreicht werden. Die Bewertungspunktzahl errechnet sich aus der Summe der Preispunkte sowie der Qualitätspunkte.
