Ax Rechtsanwälte

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Praxistip: Projektsteuerungsleistungen für den Neubau einer Feuer- und Rettungswache

Projekt:

Der Auftraggeber benötigt Projektsteuerungsleistungen für den Neubau seiner Feuer- und Rettungswache.

Lösung:

Durchführung eines Verhandlungsverfahrens mit TW.

Mit der Vergaberechtsreform 2016 hat der Gesetzgeber die Wahl eines Verhandlungsverfahrens für öffentliche Aufraggeber erleichtert. Zugleich hat er das Verhandlungsverfahren im Detail geregelt.

Verhandlungsverfahren sind grundsätzlich zweistufig strukturiert: An den zunächst veröffentlichten Teilnahmewettbewerb schließt sich die eigentliche Verhandlungsphase mit den ausgewählten Unternehmen an.

Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen zur Prüfung der Eignung. Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot abgeben.

Ein Auftrag kann auf der Grundlage der Erstangebote sogar ohne Verhandlungen vergeben werden. Diese Möglichkeit muss sich der Auftraggeber allerdings in der Auftragsbekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Interessenbestätigung ausdrücklich vorbehalten haben.

Im Unterschied zur bisherigen Rechtslage und in Abgrenzung zum Wettbewerblichen Dialog dürfen Verhandlungen nur auf der Grundlage von zuvor eingereichten Erstangeboten erfolgen. Es ist daher bspw. nicht möglich, Verhandlungen mit den Unternehmen über die ausgeschriebenen Leistungen zu führen, ohne dass diese ein erstes Angebot abgegeben hätten. Zu verhandeln sind auch alle Folgeangebote, wohingegen die endgültigen Angebote nicht verhandelt werden dürfen.

Verhandelbar ist generell der gesamte Angebotsinhalt einschließlich der Preise und Vertragsklauseln, mit Ausnahme der physischen, funktionellen und rechtlichen Mindestanforderungen, die jedes Angebot erfüllen muss. Nicht verhandelbar sind zudem die Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes.

Die Angebotsfrist kann mit den Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt werden. Ausgenommen hiervon sind oberste Bundesbehörden. Allen Bewerbern muss dieselbe Frist für die Einreichung der Angebote gewährt werden. Erfolgt keine ausdrückliche Einigung mit den Bewerbern, dann gilt mindestens eine zehntägige Angebotsabgabefrist. Ansonsten beträgt die Frist für die Erstangebote mindestens 30 Tage. Diese Frist kann um 5 Tage verkürzt werden, wenn – was heute die Regel ist – die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert wird. Ändert der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung, muss er alle im Vergabewettbewerb befindlichen Bieter hierüber unterrichten und ihnen ausreichend Zeit einräumen, um ein geändertes oder überarbeitetes Angebot abgeben zu können.

Verhandlungsgespräche sollten für alle Bewerber weitgehend gleich ablaufen. Dies betrifft sowohl den zeitlichen Rahmen als auch die inhaltlichen Themen. Je nach Art und Umfang des Ausschreibungsgegenstandes bietet sich ein 2 bis 3-stündiges Verhandlungsgespräch mit jedem Bewerber an. Grob untergliedern lässt sich dies in die folgenden Punkte: Vorstellung des Erstangebotes (bzw. des Folgeangebotes), Aussprache zur Leistung, Aussprache zum Vertrag.

Das Verhandlungsgespräch ist grundsätzlich zu protokollieren und sollte im Anschluss durch die Verhandlungsparteien unterzeichnet werden.

Unter Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Teilnahmebedingungen machen Sie folgende Angaben:

III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Eignungskriterium für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sind die Jahresgesamtumsätze des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular. III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Eignungskriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit sind: 1. Referenzen über vergleichbare Projektsteuerungsleistungen in den letzten 5 Jahren, die folgende Voraussetzungen erfüllen: a) Gegenstand der Referenz (Vorhaben) war ein Hochbauvorhaben. b) Für dieses Vorhaben wurden Projektsteuerungsleistungen entsprechend dem Leistungsbild der AHO (AHO-Schrift Nr. 9, 5. Aufl. 2020) für mindestens 2 Handlungsbereiche bearbeitet. c) Es wurde mindestens eine Projektstufe gemäß der AHO (s.o.) vollständig bearbeitet und abgeschlossen. d) Die Kosten des Vorhabens (Summe KG 200 bis 700 entsprechend DIN 276) betrugen mind. 10 Mio. EUR (ohne MwSt.). e) Die Projektsteuerungsleistungen wurden nicht vor dem 01.12.2016 beendet und auch eine eventuelle Baufertigstellung lag nicht vor dem 01.12.2016. 2. Anzahl fester Mitarbeiter/innen (jeweils im Durchschnitt der Jahre 2018 bis 2020 sowie aktuell), die im Bereich Projektsteuerung tätig sind, gegliedert nach den Berufsgruppen: a) feste Mitarbeiter/innen mit Hochschulabschluss der Fachrichtung Architektur oder Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung, b) sonstige feste Mitarbeiter/innen mit Hochschulabschluss sowie c) feste Mitarbeiter/innen mit einem sonstigen, bautechnischen oder bauwirtschaftlichen Berufsabschluss. Zur Nachweisführung genügen entsprechende Eigenerklärungen im Bewerbungsformular. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Durch benannte Referenzen, die jeweils sämtliche zu Ziffer 1 genannten Voraussetzungen erfüllen, müssen zumindest in Summe die Projektstufen 1 bis 5 sowie die Handlungsbereiche A bis E des Leistungsbilds Projektsteuerung gemäß § 2 der AHO-Schrift Nr. 9 abgedeckt, wobei nur vollständig bearbeitete, d. h. abgeschlossene Projektstufen berücksichtigt werden. Außerdem darf die Anzahl fester Mitarbeiter/innen im Bereich Projektsteuerung mit Hochschulabschluss der Fachrichtung Architektur oder Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung (umgerechnet in Vollzeitstellen) nicht unter 3,00 liegen, und zwar sowohl im Durchschnitt der Jahre 2018 bis 2020 als auch aktuell.

Unter II.2.9) Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden machen Sie folgende Angaben:

Geplante Mindestzahl: 3 Höchstzahl: 5 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Verbleiben nach Anwendung evtl. geltender Ausschlussgründe mehr Bewerber, als aufgefordert werden sollen, gelten für die Auswahl folgende Kriterien: 1. Referenzen über vergleichbare Projektsteuerungsleistungen in den letzten 5 Jahren (Gewicht 85 %), Unterkriterien: 1.1. Erfüllung der folgenden Anforderungen an die allgemeine Vergleichbarkeit der Referenz – Grundkriterium – (Gewicht 20 %): a) Gegenstand der Referenz (Vorhaben) war ein Hochbauvorhaben. b) Für dieses Vorhaben wurden Projektsteuerungsleistungen entsprechend dem Leistungsbild der AHO (AHO-Schrift Nr. 9, 5. Aufl. 2020) für mindestens 2 Handlungsbereiche bearbeitet. c) Es wurde mindestens eine Projektstufe gemäß der AHO (s.o.) vollständig bearbeitet und abgeschlossen. d) Die Kosten des Vorhabens (Summe KG 200 bis 700 entsprechend DIN 276) betrugen mind. 10 Mio. EUR (ohne MwSt.). e) Die Projektsteuerungsleistungen wurden nicht vor dem 01.12.2016 beendet und auch eine eventuelle Baufertigstellung lag nicht vor dem 01.12.2016. 1.2. zusätzlich zur Erfüllung des Grundkriteriums 1.1: Gegenstand des Vorhabens war eine Feuer- und/oder Rettungswache oder ein Feuerwehrgerätehaus (Gewicht 5 %), 1.3. zusätzlich zur Erfüllung des Grundkriteriums 1.1: Höheres Kostenvolumen (netto ohne MwSt.) in Summe der KG 200 bis 700 entsprechend DIN 276 (Gewicht 5 %), 1.4. zusätzlich zur Erfüllung des Grundkriteriums 1.1: Umfang der bearbeiteten Handlungsbereiche (Gewicht 15 %), 1.5. zusätzlich zur Erfüllung des Grundkriteriums 1.1: Umfang der vollständig bearbeiteten und abgeschlossenen Projektstufen (Gewicht 15 %), 1.6. zusätzlich zur Erfüllung des Grundkriteriums 1.1: separate Beauftragung von Objekt- und Fachplanung (Gewicht 10 %), 1.7 zusätzlich zum Grundkriterium: das Vorhaben wurde öffentlich gefördert (Gewicht 5 %), 1.8 zusätzlich zum Grundkriterium: Auftraggeber war ein öffentlicher Auftraggeber gemäß § 99 Nr. 1 bis 3 GWB bzw. der vergleichbaren Bestimmung eines anderen EU/EWR-Mitgliedstaats (Gewicht 10 %). 2. Personelle Leistungsfähigkeit (Gewicht 10 %) mit den Unterkriterien: 2.1. aktuelle Anzahl fester Mitarbeiter/innen im Bereich Projektsteuerung mit Hochschulabschluss der Fachrichtung Architektur oder Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung (Gewicht 5 %), 2.2. aktuelle Gesamtanzahl aller Mitarbeiter/innen im Bereich Projektsteuerung mit Hochschulabschluss (Gewicht 3 %), 2.3. aktuelle Gesamtanzahl aller Mitarbeiter/innen im Bereich Projektsteuerung mit Hochschulabschluss oder einem sonstigen, bautechnischen oder bauwirtschaftlichen Berufsabschluss (Gewicht 2 %). 3. Finanzielle Leistungsfähigkeit (Gewicht 5 %) mit den Unterkriterien: 3.1. durchschnittlicher Jahresgesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gewicht 3 %), 3.2. Jahresgesamtumsatz im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr (Gewicht 2 %).

Unter VI.3) Zusätzliche Angaben: machen Sie folgende Angaben:

Teilnahmeanträge sind unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Bewerbungsformulars zu stellen; das Formular ist unter der in Abschnitt I.3 angegebenen Internetadresse abrufbar. Rückfragen werden nur über das Vergabeportal (vgl. die in Abschnitt I.3 angegebene Internetadresse) beantwortet. Nur dort registrierte und für das Verfahren freigeschaltete Unternehmen werden über neue Bewerber- bzw. Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bewerber- bzw. Bieterinformationen abzurufen.

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