Ax Rechtsanwälte

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Lernen Sie mit der VergMan ® - Methode: Wege zu einer internen Vergabestelle

Leitung Rechtsanwalt Dr. jur. Thomas Ax


Gestaltet bzw entwickelt wird eine interne Stelle mit umfassenden Kenntnissen des Vergaberechtes, die mit einer finalen vergaberechtlichen Entscheidungsbefugnis und Verantwortlichkeit ausgestattet ist.

Dies führt zu einer Bündelung von vergaberechtlichem und vergabetechnischem Fachwissen, einheitlichen Anwendung von Vergaberecht und -verfahren in allen Bereichen des Auftraggebers, zügigen Umstellung auf die E-Vergabe, Sicherstellung der notwendigen Verfahrenspflege.

Zu den konkreten Aufgaben der internen Vergabestelle gehören:

Gestaltung der internen Vergaberegelungen

  • Beobachtung und Anpassung des Formularwesens für die Vergabeverfahren
  • Umfassende Beratung der Fachbereiche zu Vergabeverfahren und Vergaberecht
  • Einführung, laufender interner Support und Weiterentwicklung der E-Vergabe
  • Gestaltung und Weiterentwicklung der elektronischen Vergabeakte und des zugehörigen Workflows
  • Bearbeitung von Vergaberügen und -beschwerden einschließlich Nachprüfungsverfahren
  • Vertretung des Auftraggebers gegenüber anderen Rechtspersonen, der Vergabekammer und Gerichten einschließlich der vergaberechtlichen Entscheidungen
  • Kontrolle der Auftragnehmer/innen auf die Einhaltung der eigenen Vertragsbedingungen hinsichtlich der Bekämpfung von Schwarzarbeit

Die Frage nach der organisatorischen Einbindung und personellen Ausstattung einer solchen internen Stelle für Vergaben ist sowohl von der Größe als auch der Vergabepraxis des Auftraggebers abhängig.

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation der internen Vergabestelle sind zu strukturieren und zu regeln.

 

Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine interne Zuständigkeit nicht geht, ist anerkannte Meinung.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/ fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung.

 

Jeder Auftraggeber muss sicherstellen, dass in seiner Organisation die relevanten vergaberechtlichen Vorschriften nicht nur bekannt sind, sondern auch einheitliche Anwendung finden. Es darf grundsätzlich nicht vorkommen, dass diese Vorschriften in vergleichbaren Fällen von verschiedenen Abteilungen unterschiedlich ausgelegt und angewandt werden.

Die nach wie vor dynamische Entwicklung des Vergaberechtes sowie die zu erwartende umfangreiche Rechtsprechung aufgrund der ständigen Reformen erfordern eine Bündelung von vergaberechtlichem Fachwissen. Für jeden Auftraggeber besteht die Notwendigkeit, die sich ändernde Rechtslage ständig zu beobachten, zu analysieren und in die aktuellen Verfahren einzubringen. Allein diese Aufgabe erfordert bei dem derzeitigen Veränderungstempo höchste Aufmerksamkeit, um die Rechtssicherheit der Vergabeverfahren sicherstellen zu können.

 

Hohes Fachwissen ist zwangsläufig auch bei der Vorbereitung der E-Vergabe erforderlich:

 

Wer ist überhaupt dafür zuständig, wer kümmert sich um was?

Was sind die eigenen Anforderungen an E-Vergabe, was wird gebraucht, um diese zu erfüllen?

Welche Fachbereiche mit welchen Besonderheiten sind wie zu berücksichtigen?

 

Viele Fragen stellen sich, die nur fachbereichsübergreifend beantwortet werden können. Diese Antworten werden aber gebraucht, wenn durch eine qualifizierte Marktanalyse ein passendes Softwareprodukt gefunden werden soll.

 

Es geht also bei den Aufgaben einer internen Vergabestelle auch um die wesentlichen Aspekte in den alltäglichen Vergabeverfahren, wie z.B.

 

optimale Information aller am Verfahren beteiligten Mitarbeiter/innen

mehr rechtliche Sicherheit in jedem einzelnen Vergabeverfahren

Übersicht über alle laufenden Vergabeverfahren

Nutzung von Informationen aus ähnlichen Verfahren

Vermeidung von unkoordinierten Mehrfachverfahren

Interner Zugang zum einem elektronischen Vergabemarktplatz

Schutz vor Manipulation und rechtswidrigen Verfahrenseingriffen

 

Außer den bereits beschriebenen generellen Aufgaben soll die interne Vergabestelle in den einzelnen Verfahren für alle rein vergaberechtlichen Fragen zuständig sein und diese verantwortlich entscheiden. Dazu gehören die Entscheidungen zu den vergaberechtlichen Eckpunkten, wie z.B. die Art des Verfahrens oder der Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Dabei dürfen die Fachdienste keineswegs außen vor gelassen werden, denn sie müssen ihre Auffassung in das Verfahren einbringen können.

 

Im Einzelfall sind Konflikte aufgrund unterschiedlicher Ansichten nicht auszuschließen, diese lassen sich aber unter Berücksichtigung der fachlichen oder vergaberechtlichen Zuständigkeit beurteilen und entscheiden. Letztlich müssen beide Sichtweisen zusammenfinden, denn was fachlich in Ordnung, vergaberechtlich aber „daneben“ ist, kann ebenso wenig veröffentlicht werden wie Beschreibungen, die vergaberechtlich tragbar sind, fachlich jedoch durchfallen. Übrigens hat dies dem Grunde nach nichts mit der beschriebenen Aufgabenteilung zu tun; solche Konflikte müssen eigentlich immer rechtzeitig erkannt und ausgeschlossen werden – wobei die Betonung auf „eigentlich“ liegt.

 

Zur formalen Abwicklung der einzelnen Vergabeverfahren gehören alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Veröffentlichung einer Ausschreibung. Vor dieser Veröffentlichung sollten alle Dokumente nochmals einer intensiven vergaberechtlichen Qualitätskontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Richtigkeit unterzogen werden, dies erspart im Zweifelsfall später erheblichen Ärger und Mehraufwand. Nur die interne Vergabestelle darf das Vergabeverfahren zur Veröffentlichung freigeben.

 

Bei Anwendung der E-Vergabe hat auch nur die Vergabestelle einen direkten Zugriff auf das elektronische Vergabeportal. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen werden nur durch die interne Vergabestelle in das Verfahren eingebracht, sie ist auch für eine evtl. notwendige Aufhebung einer Ausschreibung zuständig und vergaberechtlich verantwortlich.

 

Die Abwicklung der gesamten Bieterkommunikation in einem E-Vergabeverfahren gehört ebenfalls zu den primären Aufgaben der Vergabestelle. Eingehende Fragen werden nur von dort beantwortet, nachdem zuvor die fachliche Stellungnahme des Fachbereichs eingeholt wurde (es sei denn, es handelt sich um rein vergaberechtliche Fragen). Die Vergabestelle entscheidet auch, welche Fragen und Antworten allen Bietern zugänglich gemacht werden müssen und welche Kommunikation sich nur zwischen dem Fragesteller und der Vergabestelle abspielt.

 

Bis zur Submission verbleiben die eingegangenen und verschlüsselten elektronischen Angebote auf einem externen Server, wo sie unzugänglich aufgehoben sind und nur vom abgebenden Unternehmen zurückgezogen und geändert werden können. Eingehende Papierangebote werden bei der internen Vergabestelle mit Datum und Uhrzeit des Eingangs registriert und unter Verschluss gehalten. Die Submission wird von der internen Vergabestelle durchgeführt, die auch über den Ausschluss von Angeboten aus der Wertung unter formalen vergaberechtlichen, nicht fachlichen, Gesichtspunkten zu entscheiden hat. Die rechnerische Prüfung der Angebote (Übereinstimmung von Einzelsummen mit der angebotenen Gesamtsumme), die „Sicherung“ der Angebote sowie die Erstellung der Preisspiegel ist der nächste von der Vergabestelle zu erbringende Arbeitsschritt.

 

Wann eine interne Vergabestelle in die Abwicklung aller Vergabeverfahren einbezogen wird, muss durch bindende Anordnungen festgelegt werden.

So ist es denkbar und bei einigen Auftraggebern üblich, erst ab einer bestimmten Auftragshöhe (und in unterschiedlicher Ausprägung) die formale Abwicklung zentral durchzuführen.

Welche Wertgrenzen festgelegt werden und wie weit die Zuständigkeiten der beteiligten Stellen tatsächlich gehen, muss jeder Auftraggeber organisatorisch festlegen.

 

Dabei spielt eine entscheidende Rolle, wie weit die E-Vergabe mit ihren beiden Komponenten, also dem Vergabeportal und der elektronischen Vergabeakte, bereits eingeführt ist und genutzt wird. Je weiter dieser Prozess fortgeschritten ist, umso sinnvoller ist die vollständige Abwicklung per E-Vergabe auch bei summenmäßig kleinen Vorgängen (wie z.B. einer freihändigen Vergabe, künftig Verhandlungsvergabe) und damit auch die Einschaltung der internen Vergabestelle. Diese Abwicklung ist letztlich unter allen Gesichtspunkten rationeller, schneller und sicherer als jede andere Form der Angebotsabfrage, insbesondere durch E-Mail oder gar Fax. Das Einstellen der Dokumente in das E-Vergabe-System, das Ausfüllen der verkürzten Erfassungsmasken und die Freigabe für das Vergabeportal dauern garantiert nicht länger als die Abwicklung dieses Vorganges per E-Mail. Der Abwicklung per Fax ist die E-Vergabe unter Sicherheitsaspekten wie auch zeitlich sowieso meilenweit überlegen.

 

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer internen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren.

 

Insofern spielten die Elemente

 

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

 

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die interne Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich.

 

Trotz dieser unterschiedlichen Zuständig- und Verantwortlichkeiten muss die Steuerung des gesamten Vergabevorganges bei dem Fachdienst verbleiben, der den Vergabevorgang angestoßen hat und dem während der gesamten Verfahrenszeit die Federführung obliegt. Insofern ist es wichtig, dass alle Informationen jederzeit vollständig zu Verfügung stehen, nur dann kann der Überblick über das Verfahren sichergestellt werden und der federführende Fachbereich seiner Steuerungsfunktion gerecht werden. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings eine Ausnahme: Während der Veröffentlichung (bis zum Abschluss der Submission) hat nur die interne Vergabestelle Einblick in die angebotsrelevanten Verfahrensdaten und schaltet bei Bedarf ihrerseits die Fachbereiche (z.B. bei der Beantwortung von Bieterfragen) ein.

 

An dieser Stelle wird deutlich, wie wichtig, eigentlich unverzichtbar, die E-Vergabe (speziell: eine optimal organisierte und geführte elektronische Vergabeakte) für einen zügigen und geordneten Verfahrensablauf ist. Mit einer Papierakte, das hat sich in der Vergangenheit tausendfach herausgestellt, kann die Steuerung eines Vergabeverfahrens nicht funktionieren.

 

Dies wird noch klarer, wenn man die einzelnen Phasen des Vergabeverfahrens betrachtet und feststellt, dass es häufig, trotz klarer Zuständigkeit, aus fachlicher oder vergaberechtlicher Sicht der Mitwirkung anderer Akteure bedarf. Ein solcher Arbeitsschritt ist nur dann schnell und sicher möglich, wenn er auf aktuellen und jederzeit greifbaren Dokumenten beruht, die in der elektronischen Vergabeakte zur Verfügung stehen. Diese Mitwirkung kann durchaus umfangreich und vor allen Dingen konfliktträchtig sein und bedarf deshalb einer sofortigen, umfassenden Protokollierung der getroffenen Entscheidungen und der beteiligten Personen.

 

Die Zuständigkeiten und die Mitwirkung müssen für alle Vergabeprozesse klar und unmissverständlich formuliert sein. Dem wurde sich in der Vergangenheit häufig durch „nicht regeln“ entzogen, man beließ es bei der „geübten Praxis“ mit der Folge, dass es nicht selten entweder zu einem Zuständigkeitsgerangel oder zu einer Zuständigkeitsflucht kam und damit von klarer Verantwortung keine Rede sein konnte. Es kann und darf aber gerade in Vergabeverfahren keine „organisierte Unverantwortlichkeit“ geben!

 

Verantwortung trägt selbstverständlich jeder der Beteiligten für seinen Teil in vollem Umfang. Dies gilt auch dann, wenn im Rahmen der Mitwirkung durch andere Verfahrensbeteiligte Einfluss auf das zu erstellende Produkt genommen wurde: Wenn eine interne Vergabestelle Zweifel an einem vom Fachdienst vorgeschlagenen Eignungskriterium hat und aus vergaberechtlichen Gründen eine andere Festlegung durchsetzt, muss dafür auch die Verantwortung übernommen werden. Ebenso wenig kann sich die interne Vergabestelle der Verantwortung entziehen, wenn sie sich nach Diskussion der Auffassung des Fachbereiches anschließt und diese demnach vergaberechtlich billigt (die Bemerkung „Die wollten das doch so“, gilt nicht, sie ist allenfalls eine Äußerung zur Befindlichkeit).

 

Klar ist aber auch, dass die interne Vergabestelle mit der Veröffentlichung der Ausschreibung nach außen hin immer die Zuständigkeit und finale Verantwortung für die Abwicklung des Vergabeverfahrens tragen muss, und zwar völlig unabhängig von den Teilzuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Innenverhältnis. Auch fachlich erforderliche Veränderungen der Ausschreibung (soweit vergaberechtlich zulässig) oder Interpretationen (z.B. im Rahmen von Bieterfragen) werden nur von der internen Vergabestelle nach außen kommuniziert. Ein unmittelbarer Zugriff der Fachbereiche auf die im Vergabeportal zu veröffentlichenden Dokumente ist demnach unzulässig (auch wenn dies durch die Nutzung z.B. eines Vergabemanagementsystems möglich wäre) und muss organisatorisch und technisch unterbunden werden.

 

Einzelne Arbeitsschritte und ihre Zuordnung

 

Die Zuständigkeit der Fachbereiche

Alle Arbeitsschritte, die der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens dienen (z.B. die Sicherstellung der Finanzierung, Herbeiführung von politischen Beschlüssen, usw.) sind ebenso Aufgabe des zuständigen Fachbereiches wie die fachliche Vorbereitung der beabsichtigten Beschaffung und des Vergabeverfahrens. Internes Thema ist die Bedarfsfeststellung nach Umfang, Zeitpunkt und Qualität, die in eine Leistungsbeschreibung mündet.

 

Zu den einzelnen Arbeitsschritten:

 

Leistungsbeschreibung

Ein typisches Beispiel zur Frage der Mitwirkung ist die Erarbeitung der Leistungsbeschreibung, die selbstverständlich in der Verantwortung der zuständigen Fachbereiche liegen muss. Allerdings sind bereits dabei einige wichtige Regeln des Vergaberechts zu beachten. Allgemein bekannt (und dennoch in der Anwendung nicht immer klar) ist die Verpflichtung zur Produktneutralität der Leistungsbeschreibung. Es muss also sichergestellt sein, dass die vergaberechtlichen Vorgaben eingehalten werden und eventuell auch einem späteren Nachprüfungsverfahren Stand halten. Insofern sollte schon in dieser Phase des Verfahrens im Zweifelsfall der Sachverstand einer internen Vergabestelle hinzugezogen werden, um Verfahrensrisiken zu vermeiden, die zu einer erheblichen Verzögerung führen können. Je komplizierter die zu beschreibenden Sachverhalte inhaltlich sind, desto mehr empfiehlt sich eine frühzeitige Beteiligung der Vergabespezialisten. Dabei darf es nicht, wie leider oft versucht wird, um die Einflussnahme auf das zu beschaffende Produkt gehen, sondern ausschließlich darum, sich nicht in vergaberechtlichen Fallstricken zu verheddern.

 

Aufteilung in Teil- oder Fachlose

Dies sollte grundsätzlich eine fachliche Frage sein, allerdings kann sich hier ein Konflikt zwischen fachlichem Wunschdenken und vergaberechtlichen Anforderungen einstellen, insofern ist eine enge Abstimmung mit der Vergabestelle zu empfehlen.

 

Unterlagen externer Sachverständiger

Selbstverständlich muss die Prüfung dieser Dokumente bezogen auf die fachlichen Inhalte durch den Fachbereich erfolgen. Zu beachten ist hier, dass Externen kein Einblick in die vollständige elektronische Vergabeakte gestattet werden sollte. Wenn dies in einem gewissen Umfang als notwendig erachtet wird, muss der Zugriff ausschließlich auf die relevanten Dokumente beschränkt werden. Ähnlich wie bereits beschrieben sollte zur Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben ggf. die interne Vergabestelle konsultiert werden.

 

Eignungs- und Zuschlagskriterien

Gerade die Frage, was gehört zu den Eignungskriterien, was zu den Zuschlagskriterien, kann zu heftigen Diskussionen führen, weil ab und an die Neigung besteht, Eignungs- und Zuschlagskriterien zu vermischen, was trotz der geänderten Rechtsprechung äußerst heikel sein kann. Hier empfiehlt sich zwar, eine Zuständigkeit der Fachabteilung festzulegen, aber der internen Vergabestelle nicht nur ein Beratungs-, sondern auch ein Vetorecht einzuräumen.

 

Bewertungsmatrix

Das zuvor Gesagte gilt auch für die Festlegung der Bewertungsmatrix, die zwar auf fachlichen Vorgaben beruhen, aber auch allen vergaberechtlichen Anforderungen gerecht werden muss. Daher ist eine intensive Einbindung der internen Vergabestelle wichtig.

 

Festlegen von Sicherheitsleistungen

Auch die Frage nach den Sicherheitsleistungen ist primär eine fachliche Frage, die aber entscheidende Auswirkungen auf den Wettbewerb haben kann. Unberechtigt hohe Forderungen können durchaus leistungsfähige Unternehmen abschrecken, was zu einer ungewollten Wettbewerbsbeschränkung führen kann.

 

Die Zuständigkeit der internen Vergabestelle

Wie bereits dargestellt, übernimmt die interne Vergabestelle die formale Abwicklung des Vergabeverfahrens einschl. der Festlegung der Eckpunkte des Verfahrens. Bei einigen Auftraggebern ist es üblich, die interne Vergabestelle erst ab einer bestimmten Wertgrenze, z.B. 25.000 €, einzuschalten. Dies ergibt aus Gründen der Zeitersparnis bei reinen Papierverfahren Sinn, bei Nutzung der E-Vergabe sind solche Beschränkungen eher kontraproduktiv, denn sie schaffen organisatorische Nebenlinien, für die es keine Begründung mehr gibt (siehe auch Teil 2). Nach der flächendeckenden Einführung der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) ist die E-Vergabe ohnehin vorgeschrieben, wodurch ein Ausweichen auf Papierverfahren nicht mehr zulässig ist.

 

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, interne Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

 

Unterschriften, Signaturen

Im Zusammenhang mit der E-Vergabeakte wird immer wieder die Frage nach der Autorisierung von Dokumenten durch Unterschriften gestellt. Vielfach werden Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Dieser Umweg ist keinesfalls erforderlich, denn – wie oben bereits aufgeführt – ist in der VgV, der UVgO, und auch der VOB/A EU eindeutig geregelt, dass die Dokumentation der Vergabeverfahren „von Beginn an fortlaufend nach § 126b BGB“ (Signatur in Textform) zu erfolgen hat. Das bedeutet, dass alle Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, rechtlich verbindlich mit der Textsignatur, also dem Namen des Unterzeichners in Textform, versehen werden müssen (da es sich um Dokumente im Innenverhältnis des Auftraggebers handelt, braucht man sich keine Gedanken um die rechtliche Stellung der „Person des Erklärenden“ zu machen, sondern muss davon ausgehen, dass er im Rahmen seiner Zuständigkeit über die notwendige Berechtigung verfügt). Da zusätzlich in der E-Akte dokumentiert werden muss, wer und wann die Dokumente eingestellt oder geändert hat, ist die Verantwortlichkeit jederzeit nachvollziehbar, dazu bedarf es keiner weiteren Umwege.

 

Arbeitsabläufe und Schnittstellen definieren

Die notwendigen Arbeitsabläufe eines Vergabeverfahrens müssen selbstverständlich bei Einrichtung einer internen Vergabestelle und der Einführung von E-Vergabe und E-Vergabeakte genau definiert und dokumentiert werden, daran führt kein Weg vorbei. Allerdings wird es wesentlich leichter, die erforderlichen Schnittstellen auszuarbeiten, denn diese verlieren durch die Arbeit mit der E-Vergabeakte signifikant an Bedeutung. Es ist eben etwas anders, einen Vorgang erst vollständig „übergabereif“ zu bearbeiten, bevor er weitergeleitet wird (was bei der Papierakte unentbehrlich ist, um einen Rattenschwanz an schriftlichen Rückfragen zu verhindern) oder ihn im Dialog mit den Beteiligten zum nächsten Bearbeitungsschritt zu übergeben. Selbst wenn danach noch eine Bearbeitungslücke entdeckt werden sollte, gelingt die Klärung inhaltlich klar und schnell, da alle Beteiligten durch den elektronischen Zugriff auf dem gleichen Informationsstand sind.

 

Interne Organisation der internen Vergabestelle

Zu diesem Thema kann es nur sehr pauschale Hinweise geben, denn hier stellt sich natürlich die Frage nach der Größe und der beabsichtigten Aufgabenstellung der internen Vergabestelle. Eine solche Vergabestelle kann aus nur einer Person (plus Vertretung und Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips, bei z.B. Submissionen) bestehen oder auch mehrere Dutzend Mitarbeiter/innen umfassen. Egal welche Größenordnung: Es muss gewährleistet sein, dass sie in vergaberechtlichen Fragen unabhängig von Weisungen der Fachbereiche arbeiten kann. Insofern sollte sie in der Verwaltungshierarchie so angesiedelt sein, dass Interessenkonflikte möglichst von neutraler Stelle entschieden werden können.

 

Den Aufgabenbestand einer internen Vergabestelle kann man grob in drei Sektoren einteilen

 

Vergaberechtliche Grundsatzfragen

Beratung in Verfahrensfragen

Abwicklung der Vergabeverfahren, interner Verfahrenssupport für E-Vergabe,

 

die auch – bei entsprechender Größenordnung – in der Aufbauorganisation abgebildet sein sollten. Für die vergaberechtlichen Grundsatzfragen sollte auf juristischen Sachverstand zurückgegriffen werden können, idealerweise unmittelbar in der internen Vergabestelle. Die Beratung in Verfahrensfragen setzt detaillierte Kenntnisse des Vergaberechts voraus, allerdings ist auch Basisfachwissen (z.B. bei VOB-Verfahren im Baubereich) nützlich.

Der Schwerpunkt der Tätigkeit wird vermutlich bei der Abwicklung der Vergabeverfahren liegen, daher sind für diesen Arbeitsbereich nicht nur klar strukturierte Arbeitsabläufe, sondern auch eine sorgfältige Personalplanung (hinsichtlich Qualität und Quantität) erforderlich, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen. Hinsichtlich der Personalqualität sei darauf hingewiesen, dass vor der Veröffentlichung der Ausschreibung noch einmal eine sorgfältige vergaberechtliche Prüfung des Vorganges erfolgen sollte.

5.9.22

9 Uhr bis 16 Uhr

Veranstaltungsort
AxAkademie Veranstaltungszentrum Neckargemünd

Teilnahmegebühr
1099,- Euro zzgl. MwSt. pro Person

Die Teilnahmegebühr beinhaltet
– Intensivschulungsunterlagen (ausgedruckt und digital)
– Verpflegung
– Teilnahmezertifikat

Anmeldung
Haben Sie Fragen zur Anmeldung oder zu Reservierungen und Buchungen?

Schreiben Sie einfach eine Email an die AxAkademie.

Teilnahme- und Stornierungskonditionen

Es gelten die folgenden Teilnahme- und Stornierungskondition:

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Teilnahme- und Stornierungskonditionen gelten für sämtliche mit der AxAkademie abgeschlossenen Verträge für Präsenzveranstaltungen.

§ 2 Anmeldung

(1) Die Anmeldung zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung der AxAkademie ist per E-Mail bei der AxAkademie möglich.

(2) Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Soweit die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung berücksichtigt werden kann und die Präsenzveranstaltung noch über freie Plätze verfügt, erhält der Teilnehmer per E-Mail eine Anmeldebestätigung.

(3) Wird für die jeweilige Veranstaltung nicht die erforderliche Mindestteilnehmerzahl erreicht, so hat die AxAkademie gem. § 4 das Recht vom Vertrag zurückzutreten.

(4) Kann die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung mangels freier Plätze nicht berücksichtigt werden, informiert die AxAkademie den Teilnehmer hierüber und weist ggf. auf alternative Veranstaltungen oder Termine hin.

§ 3 Teilnahmegebühr

(1) Die Teilnahmegebühr ist dem aktuellen Seminarprogramm der AxAkademie zu entnehmen. Der dort genannte Betrag umfasst die Teilnahme an der Veranstaltung und alle weiteren Leistungen von der AxAkademie im Rahmen der gebuchten Veranstaltung (Tagungsunterlagen, Kaffeepausen und Mittagessen etc.). Übernachtungs- und Reisekosten sind nicht in der Teilnahmegebühr enthalten.

(2) Die Teilnahmegebühr versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Der in der Rechnung von der AxAkademie ausgewiesene Betrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen wurden.

§ 4 Durchführung der Veranstaltung, Rücktritt durch AxAkademie

(1) Die Veranstaltung wird von qualifizierten Referenten vorbereitet und durchgeführt. Der Teilnehmer hat Anspruch darauf, dass die Veranstaltung von dem oder der auf der Webseite der AxAkademie angekündigten Referenten geleitet wird.

(2) Die AxAkademie haftet nicht für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Tagungsunterlagen bzw. des Veranstaltungsinhaltes, sofern kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden durch die AxAkademie oder ihrer Erfüllungsgehilfen vorliegt. Die AxAkademie leistet dem Teilnehmer ferner keine Gewähr für den Eintritt eines bestimmten Erfolges aufgrund seiner Teilnahme.

(4) Die AxAkademie ist berechtigt, die Veranstaltung wegen Verhinderung des Referenten oder Schließung der Veranstaltungsräume räumlich und / oder zeitlich zu verlegen oder das Programm der Veranstaltung zu ändern. Die Rechte des Teilnehmers bei einer solchen Änderung sind in § 5 Ziff. 3 geregelt.

(4) Kann eine Veranstaltung aus Gründen, die die AxAkademie nicht zu vertreten hat (z. B. Verhinderung des Referenten, Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl oder Schließung der Veranstaltungsräume), ganz oder teilweise nicht stattfinden, ist die AxAkademie berechtigt, von dem Vertrag zurückzutreten.

(5) Im Fall eines Rücktritts durch die AxAkademie erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

§ 5 Rücktritt durch den Teilnehmer

(1) Der Teilnehmer ist berechtigt, von diesem Vertrag bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn zurückzutreten. Ist der Rücktritt fristgerecht erfolgt, erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück.

(2) Geht eine Rücktrittserklärung später als vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein oder nimmt der Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teil, so hat die AxAkademie Anspruch auf Zahlung der vollen Vergütung.

(3) Der Teilnehmer ist darüber hinaus bei einer wesentlichen Änderung von Zeit, Ort oder Inhalt der Veranstaltung berechtigt, innerhalb von einer Woche nach Erhalt einer entsprechenden Mitteilung von dem Vertrag zurückzutreten. Eine wesentliche Änderung liegt insbesondere dann vor, wenn die Veranstaltung nicht an dem angekündigten Tag oder in der angekündigten Stadt stattfindet. Der Wechsel eines Referenten stellt dagegen keine wesentliche Änderung dar. Im Fall des Rücktritts erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

(4) Gegebenenfalls bestehende gesetzliche Widerrufsrechte des Teilnehmers bleiben unberührt.

§ 6 Hausordnung,

Anreise, Unterkunft

(1) Der Teilnehmer verpflichtet sich, die Hausordnung und Brandschutzordnung der Gebäude, in denen die Veranstaltung stattfindet, sowie etwaige Rauchverbote zu beachten. Auf Wunsch wird die AxAkademie diese dem Teilnehmer zusenden.

(2) Die Buchung einer etwaigen Anreise und Unterkunft hat der Teilnehmer selbst zu besorgen. Die AxAkademie informiert den Teilnehmer auf Wunsch über Unterkunftsmöglichkeiten.

§ 7 Haftung

(1) Die AxAkademie haftet unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet die AxAkademie, sofern eine Pflicht verletzt ist, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszweckes wesentlich ist („Kardinalpflicht“). Kardinalpflichten sind dabei solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren
Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden
begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der AxAkademie.

(4) Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Teilnehmers beträgt ein Jahr, soweit der Beginn der Frist von der Kenntnis des Teilnehmers abhängig ist; in den übrigen Fällen bleibt es bei den gesetzlichen Regelungen.

(5) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie die Haftung für Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleiben von den vorstehenden Abs. (1) bis (4) unberührt.

§ 8 Urheberrecht

Die Seminarunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne vorherige schriftliche Einwilligung durch die AxAkademie und den Referenten vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Ein Mitschnitt der Veranstaltung, z.B. auf Ton- oder Videobänder, ist nicht zulässig.

§ 9 Information zur Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die Sie unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/finden.

Unsere E-Mail-Adresse lautet: info@AxAkademie.de

Information zur Verbraucherstreitbeilegung nach § 36 VSBG: AxAkademie ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes nicht verpflichtet und nicht bereit.

§ 10
Schlussbestimmungen

(1) Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

(2) Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Teilnehmers wird hiermit widersprochen.

(3) Gerichtsstand im Verkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Neckargemünd.

Datenschutzhinweise: Wir weisen darauf hin, dass Sie die Verwendung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzbestimmungen selbstverständlich jederzeit widerrufen können.