Vergabe von IT-Leistungen – worauf wir achten, wenn wir Vergabeverfahren durchführen

IT-Leistungen sind anspruchsvolle Auftragsgegenstände.

Bei diesen Beschaffungen gibt es besondere Schwierigkeiten, die insbesondere auf der Schnelllebigkeit und der Komplexität von IT und ihren Bestandteilen – einschließlich Software – beruhen. Dabei muss nicht nur an komplexe Projekte wie landesweit einzusetzende Spezial-Software gedacht werden – auch die Beschaffung oder Ergänzung von Büro-IT muss sorgfältig durchgeführt werden (Stichworte sind zum Beispiel Anwenderfreundlichkeit, Kompatibilität, Schulungsaufwand etc.). Wir begleiten den Auftraggeber kompetent durch das Vergabeverfahren von der Projektidee bis zur Ex-Post-Transparenz nach Zuschlag.

I.
Wir erbringen regelhaft insbesondere folgende Leistungen:

– Phase Beschaffungsvorlauf
o Vorschlag für den Zeitrahmen, Fristen und Termine
o Unterstützung bei der Markterkundung

– Verfahren bis Bekanntmachung
o Anlegen und Führen der Vergabeakte, Erstellung Eröffnungsvermerk
o Ggf. Ausarbeitung der technischen/funktionalen Leistungsbeschreibung
o Vorschlag zur Festlegung von Eignungskriterien (Bietereignung)
o Vorschlag zur Festlegung von Wertungskriterien (Wirtschaftlichkeit)
o Vorschlag zur Gestaltung der Bewertungs- und Gewichtsmatrix
o Vorschlag zur Festlegung der Bewertungsmethode nach UfAB V
o Vorschlag zur Festlegung des Preismodells
o Fertigung von Leistungs- und Preisblättern
o Zusammenstellung der Vergabe- und Vertragsunterlagen
o Zusammenfassung und Dokumentation der Entscheidungen des Auftraggebers
o Ggf. Einbindung der einschlägigen EVB-IT Verträge

– Verfahren bis Angebotsfrist
o Vorschläge zur Behandlung von Bieterfragen
o Vorschläge zur Behandlung von Rügen
o Zusammenfassung und Dokumentation der Entscheidungen des Auftragsgebers

– Ablauf nach Angebotsfrist
o Formale Prüfung der Angebote, Vorschlag zur Wertung
o Durchführung der Eignungsprüfung, Vorschlag zur Wertung
o Prüfung der Angebote und Erstellung eines Wertungsvorschlages
o Erarbeitung eines Vergabevorschlags mit Begründung
o Vorbereitung der Information an nicht berücksichtigte Bieter
o Erstellung Vergabevermerk
o Zusammenfassung und Dokumentation der Entscheidungen des Auftragsgebers
o Erstellung Vertragsdokument

II.
Der Auftraggeber trägt die ausschließliche und unteilbare Verantwortung dafür, dass die Grundsätze der Vergabe, vor allem der Grundsatz des Wettbewerbs gewahrt werden (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 18.10.200, Verg 3/00 (VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01).

Wir bereiten notwendige Entscheidungen umfassend vor.
Der Auftraggeber kann auf dieser Grundlage eigene Entscheidungen treffen.

VK Sachsen, 01.03.2004, 1 / SVK / 005 – 04:
Zu des Eigenaufgaben gehört es aber auch, dass der Auftraggeber die eigentliche Bewertung der Angebote nicht vollständig in die Hände dieses Dritten legt, sondern diese Bewertung sich auch nachvollziehbar zu eigen machen muss [..].

VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 – VgK – 30 / 2003:
Die Vergabeakte erweckt im Übrigen den Eindruck, dass der Auftraggeber sich im gesamten Vergabeverfahren nahezu wie ein Unbeteiligter verhalten hat. [..] Der Auftraggeber hat somit im streitbefangenen Vergabeverfahren mit Ausnahme der Bevollmächtigung des Planungsbüros [..] keine ihm obliegende Entscheidung getroffen.

III.
Wir dokumentieren das Vergabeverfahren von Anbeginn und fortlaufend, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09:
Die Verpflichtung, dass der öffentliche Auftraggeber den Gang und die wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentiert, dient der Transparenz des Vergabeverfahrens (§ 97 Abs. 1 GWB) und soll es sowohl für die Nachprüfungsinstanzen als auch für die Bieter überprüfbar machen.

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09:
Es genügt dabei nicht, dass der Vergabevermerk erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und Zuschlagserteilung vorliegt. Vielmehr muss die Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Überprüfbarkeit zeitnah erfolgen und laufend fortgeschrieben werden.

OLG Düsseldorf, 17.03.2004, VII – Verg 1 / 04:
Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet, wenn man dem öffentlichen Auftraggeber gestattet, den von ihm geschuldeten zeitnahen Vergabevermerk im Nachhinein zu erstellen. Dadurch würde nicht nur die Transparenz des Vergabeverfahrens beeinträchtigt, deren Verwirklichung gerade auch die Pflicht des Auftraggebers zur zeitnahen Dokumentation des Vergabeverfahrens und der in seinem Verlauf getroffenen Entscheidungen nebst Begründung dient.

VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 14.11.2013, 1 VK 37 / 13:
Die Dokumentation einer Wertung muss so ausführlich sein, dass für einen außenstehenden fachkundigen Dritten bei Kenntnis des Angebotsinhalts, der Ablauf des Vergabeverfahrens sowie sein materieller Inhalt deutlich erkennbar und nachvollziehbar ist. Tatsachen und Überlegungen, die die in Aussicht genommene Zuschlagsentscheidung tragen, müssen vollständig, wahrheitsgemäß und verständlich festgehalten werden. Aufgrund der Dokumentation müssen die Rechtsmittelinstanzen den Gang des Vergabeverfahrens nachvollziehen und kontrollieren können.

IV.
Dabei achten wir insbesondere auf und stellen sicher die Einhaltung der aktuellen vergabe- und vertragsrechtlichen Maßgaben nach VgV und VOL/A bzw. UVgO:

IT-Vergabe: Wir widmen uns Dauerbrennern wie dem Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung. In welchen Fällen ist diese zulässig und wie ist sie zu begründen, damit sie einer Prüfung standhält? Darüber hinaus spielt die Frage nach qualitativen Wertungskriterien eine Rolle. Aber auch die vertragsrechtliche Seite darf bei einer IT-Vergabe nicht unterschätzt werden. Worauf kommt es bei der Gestaltung von Werk- und Dienstleistungsverträgen an und worauf gilt es bei der Beschaffung von Lizenzen zu achten? Wo können ohne weiteres die EVB-IT Standardverträge eingesetzt werden und wo sollten diese im Bedarfsfall angepasst werden?

IT-Vergabe: Software-Erweiterung erlaubt Vergabe an aktuellen IT-Partner
Nach Beschluss vom 15.11.2013 (15 Verg 5/13) des Oberlandesgerichts (OLG) Karlsruhe ist es vergaberechtlich unbedenklich, wenn der Auftraggeber den Beschaffungsgegenstand auf die Erweiterung einer vorhandenen Software beschränkt. Der Auftraggeber ist also nicht gezwungen, Alternativlösungen auszuschreiben, auch wenn dies technisch möglich wäre. Dies gilt selbst dann, wenn durch die Entscheidung zur Erweiterung der vorhandenen Software der Wettbewerb auf ein bestimmtes technologisches System und damit auf einen bestimmten Anbieter beschränkt wird.

IT-Vergabe: Spielraum des Auftraggebers bei Gesamtvergabe
Das Vergaberecht versteht sich im Grundsatz auch als Gesetz zur Mittelstandsförderung. Deswegen sieht § 97 Abs. 4 GWB vor, dass ein Beschaffungsvorhaben in mehrere Teil- oder Fachlose aufgeteilt werden soll. Denn für die dann jeweils kleineren Aufträge können sich auch kleinere Unternehmen bewerben, für die der Gesamtauftrag nicht zu stemmen wäre. Ausnahmen sind dann zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Hierbei kommt dem Auftraggeber eine Einschätzungsprärogative zu, die im Nachprüfungsverfahren nur beschränkt kontrolliert werden kann (VK Bund, Beschluss vom 04.01.2016 – VK 2-125/15).

IT-Vergabe: Weiter Spielraum bei Absehen von Losaufteilung
Öffentliche Auftraggeber dürfen bei IT-Vergaben von einer Fachlosaufteilung absehen, wenn sie hiermit Kosten einsparen und Kompatibilitätsprobleme vermeiden können. Dies hat der Vergabesenat des OLG Düsseldorf mit Beschluss vom 25.04.2012 (VII-Verg 100/11) entschieden. Die Abgrenzung zum typischen Mehraufwand einer Losvergabe, der eine Gesamtvergabe gerade nicht rechtfertigt, ist entscheidend.

IT-Vergabe: Nachforderung fehlender Unterschriften im Vergabeverfahren
§ 56 Abs. 2 VgV erlaubt es dem öffentlichen Auftraggeber, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzufordern. Damit soll vermieden werden, dass Unternehmen „nur“ wegen Unachtsamkeiten bei der Zusammenstellung der oft umfangreichen Unterlagen ausgeschlossen werden müsste. Die Möglichkeit der Nachforderung hat allerdings auch Grenzen, wie eine Entscheidung des OLG Düsseldorf zum alten Vergaberecht zeigt, die aber auch zum neuen Recht bedeutsam bleiben dürfte (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2016 – Verg 52/15).

IT-Vergabe: Hohe Anforderungen an die Festlegung der Zuschlagskriterien und Dokumentation
Wir erfüllen die hohe Anforderungen an die Festlegung der Zuschlagskriterien und Heilung von Dokumentationsmängeln (OLG Karlsruhe, Beschluss v. 31.01.2014 – 15 Verg 10/13)
Das OLG Karlsruhe hat mit Beschluss vom 31. Januar 2014 (15 Verg 10/13) im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren zur Beauftragung der Leistungen für eine e-Vergabeplattform bedeutsame Feststellungen zur Festlegung und Anwendung der Zuschlagskriterien, der vergaberechtlichen Zulässigkeit eines Nachschiebens von Gründen für die Wertungsentscheidung sowie zu den Anforderungen an eine hinreichende Dokumentation des Vergabeverfahrens getroffen.

Nach § 19 Abs. 8 EG VOL/A dürfen bei der Wertung der Angebot nur Kriterien und deren Gewichtung berücksichtigt werden, die in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen genannt sind. Dies bedeutet konkret, dass die Zuschlagskriterien in den Vergabeunterlagen oder in der Bekanntmachung so gefasst werden müssen, dass alle durchschnittlich fachkundigen Bieter sie bei Anwendung der üblichen Sorgfalt in der gleichen Weise auslegen können.

Die im Vergabevermerk enthaltenen Angaben und die mitgeteilten Gründe für die getroffenen Entscheidungen müssen so detailliert sein, dass sie von einem mit der Sachlage des jeweiligen Vergabeverfahrens vertrauten Leser nachvollziehbar sind.

Zwar schützt die Dokumentationspflicht nach § 24 EG VOL/A den Bieter nur, wenn sich die Versäumnisse des Auftraggebers auf seine Rechtsstellung im Vergabeverfahren negativ ausgewirkt haben können. Wendet sich ein Unternehmen gegen eine fehlerhafte Angebotswertung, so ist ein diesbezüglicher Dokumentationsmangel maßgeblich, sofern dadurch die Wertung nicht oder nicht hinreichend nachvollzogen werden kann.