Umfassende Begleitung bei der Durchführung von Vergabeverfahren

Die Durchführung Ihres Vergabeverfahrens ist unser gemeinsames Projekt – Qualität ist hier Alles

Unser Thema ist nicht nur Vergaberecht
Mit einem multiprofessionellen Team beraten wir unsere geschätzten Kunden in anwaltlich-rechtlicher Hinsicht, gerne aber auch umfassend, d.h. auch strategisch, technisch-fachlich, betriebswirtschaftlich usw. in Bezug auf die beabsichtigte Durchführung anspruchsvoller Vergabeverfahren

Wir garantieren eine qualitätsvolle Projektorganisation.

Die Koordination aller Leistungen erfolgt über ein Projektleitungsteam (Projektleitung + stellvertretende Projektleitung). Das Team ist erfahren und versiert. Die Zusammensetzung des Teams orientiert sich an den Notwendigkeiten aus dem Verfahren.

Informationen werden gebündelt. Der Informationsfluss ist geordnet.

Durch die Bündelung aller Informationen im Bereich dieser zentralen Schaltstelle wird der geordnete Informationsfluss sichergestellt. Die Integration von Kundenwünschen, den Ergebnissen behördlicher Abstimmungen und Fachplanungsbeiträgen erfolgt durch das Projektleitungsteam durch Aufbereitung der wesentlichen Informationen und Weiterleitung an die relevanten Projektbeteiligten.

Umsetzungsvorschläge werden ausgearbeitet, vorgestellt und unter Abwägung aller relevanten Gesichtspunkte Entscheidungshilfen unterbreitet und Entscheidungsvorschläge mit Empfehlungen unterbreitet.

Für den Kunden hat diese Art der Organisation zusätzlich den Vorteil, dass der zentrale Informationsaustausch doppelt besetzt organisiert wird und immer 2 gleichwertige Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Auch wird ein Informationsverlust in Urlaubszeiten o.ä. ausgeschlossen. Ferner besteht durch den optimalen Informationszugriff zu jeder Zeit ein Höchstmaß an Transparenz für die Projektbeteiligten.

Wir sind präsent und erreichbar.

Eine enge örtliche Betreuung des Projektes ist immer gewährleistet.

Es werden mindestens Meilenstein-bezogene Besprechungsroutinen beim Kunden durchgeführt.

Schon während der Vorbereitungsphase werden regelmäßige (z.B. 14-tägige) ansonsten Meilenstein-bezogene Besprechungsroutinen beim Kunden durchgeführt, in deren Verlauf sämtliche relevanten Fragestellungen erörtert werden, z.B. Ergebnisse und Schlussfolgerungen einer Markterkundung, Festlegung von Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien, Vorstellung Prüfung und Wertung Bewerbungen, Vorstellung Prüfung und Wertung Angebote usw.. Teilnehmer sind immer die Projektleitung und die benannten Kundenvertreter. Fachplaner und weitere Kundenvertreter werden nach Bedarf hinzugezogen. Die Festlegungen und offenen Punkte werden fortlaufend dokumentiert.

Die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt im Wesentlichen im Rahmen dieser zentralen Projektbesprechungen.

Die zentralen Projektbesprechungen können nach Dauer, Zyklus und Teilnehmerkreis in den einzelnen Projektphasen wechseln. Die in den Projektbesprechungen erörterten Fragen werden systematisch protokolliert, übersichtlich dargestellt und können so systematisch weiterverfolgt werden. Die Protokolle sind so aufgebaut, dass das jeweils letzte Protokoll sämtliche offenen Abstimmungen, Aufgaben und Fragestellungen enthält und so für den Kunden einen aktuellen Statusbericht darstellt. Protokolle werden zeitnah (i.d.R. innerhalb von 24 Stunden) erstellt und als pdf-Datei verschickt. Während der Planungsphase erhält der Kunde zu den Themenbereichen stets Entwürfe und Memos, die die Themen fixieren und eine zeitversetzte Aufarbeitung ermöglichen. In Abstimmung mit dem Kunden können wesentliche Dokumente bereits vor den Besprechungen den Teilnehmern übermittelt werden, um eine entsprechende Vorbereitung zu ermöglichen.

Ax Rechtsanwälte verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem
Das Qualitätsmanagementsystem ist speziell auf die Arbeitsabläufe von Vergabeverfahren abgestellt und lehnt sich grundsätzlich an die DIN ISO 9.000 an.
In einem individuell durch unser Unternehmen erarbeiteten Qualitätsmanagementhandbuch mit zugehörigen Verfahrensanweisungen und Checklisten sind sämtliche Prozesse der Büroorganisation, der Qualitätssicherung bis hin zur Projektabwicklung abgebildet, so dass ein systematisches und auf die Qualität ausgerichtetes Handeln unseres Unternehmens sichergestellt ist. Das Qualitätsmanagementsystem wird regelmäßig fortgeschrieben.