Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen – ausgenommen Bauleistungen – der Stadt Xxx

INHALTSÜBERSICHT
1. Mitteilung von unvollständigen und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
2. Kommunikation/Anfragen
3. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen und wettbewerbsbeschränkende Absprachen
4. Angebot
5. Nebenangebote
6. Bietergemeinschaften
7. Unterauftragnehmer
8. Bevorzugte Bewerber
9. Eignungsnachweis
10. Angebotsfrist/Eröffnungstermin
11. Kosten

Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen – ausgenommen Bauleistungen – Gesetzliche Grundlagen

Der Auftraggeber verfährt nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen – TVgG-NRW) sowie bei nationalen Verfahren nach den Verfahrensbestimmungen der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) und bei europaweiten Verfahren nach den Verfahrensbestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) sowie den hierzu im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemachten Bedingungen

1. Mitteilung von unvollständigen und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Nach Erhalt der Vergabeunterlagen hat der Bieter diese auf Vollständigkeit zu überprüfen. Sollte er unvollständige Unterlagen erhalten haben oder der Auffassung sein, dass die Unterlagen inhaltliche Unstimmigkeiten aufweisen, so hat er unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe über die Vergabestelle der Stadt Xxx darauf hinzuweisen. Nachteile, die sich daraus ergeben, dass ein Angebot auf Grundlage unvollständiger Unterlagen abgegeben wurde, gehen zu Lasten des Bieters. Diese Hinweispflicht besteht auch, wenn der Bewerber nach einem Ortstermin der Auffassung ist, dass das Leistungsverzeichnis nicht oder nicht vollständig die erforderlichen Leistungen enthält. Erkennbare Verstöße in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen müssen unverzüglich, spätestens bis zum Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist gerügt werden.

2. Kommunikation/Anfragen
Fragen zu den Bewerbungs-/Vergabeunterlagen oder zum Verfahren sowie die sonstige Kommunikation während des Verfahrens werden vor der Submission ausschließlich über die verwendete Vergabeplattform der Stadt Xxx abgewickelt. Nach erfolgter Submission ist eine Kommunikation auch über E-Mail möglich. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf ein Angebot zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.

3. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen und wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich oder rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden ist. Dies gilt insbesondere für Bietergemeinschaften. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen sind unzulässig (§ 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung – GWB) und führen zum Ausschluss des Angebots. Die Stadt Xxx ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn nachträglich festgestellt wird, dass gegen vorstehende Regelungen verstoßen wurde.

4. Angebot

4.1 Sofern sowohl die digitale als auch die postalische Angebotsabgabe zugelassen ist, bevorzugt die Stadt Xxx die digitale Angebotsabgabe.

4.2 Das Angebot ist in allen seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Es ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterschreiben.

4.3 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Das Angebot ist bis zu dem von der Vergabestelle angegeben Ablauf der Angebotsfrist einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen.

4.4 Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist; bis zu ihrem Ablauf ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

4.5 Die Registrierung auf der Verwendeten Vergabeplattform der Stadt Xxx ist für eine Angebotsabgabe und die Kommunikation zwingend erforderlich.

4.6 Die Bestandteile des Papierangebotes sind zu lochen und auf einen Einhängestreifen (Häring) oder ähnliches zu heften. Das Klammern oder Tackern der Unterlagen ist unzulässig.

4.7 Digitale Angebote mit Signatur können nur über die Verwendete Vergabeplattform der Stadt Xxx abgegeben werden. Für die Einhaltung der Textform nach § 126 b BGB ist es ausreichend, sich mit den Pflichtangaben zur Firma auf der Verwendeten Vergabeplattform registriert zu haben. Hierzu sind die im Bietercockpit die Firmendaten vollständig auszufüllen. Darüber hinaus wird darum gebeten, im Bietercockpit alle Unterlagen in der Rubrik „Angebotsunterlagen zur Bearbeitung“ vollständig auszufüllen. Andere auf elektronischem Wege übermittelte Angebote, zum Beispiel über E-Mail oder die Bieterkommunikation sind nicht zugelassen.

4.8 Ist bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform die Registrierung auf der Verwendeten Vergabeplattform nicht vollständig erfolgt oder ein schriftliches Angebot nicht an dieser Stelle unterschrieben, wird das Angebot ausgeschlossen.

4.9 Ist bei nationalen Vergabeverfahren die Angebotsabgabe in Papierform ausdrücklich zugelassen, gilt die auf dem Angebotsschreiben erfolgte Unterschrift für alle Bestandteile des Angebotes, dazu gehören auch die beigefügten Anlagen. Bei digitaler Angebotsabgabe werden die auf der Verwendeten Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Urschriften der Ausschreibungsunterlagen als alleinverbindlich anerkannt. Die digitalen Signaturen sowie die Autorisierung in Textform gelten für das gesamte Angebot, einschließlich des Angebotsvordrucks. Das Angebot ist in der von der Vergabestelle vorgegebenen Form und Frist einzureichen. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden nur die Angebote gewertet, die mit dem zugelassenen Verfahren eingereicht wurden. Diese werden in der jeweiligen Ausschreibung bekannt gemacht. Bei Postbeförderung trägt der Bieter das Risiko, dass das Angebot rechtzeitig bei der zuständigen Stelle eingeht. Fristwahrend ist die persönliche Abgabe der Angebote in Papierform nur bei Nutzung des Briefkastens … bei der oben genannten Vergabestelle! Der Einwurf in andere Briefkästen mit der Aufschrift „Fristwahrende Schriftstücke“ ist nicht ausreichend! Für das Angebot sind die vom Auftraggeber auf der Verwendeten Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden. Die Verwendung selbstgefertigter Vervielfältigungen und Abschriften sowie Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein (z. B. sind Eintragungen mit Bleistift unzulässig). Ist im Leistungsverzeichnis bei einer Teilleistung eine Bezeichnung für ein bestimmtes Fabrikat mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ verwendet worden und macht der Bieter keine Angabe, gilt das im Leistungsverzeichnis genannte Fabrikat als angeboten. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich gehalten werden, sind diese auf besonderen Anlagen beizufügen. Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einzelpreis, so ist der Einzelpreis maßgebend.

4.10 Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungspositionen geforderten Einzelpreise auf verschiedene Einzelpreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten im Sinne der gesetzlichen Vorschriften. Deshalb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einzelpreise einzelner Leistungspositionen in „Mischkalkulationen“ auf andere Leistungspositionen umlegt, grundsätzlich von der Wertung ausgeschlossen. Werden auf der Verwendeten Vergabeplattform in den Vergabeunterlagen GAEB-Dateien gefordert, ist neben diesen auch ein aus der ausgefüllten GAEB-Datei erzeugtes pdf-Dokument

zur Angebotsabgabe vorzulegen. Kann kein pdf-Dokument erzeugt werden, ist neben der Übersendung der GAEB-Datei das Leistungsverzeichnis vollständig auszufüllen und als pdf-Dokument mit dem Angebot abzugeben. Das pdf-Dokument wird vorrangig gewertet. GAEB-Dateien sind im gängigen Standardformat entsprechend dem Ursprungsformat einzureichen.

4.11 Die vorzulegenden Dokumente sind im Bietercockpit der Verwendeten Vergabeplattform der Stadt Xxx

bei den „Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)“ hochzuladen. Nur die hier eingestellten Dokumente werden automatisch zum Angebot gespeichert. Dazu ist grundsätzlich kein bestimmtes Dateiformat vorgeschrieben, es sei denn es ist explizit gefordert. Es können zum Beispiel folgende Formate übersandt werden: .doc, .docx, .xls, .xlsx und .pdf. Empfohlen wird das pdf-Format. Nicht akzeptiert werden können Dokumente der Formate .pages, .numbers, .keynote und .apple.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können nicht verarbeitet werden. Das Gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen –beispielsweise Makros- enthalten.

4.12 Alle Preise sind in Euro, Bruchteile in vollen Cent anzugeben.
Die Preise (Einzelpreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss der Leistungsbeschreibung / des Leistungsverzeichnisses / des Angebots- und Preisblanketts hinzuzufügen. Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen gewährt werden, sind diese an der in den Vergabeunterlagen bezeichneten Stelle aufzuführen; sonst dürfen sie bei der Wertung nicht berücksichtigt werden. Nicht zu wertende Preisnachlässe (ohne Bedingungen oder unaufgefordert angebotene mit Bedingungen für Zahlungsfristen) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

4.13 Bedarfspositionen werden grundsätzlich gewertet.

4.14 Eine Leistung, die von den vorgesehenen technischen Spezifikationen abweicht, darf angeboten werden, wenn sie mit dem geforderten Schutzniveau in Bezug auf Sicherheit, Gesundheit und Gebrauchstauglichkeit gleichwertig ist. Die Abweichung muss im Angebot eindeutig bezeichnet sein. Die Gleichwertigkeit ist mit dem Angebot nachzuweisen.

4.15 Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht statthaft.

4.16 Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit bekanntgewordenen dienstlichen Angelegenheiten des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigen Mitarbeiter/-innen sowie einbezogene Unterauftragnehmer und Lieferanten zu verpflichten. Weitergehende, insbesondere datenschutzrechtliche Regelungen, sind dem Einzelfall vorbehalten.

4.17 Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers, insbesondere Zahlungs- und Lieferungsbedingungen, Angaben über Erfüllungsort und Gerichtsstand gelten nur dann, wenn sie vom Auftraggeber ausdrücklich und schriftlich angenommen sind.

4.18 Die Unrichtigkeit abgegebener Erklärungen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren sowie zur fristlosen Kündigung eines etwa erteilten Auftrages wegen Verletzung einer vertraglichen Nebenpflicht aus wichtigem Grunde führen und eine Meldung des Ausschlusses und der Ausschlussdauer an die Informationsstelle für Vergabeausschlüsse nach sich ziehen.

4.19 Bei Abgabe eines Angebots gilt die mit den Vergabeunterlagen übersandte „Eigenerklärung als Anlage zum Angebotsschreiben für Leistungen“ ebenfalls als abgegeben.

5. Nebenangebote

5.1 Soweit Nebenangebote zugelassen sind, müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der geforderten Mindestkriterien bzw. die Gleichwertigkeit ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen. Sonst können sie nicht berücksichtigt werden. Sie müssen auf besonderer Anlage gemacht und als solche deutlich gekennzeichnet sein. Die Anzahl von Nebenangeboten ist an der in den Vergabeunterlagen bezeichneten Stelle aufzuführen. Der Angebotsvordruck ist wegen der Rechtsverbindlichkeit der Vertragsbedingungen auch dann unterschrieben zurückzugeben bzw. dem elektronischen Angebot beizufügen, wenn nur ein Nebenangebot abgegeben wird.

5.2 Der Bieter hat die in Nebenangeboten enthaltenen Leistungen eindeutig und erschöpfend zu beschreiben; die Gliederung des Leistungsverzeichnisses ist, soweit möglich, beizubehalten. Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Ausführung der Leistung erforderlich sind. Soweit der Bieter eine Leistung anbietet, deren Ausführung nicht in den Vergabeunterlagen geregelt ist, hat er im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu machen.

5.3 Nebenangebote sind, soweit sie Teilleistungen (Positionen) des Leistungsverzeichnisses beeinflussen (ändern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), nach Mengenansätzen und Einzelpreisen aufzugliedern (auch bei Vergütung durch Pauschalsumme).

5.4 Der Auftraggeber behält sich vor, Nebenangebote, die den Nrn. 5.1 – 5.3 nicht entsprechen, von der Wertung auszuschließen.

6. Bietergemeinschaften

6.1 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung einzureichen bzw. auf der Verwendeten Vergabeplattform der Stadt Xxx einzustellen,
– in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
– in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
– dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
– dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen,
– dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Wurde die unterschriebene Bietererklärung auf der Verwendeten Vergabeplattform der Stadt Xxx eingestellt, ist das Original dem Auftraggeber auf Anforderung vorzulegen.

6.2 Bei Verträgen zwischen Mitgliedern von Bietergemeinschaften sind die Belange kleinerer und mittlerer Unternehmen angemessen zu berücksichtigen. Dies ist auf Verlangen der Stadt Xxx nachzuweisen.

6.3 Beim Nichtoffenen Verfahren werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, nicht zugelassen.

6.4 Darüber hinaus sind Bietergemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bewerber nur zugelassen, wenn durch den Zusammenschluss der Wettbewerb nicht eingeschränkt wird. Eine Einschränkung des Wettbewerbs liegt insbesondere dann nicht vor, wenn die beteiligten Unternehmen jedes für sich zu einer Teilnahme an der Ausschreibung, und zwar zur Bedienung auch nur eines Loses, mit einem eigenständigen Angebot aufgrund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse objektiv nicht leistungsfähig sind und erst der Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft sie in die Lage versetzt, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. Die Leistungsunfähigkeit aufgrund von betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnissen kann sich insbesondere aus mangelnden Kapazitäten, technischen Einrichtungen und /oder fachlichen Kenntnissen ergeben. Für die Begründung der Bildung einer Bietergemeinschaft ist ein wirtschaftlicher Vorteil, der aus dem Zusammenschluss als Bietergemeinschaft resultiert, nicht allein ausreichend. Bewerber, die sich in einer Bietergemeinschaft zusammenschließen wollen, haben mittels geeigneter Unterlagen nachzuweisen, dass durch den Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft eine Einschränkung des Wettbewerbs nicht erfolgt.

7. Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer darf Leistungen nur an Unterauftragnehmer übertragen, die fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sind; dazu gehört auch, dass sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben nachgekommen sind und die gewerblichen Voraussetzungen erfüllen sowie die Vorgaben des TVgG, insbesondere über Tarif- und Mindestlöhne beachten. Er hat die Unterauftragnehmer bei Anforderung eines Angebotes davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt und insbesondere das TVgG zu beachten ist. Entsprechendes gilt für den Einsatz von Verleihern von Arbeitskräften. Der Auftragnehmer hat bei der Übertragung von Teilen der Leistung (Unterauftrag) nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu verfahren, dem Unterauftragnehmer auf Verlangen den Auftraggeber zu benennen und dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – zu stellen, als zwischen ihm und dem Auftraggeber vereinbart sind. Der Auftragnehmer hat bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge regelmäßig kleine und mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen. Bei Großaufträgen hat sich der Auftragnehmer zu bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie er es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann. Der Bieter hat Art und Umfang der Leistung anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will.

8. Bevorzugte Bewerber
Bieter, die als bevorzugte Bewerber berücksichtigt werden sollen, müssen den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, bei der Angebotsabgabe führen; wird der Nachweis nicht bei der Angebotsabgabe geführt, so wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber behandelt. Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben. Dieser Nachweis ist dem Angebotsschreiben beizufügen.

9. Eignungsnachweis
Der Bieter hat seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachzuweisen. Der Zeitpunkt, zu welchem die Erklärungen und Nachweise vorzulegen sind, ergibt sich aus den Vergabeunterlagen und/oder dem Vordruck „Auflistung der geforderten Nachweise und Erklärungen für die Vergabe von Leistungen“.

Werden die Unterlagen zum vorgeschriebenen Zeitpunkt nicht, unvollständig oder fehlerhaft vorgelegt, können sie nach gesonderter Aufforderung durch die Vergabestelle innerhalb von sechs Tagen nachgereicht werden, es sei denn, die Nachforderung (Nachreichen, Vervollständigen oder Korrigieren) wurde ausdrücklich ausgeschlossen. Werden die Unterlagen innerhalb dieser Frist nicht vorgelegt, wird das Angebot nicht weiter gewertet.

10. Angebotsfrist/Eröffungstermin
Die Angebotsfrist läuft zu dem in den Vergabeunterlagen genannten Termin ab. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich, telegraphisch oder digital zurückgezogen werden.

11. Kosten
Für das Bearbeiten und Einreichen des Angebotes wird eine Entschädigung nur gewährt, wenn dies in der Aufforderung zur Angebotsabgabe ausdrücklich angegeben ist.