Projektbeschreibung
Die Projektbeschreibung ist das zentrale Dokument zur Durchführung der Konzeptvergabe. Mittels der Projektbeschreibung soll der Bietende in die Lage versetzt werden, zu entscheiden, ob er an dem Vergabeverfahren überhaupt teilnehmen will. Mit Hilfe von Rückfragen können Bewerbende und Interessierte weitere Informationen zum Verfahren erlangen. Sind diese Rückfragen allgemeiner Natur und alle Bewerbenden und Interessierten hiervon betroffen, ist die Frage zu anonymisieren, von der Vergabestelle zu beantworten und allen Teilnehmern zukommen zu lassen. Im Zweifel sollte man dabei die Fragen von Bewerbenden und Interessierten und deren Antworten stets allen Teilnehmern zugänglich machen. Je nach Verfahrensgegenstand kann die Projektbeschreibung unterschiedlich umfangreich sein. Sie sollte jedoch einen Mindestumfang an Informationen aufweisen:
→ Der Verfahrensgegenstand, das gewählte Vergabeverfahren und die kommunalen Zielsetzungen sind präzise zu beschreiben.
→ Informationen zum Grundstück bzw. welche Grundstücke hierfür vorgesehen sind, inklusive der rechtlichen Rahmenbedingungen, sind notwendig. Das Grundstück muss eindeutig über die Flurstücknummern identifizierbar sein. Zu ergänzen sind Aussagen aus dem Grundbuch und dem Baulastenverzeichnis mit Hinweisen zu Grundstückseigentümer (Abteilung 1), Lasten und Beschränkungen (Abteilung 2) und Grundpfandrechten, Grundschulden (Abteilung 3). Die bereitzustellenden Informationen sollten Aussagen zur Regionalplanung (sofern vorhanden), zum Flächennutzungsplan und zum Baurecht haben. Liegt kein Bebauungsplan vor, sind Aussagen notwendig, welche Alternativen dem Verfahren für alle Bietende gleich zugrunde gelegt werden sollen.
→ Die Beschreibung der Aufgabenstellung sollte detailliert darlegen, welche Nutzungen und damit einhergehende Aufgaben zwingend zu berücksichtigen sind (Pflichtaufgaben). In einem solchen Abschnitt einer Projektbeschreibung sind auch jene Inhalte zu hinterlegen, die mit den Nutzungen einhergehen. Diese können z.B. Vorgaben zum Klimaschutz, zum Anteil geförderten Wohnraums, zu Grünflächen oder zu alternativen Stellplatzkonzepten etc. sein.
→ Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Organisation des Verfahrens sind unabdingbare Informationen. Zu beschreiben sind der rechtliche Rahmen und die Verfahrensart, der Ablauf des Verfahrens, die Teilnahmeberechtigung und ihre Anforderungen, Form und Frist der Teilnahme inklusive der Angebotsbestandteile, Adresse der einzureichenden Unterlagen, eine kommunale Kontaktadresse und der angestrebte Zeitplan.
→ Zuletzt ist zu beschreiben, welches Gremium die Konzepte bewertet, welche Eignungs- und Bewertungskriterien bestehen und wie die Kriterien gewichtet werden. Die Art und Weise der Bewertung, insbesondere die Gewichtung der Kriterien sollte rechtlich geprüft oder begleitet werden und sind nach Veröffentlichung in der Regel nicht mehr veränderbar.
→ Die Projektbeschreibung endet im Idealfall mit einem umfangreichen Anhang relevanter Dokumente zum Verfahren, die den Investorinnen und Investoren bestmögliche Orientierung bieten. Der Anhang muss auch hier an die Verfahrensgegenstände angepasst werden. Unabdingbar ist eine vermessene, georeferenzierte, elektronische Datengrundlage im DWG- oder DXF-Format. Ohne diese Grundlage können die Bietenden keine exakte Planung vornehmen.
→ Je nach Verfahrensgegenstand ist die Projektbeschreibung zu präzisieren und anzupassen. Je dichter die Informationen vorliegen, desto klarer ergibt sich ein Gesamtbild der Anforderungen an die Bietenden. Je später eine Information dem Verfahren zur Verfügung gestellt wird, umso geringer sind die Reaktionszeiten der Bietenden auf diese neue Informationslage und damit auch mögliche notwendige Überarbeitungen oder Anpassungen der jeweiligen Bieterkonzepte. Die Einbeziehung eines beratenden Gremiums für die Projektbeschreibung (Beirat, Kommission, Expertenausschuss) ist unbedingt zu empfehlen. Ob und wie dies erfolgt, liegt in den Händen der Vergabestelle. In zahlreichen Beispielen wurde sich dieses Instruments bedient. In Friedrichsdorf wurde im Vorfeld eine Kommission eingerichtet, deren Aufgabe in der Festlegung der Aufgabenstellung und der Bewertungskriterien lag. Diese Kommission bestand aus Bürgern, Seniorenbeirat, Ausländerbeirat, Naturschutzbund Deutschland (NABU), Bund für Umwelt u. Naturschutz Deutschland (BUND), Familienzentrum Friedrichsdorf e.V., Politikern, Fachverwaltung, einem Rechtsanwalt und dem Projektsteuerer. Eine frühzeitige Einbindung lokaler Experten steigert die Akzeptanz der angestrebten Konzeptvergabe. Eine besondere Stellung in der Projektbeschreibung nehmen Bodengutachten ein oder Aussagen hierzu. Die Vergabestelle sollte im Idealfall den Baugrund betreffende Informationen so zeitnah wie möglich dem Verfahren zur Verfügung stellen. Dies betrifft die Prüfung der Grundstücke hinsichtlich Altlasten, Kampfmittel, Tragfähigkeit und mögliche archäologische Bodendenkmäler sowie Gutachten zum Schutz seltener Flora und Fauna. Diese Themen können ein Bauvorhaben verzögern, wenn diese im laufenden Vergabeverfahren oder bei Durchführung der Baumaßnahme nach Zuschlagsentscheidung angetroffen werden. Bei Kampfmittelsondierungen ist angesichts aktueller langwieriger Wartezeiten zu prüfen, ob die Kommune als Verkäufer die Prüfungen im Vorfeld veranlasst. Wie eine mögliche Projektbeschreibung aufgebaut werden kann, ist zur Orientierung dem Serviceteil im Anhang zu entnehmen. Die dort aufgezählten Gliederungselemente dienen nur als Anhaltspunkte und bieten keine abschließende Aufzählung. Sie sind je nach Vergabegegenstand projektspezifisch anzupassen. Die Projektbeschreibung ist frühzeitig im Verfahren zu erstellen. Ein Beschluss durch die politischen Gremien ist zu empfehlen. Mit Start des Verfahrens sollte die Projektbeschreibung den interessierten Bewerbenden zur Verfügung gestellt werden. Mit einer qualifizierten Projektbeschreibung werden so die Anforderungen an Transparenz und Gleichbehandlung bei kommunalen Grundstücksveräußerungen oder -verpachtungen unterstützt.
