Team Versicherungen stellt sich der Herausforderung

Die Gebäudewirtschaft der Kommunen ist vielfach zuständig für die Vorbereitung und Durchführung Offener Verfahren nach VgV i. V. m. GWB zur Vergabe von Versicherungsleistungen für die betreuten Objekte.

Verträge sind gekündigt. Mit Wirkung zum 01.01.2022 muss neu ausgeschrieben werden.

Unser Team Versicherungen erbringt typischerweise die folgenden Beratungsleistungen:

  • Feuertechnische Besichtigung zur Risikoanalyse, Risikoanalyse des Bestandes anhand der Schadensquoten, Ermittlung der Gebäudewerte etc.
  • Erarbeitung eines adäquaten Versicherungskonzeptes, Beratung zu Optimierungsmöglichkeiten des Vertrages (Versicherungsumfang, Selbstbehalt, Höchstentschädigungen, Vertragsdauer), Prämienindikation
  • Erstellung der allgemeinen Leistungsbeschreibung
  • Erstellung des Rahmenvertrags
  • Erstellung der weiteren erforderlichen Vergabeunterlagen (u. a. Bewertungsmatrix)
  • Beantwortung von fachlichen Bieterfragen
  • Prüfung der formellen Voraussetzungen als auch der Eignung der jeweiligen Bieter
  • Prüfung und Wertung der Angebote in vier Wertungsstufen, Vorbereitung der Vergabeempfehlung
  • Veranlassung von Nachforderung fehlender Nachweise und Aufklärungen
  • Zurückweisung / Abhilfe von eventuellen Rügen
  • Begleitung der Gespräche in der Implementierungsphase (optional)

Wir stellen uns auch komplexen Ausgangslagen.

Wir stellen uns eine sorgfältig getaktete Zeitschiene vor.

Bsp.:

Auftragserteilung erfolgt am 1.3..

  • Feuertechnische Besichtigung zur Risikoanalyse, Risikoanalyse des Bestandes anhand der Schadensquoten, Ermittlung der Gebäudewerte etc. kann dann erfolgen im März/April.
  • Erarbeitung eines adäquaten Versicherungskonzeptes, Beratung zu Optimierungsmöglichkeiten des Vertrages (Versicherungsumfang, Selbstbehalt, Höchstentschädigungen, Vertragsdauer), Prämienindikation soll dann erfolgen im Mai.
  • Erstellung der allgemeinen Leistungsbeschreibung soll dann erfolgen im Juni.
  • Erstellung des Rahmenvertrags soll dann erfolgen im Juni.
  • Erstellung der weiteren erforderlichen Vergabeunterlagen (u. a. Bewertungsmatrix) soll dann erfolgen im Juni.

Die Vergabeunterlagen umfassen vergaberechtlich alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Sie bestehen in der Regel aus

1. dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen,

2. der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen), einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt, und

3. den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen.

Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. August 2003 (BAnz. Nr. 178a) ist in der Regel in den Vertrag einzubeziehen.

Aufteilung nach Losen und entsprechende Limitationen

Es wird nachzudenken sein über eine uU gebotene Aufteilung nach Losen und entsprechende Limitationen: Unbeschadet des § 97 Absatz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen kann der öffentliche Auftraggeber festlegen, ob die Angebote nur für ein Los, für mehrere oder für alle Lose eingereicht werden dürfen. Er kann, auch wenn Angebote für mehrere oder alle Lose eingereicht werden dürfen, die Zahl der Lose auf eine Höchstzahl beschränken, für die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten kann.

Der öffentliche Auftraggeber gibt die Vorgaben in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung bekannt. Er gibt die objektiven und nichtdiskriminierenden Kriterien in den Vergabeunterlagen an, die er bei der Vergabe von Losen anzuwenden beabsichtigt, wenn die Anwendung der Zuschlagskriterien dazu führen würde, dass ein einzelner Bieter den Zuschlag für eine größere Zahl von Losen als die Höchstzahl erhält.

In Fällen, in denen ein einziger Bieter den Zuschlag für mehr als ein Los erhalten kann, kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge über mehrere oder alle Lose vergeben, wenn er in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegeben hat, dass er sich diese Möglichkeit vorbehält und die Lose oder Losgruppen angibt, die kombiniert werden können.

EU-weite Bekanntmachung des unterstellt Offenen Verfahrens

Das eigentliche Vergabeverfahren könnte um bei dem Bsp zu bleiben gestartet werden am 7.6. mit der EU-weiten Bekanntmachung des unterstellt Offenen Verfahrens.

Auftragsbekanntmachungen sind dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union mit elektronischen Mitteln zu übermitteln. Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können. Bekanntmachungen werden durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht. Als Nachweis der Veröffentlichung dient die Bestätigung der Veröffentlichung der übermittelten Informationen, die der öffentliche Auftraggeber vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union erhält.

Bekanntmachungen dürfen auf nationaler Ebene erst nach der Veröffentlichung durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union oder 48 Stunden nach der Bestätigung über den Eingang der Bekanntmachung durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung darf nur Angaben enthalten, die in den an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union übermittelten Bekanntmachungen enthalten sind oder in einem Beschafferprofil veröffentlicht wurden. In der nationalen Bekanntmachung ist der Tag der Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union oder der Tag der Veröffentlichung im Beschafferprofil anzugeben.

Der öffentliche Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.

Ablauf des Verfahrens

Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen.

Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig.

Fristen

Was die Fristen anbelangt wäre zusätzlich Folgendes zu beachten:

Bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote sind die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. Können Angebote nur nach einer Besichtigung am Ort der Leistungserbringung beim öffentlichen Auftraggeber erstellt werden, so sind die Angebotsfristen so festzulegen, dass alle Unternehmen von allen Informationen, die für die Erstellung des Angebots erforderlich sind, unter gewöhnlichen Umständen Kenntnis nehmen können.

Im eigentlichen Vergabeverfahren wären dann die weiteren Leistungen zu erbringen:

  • Beantwortung von fachlichen Bieterfragen
  • Prüfung der formellen Voraussetzungen als auch der Eignung der jeweiligen Bieter
  • Prüfung und Wertung der Angebote in vier Wertungsstufen, Vorbereitung der Vergabeempfehlung
  • Veranlassung von Nachforderung fehlender Nachweise und Aufklärungen
  • Zurückweisung / Abhilfe von eventuellen Rügen

Voraussetzungen und Grundlagen schaffen

Das setzt voraus, dass die entsprechenden Voraussetzungen und Grundlagen geschaffen worden sind.

Der öffentliche Auftraggeber überprüft die Eignung der Bewerber oder Bieter anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen und schließt gegebenenfalls Bewerber oder Bieter vom Vergabeverfahren aus.

Das wäre auszugestalten.

Der öffentliche Auftraggeber kann im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter Anforderungen stellen, die sicherstellen, dass die Bewerber oder Bieter über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.

Das wäre auszugestalten.

Der öffentliche Auftraggeber kann im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter Anforderungen stellen, die sicherstellen, dass die Bewerber oder Bieter über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.

Das wäre auszugestalten.

Der Zuschlag wird nach Maßgabe des § 127 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Das wäre auszugestalten.

Prüfung und Wertung der Angebote mit Vergabevorschlag

Prüfung und Wertung der Angebote mit Vergabevorschlag könnten wir uns um weiter bei dem Bsp zu bleiben vorstellen für Mitte Juli.

Vorabinformation nach § 134 GWB könnten wir uns vorstellen für Mitte August.

Zuschlagserteilung könnten wir uns vorstellen für Anfang September.

Inkludiert ist (nur der guten Vollständigkeit halber) selbstverständlich

  • Begleitung der Gespräche in der Implementierungsphase (optional)

Das Team besteht aus dem Unterzeichner, der das Projekt persönlich durchführt und selbst für folgende Leistungen zuständig ist

  • Risikoanalyse des Bestandes anhand der Schadensquoten, Ermittlung der Gebäudewerte etc.
  • Erarbeitung eines adäquaten Versicherungskonzeptes, Beratung zu Optimierungsmöglichkeiten des Vertrages (Versicherungsumfang, Selbstbehalt, Höchstentschädigungen, Vertragsdauer), Prämienindikation
  • Erstellung der allgemeinen Leistungsbeschreibung
  • Erstellung des Rahmenvertrags
  • Erstellung der weiteren erforderlichen Vergabeunterlagen (u. a. Bewertungsmatrix)
  • Beantwortung von fachlichen Bieterfragen
  • Prüfung der formellen Voraussetzungen als auch der Eignung der jeweiligen Bieter
  • Prüfung und Wertung der Angebote in vier Wertungsstufen, Vorbereitung der Vergabeempfehlung
  • Veranlassung von Nachforderung fehlender Nachweise und Aufklärungen
  • Zurückweisung / Abhilfe von eventuellen Rügen

sowie

  • ein Mitarbeiter, der die Feuertechnische Besichtigung zur Risikoanalyse durchführt und
  • eine Mitarbeiterin, die sich um die Handhabung und Abwicklung des Vergabeverfahrens in formaler Hinsicht kümmert.

 

Wir freuen uns auf Ihr Interesse.