Ax Rechtsanwälte

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Unser AxRechtsanwälte-Konzept zur Herangehensweise, Organisation und Kommunikation hinsichtlich der Durchführung von EU-weiten Vergabeverfahren von Architekten- und Ingenieurleistungen

vorgestellt von Thomas Ax

Wir sind umfassend tätig im Bereich der Durchführung von EU-weiten Vergabeverfahren von Architekten- und Ingenieurleistungen.

Wir gewährleisten eine qualifizierte und rechtskonforme Vergabe.

Die Vergabe von Architektenleistungen ist im gesonderten Abschnitt 6 der VgV geregelt, der deren Besonderheiten Rechnung trägt und ergänzend zu den allgemeinen Vorschriften zur Anwendung kommt. Im Zusammenhang mit den Verfahrensarten zeigt sich dies daran, dass Architektenleistungen in der Regel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben werden (§ 74 VgV).

Beide Verfahrensarten werden so gestaltet, dass Architektenleistungen im Leistungswettbewerb vergeben werden (§ 76 Abs. 1 Satz 1 VgV). Das bedeutet, dass wesentliches Zuschlagskriterium für diese Dienstleistung ihre Qualität sein soll. Deswegen ist das wichtigste Wesensmerkmal dieser Vergabeverfahren die Aufstellung und Beurteilung von Qualitätskriterien (siehe Begründung zu § 76 Abs. 1 VgV).

Es empfiehlt sich, und wir halten uns wenn möglich daran, die Verhandlungsverfahren nach dem Grundsatz „Weniger ist mehr“ durchzuführen.

Zudem resultiert daraus eine bürokratische und wirtschaftliche Entlastung der Bewerber bei der Nachweispflicht wie auch der Auslober bei Prüfung und Dokumentation der Nachweise.

— Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen (§ 122 Abs. 4 GWB, § 75 Abs. 4 VgV); unzulässig sind somit überzogene Eignungskriterien oder Mindestanforderungen.

— Eignungskriterien sind bei geeigneten Aufgabenstellungen so zu wählen, dass kleinere Büroorganisationen und Berufsanfänger sich beteiligen können (§ 75 Abs. 4 VgV)

— Vergleichbarkeit von Referenzprojekten liegt vor, wenn diese der ausgeschriebenen Planungsleistung in Art und Umfang ähnlich sind; Anhaltspunkt bieten dabei die Honorarzonen.

— Referenzprojekte brauchen nicht der Nutzungsart des zu planenden Projekts zu entsprechen.

— Zeitraum seit der Fertigstellung von Referenzprojekten kann mehr als drei Jahre betragen (§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV); aufgrund der Langfristigkeit von Bauvorhaben empfehlen sich zehn Jahre.

Wir unterstützen Sie bis an die rechtliche Belastungsgrenze bei der Konzeption und Durchführung der anstehenden Vergabeverfahren, die Unterstützung umfasst alle relevanten Aspekte.

Eine sorgfältige, umfassende und mit allen Beteiligten gut abgestimmte Projektvorbereitung ist die Grundvoraussetzung für das Gelingen eines Planungs- und Bauprojekts. 

Ziel ist, ein inhaltlich belastbares Konzept für das Bauvorhaben zu entwickeln. Bereits im Vergabeverfahren ist die gute Projektvorbereitung wesentliche Voraussetzung für eine zielgenaue Angebotserstellung durch Architekten. Werden die Vorgaben des Auftraggebers im Vorfeld der Planung nicht genau ermittelt, sind Fehlplanungen vorprogrammiert, die später nur unter Aufwendung hoher Planungs- und Baukosten revidiert werden können. Eine sorgfältige Projektvorbereitung mit dem entsprechenden Einsatz an Kompetenzen, Finanzen und Zeit sichert also Qualität und Wirtschaftlichkeit der Planung, der Investition und auch der späteren Nutzung. Entsprechend hat sich bewährt, die Bauaufgabe vor Vergabe der Planungsleistungen detailliert zu klären und präzise zu formulieren. Zentral ist in dieser Phase (auch als „Phase Null“ bezeichnet) das Festlegen der Ziele und Anforderungen, die das Projekt erfüllen muss (Bedarfsanalyse). Weiterhin sind der Bestand und die Anforderungen an den Standort zu erfassen.

Auf Basis dieser Ergebnisse kann fachübergreifend und möglichst unter Einbeziehung aller Beteiligten die konkrete Aufgabenstellung für das Vergabeverfahren formuliert werden.

Das Vergabeverfahren wird darauf aufbauend vorbereitet.

Unsere Vergabeverfahren suchen nach der besten Lösung und dem am besten geeigneten Partner für die anstehende Planungs- und Bauaufgabe.

Sie schaffen die Voraussetzung für erfolgreiche Planungs- und Bauprojekte. Für den Erfolg eines Bauvorhabens ist für uns entscheidend, dass die beste Planung und nicht die erstbeste Planung beauftragt wird.

Wir gewährleisten das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, das sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bemisst (§ 127 GWB, Abs. 1, § 58 Abs. 1 und 2 VgV). Architektenleistungen werden im Leistungswettbewerb vergeben (§ 76 Abs. 1 VgV). Ein reiner Preiswettbewerb ist danach ausgeschlossen. Dem Auftraggeber stehen neben dem Preis oder den Kosten insbesondere die in § 58 Abs. 2 VgV genannten Zuschlagskriterien. Wesentliches Zuschlagskriterium ist dabei die Qualität der zu erwartenden Leistung (siehe Begründung zu § 76 Abs. 1 VgV), die sich an gestalterischen, funktionalen, konstruktiven, ökologischen und ökonomischen Aspekten bemisst. Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Auftragsausführung betrauten Personals sowie die Maßnahmen zur Qualitätssicherung können als Zuschlagskriterien dienen.

Wir streben an Ihre weitestmögliche Entlastung.

Dabei bleiben Sie selbstverständlich „Herr des Verfahrens“. Wir bereiten Entscheidungen vor, lassen Sie wohl vorbreitet die Entscheidungen treffen, wir zeigen Vorteile und Nachteile unter allen relevanten Gesichtspunkten auf. Wir sprechen eine klare und gut und nachvollziehbar begründete Empfehlung aus.

Sie treffen mindestens die wesentlichen Entscheidungen selbst.

Wir legen gemeinsam fest und stimmen das ab, bezogen auf welche Entscheidungen Sie wie mitreden können und wollen bzw müssen. Nach dem OLG Naumburg (Beschluss vom 20.09.2012 – 2 Verg 4/12) zählen zu den wesentlichen Entscheidungen alle verfahrensgestaltenden Maßnahmen, die als „Weichen stellend“ anzusehen sind und das künftige Ergebnis des Vergabeverfahrens beeinflussen können. Insbesondere solche Entscheidungen, bei denen der Auftraggeber einen Entscheidungsspielraum und eine Wahlmöglichkeit hat, sind hiernach wesentlich.

Zu den Entscheidungen, die vom Auftraggeber selbst getroffen werden müssen, zählen daher in jedem Fall: Die Bestimmung des Beschaffungsbedarfs und die finale Festlegung des Beschaffungsgegenstands als solcher: was benötigen wir genau und was soll beschafft werden?, Die Entscheidung und die Begründung zur Losvergabe oder des Verzichts hierauf., Die Festlegung der Verfahrensart (offenes oder nichtoffenes Verfahren?, Verhandlungsverfahren, ja oder nein?) sowie die Festlegung von Fristen und die Entscheidung über deren Verlängerung., Die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien und deren Gewichtung., Die Auswertung der Teilnahmeanträge und der Angebote, d.h. etwa die Entscheidung über den Ausschluss eines Bieters, die Bewertung der Angebote inklusive der Vergabe von Punkten und der Bewertung etwa eines bestimmten technischen Features o.ä. als „besser“ oder „schlechter“ als andere sowie die Bewertung von Konzepten oder einer Präsentation., Entscheidungen über Rügen (Abhilfe oder nicht?) sowie ggf. über die Aufhebung des Verfahrens.

Auch die Öffnung der Angebote muss vom öffentlichen Auftraggeber selbst vorgenommen werden.

Dies ist zum Teil ausdrücklich auch so vorgesehen, etwa in 55 Abs. 2 VgV oder § 40 Abs. 1 UVgO.

Wir entwerfen Entwürfe für Vergabeunterlagen, Antworten auf Bieterfragen oder sonstige Formulare oder Schreiben.

Wir erarbeiten und bereiten vor Vorschläge für bestimmte Entscheidungen.

Derartige Entwürfe oder Vorlagen sind bereits so „fertig ausformuliert“, dass sie Grundlage Ihrer eigenen Entscheidung, d.h. letztlich eine Entscheidungshilfe, sein können. Wir stellen sicher, dass Sie unsere Vorschläge und Entwürfe („die Zuarbeit“) selbst und eigenverantwortlich nachvollziehen und prüfen können, dass Sie sich damit kritisch auseinandersetzen (können) und prüfen (können), ob unsere Vorschläge und Entwürfe Ihren Wünschen und Ihrem Beschaffungsbedarf entsprechen.

Bei einer wertenden Betrachtung wird die von uns vorbereitete Entscheidung am Ende des Tages „Ihre“ Entscheidung, d.h. die des Auftraggebers, sein.

Wir tragen dafür Sorge, dass Sie unsere Empfehlungen durch einen eigenen Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift billigen (VK Lüneburg, Beschl. vom 02.11.2018 – VgK-40/2018 und VK Nordbayern, Beschl. vom 18. Juni 2020 – RMF – SG 21-3194-5-7).

Für die Praxis stellen wir uns Folgendes vor:

Verantwortliche Mitarbeiter des Auftraggebers nehmen an allen regelmäßigen (internen) Sitzungen zum Vergabeverfahren etc. teil. Diese können nicht nur durch uns abgehalten werden., Verantwortliche Mitarbeiter des Auftraggebers sind auch Teil des Wertungsgremiums, das über die Zuschlagsentscheidung entscheidet. Hierfür nehmen verantwortliche Mitarbeiter des Auftraggebers an allen Bieterpräsentationen, Verhandlungsgesprächen sowie allen sonstigen Terminen, in denen wesentliche Entscheidungen besprochen, vorbereitet oder entschieden werden (auch interne Sitzungen, bei denen etwa die Punktevergabe für Konzepte besprochen werden) aktiv teil., Die Kommunikation mit den Bietern wird hierbei am besten im eigenem Namen (dem des Auftraggebers) geführt.

Das Vergabeverfahren wird selbstverständlich nach allen einschlägigen Verfahrensvorschriften fortlaufend dokumentiert.

Und zwar von uns.

In dieser Vergabedokumentation werden unsere Unterstützung und Beteiligung sowie deren Umfang offengelegt. Aus der Dokumentation geht insbesondere hervor, dass Sie eine eigenständige Entscheidung getroffen und sich die (von uns vorbereite) Entscheidung zu Eigen gemacht haben. Dies erfordert mindestens einen schriftlichen Zustimmungsvermerk, d.h. verantwortliche Mitarbeiter des Auftraggebers müssen mit ihrer Unterschrift unsere Vorschläge und Entwürfe billigen und zu „ihrer“ Entscheidung machen. Eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Vorschlag im Sinne eines „Für und Wider“ ist hierbei in jedem Fall zu empfehlen, damit deutlich wird, dass der Auftraggeber selbst den Vorschlag geprüft und hierdurch eine eigene Entscheidung getroffen hat.