Die Feststellung des konkreten Handlungs- bzw. Investitionsbedarfs ist primäre Aufgabe der öffentlichen Hand bzw. des öffentlichen Vorhabensträgers (Definitionskompetenz der öffentlichen Hand). Er trifft die grundsätzliche Entscheidung über das zu realisierende Vorhaben und die Anforderungen an die während der Nutzungsdauer erforderlichen Leistungen. Für die Bedarfsfeststellung stehen unterschiedliche Verfahren und Instrumentarien zur Verfügung, die grundsätzlich auf einem qualitativen, quantitativen und zeitlichen Vergleich des vorhandenen Zustands mit dem notwendigen bzw. geplanten Zustand basieren (Soll/Ist-Vergleich). Vor dem Hintergrund der langfristig einzugehenden vertraglichen Bindungen ist eine sorgfältige Prognose des Bedarfs der öffentlichen Hand von besonderer Bedeutung. Dabei ist sicherzustellen, dass nicht nur die aktuelle Angebots- und Nachfragesituation sowie bestehende Leistungsanforderungen, Qualitätsstandards und Rahmenbedingungen, sondern vielmehr auch die zukünftige Entwicklung dieser Parameter angemessen berücksichtigt werden. Bereits in dieser frühen Phase der Projektstrukturierung sind grundsätzliche Überlegungen der Maßnahmenwirtschaftlichkeit und zu potenziellen Realisierungsvarianten und -konzepten zu erarbeiten.
Ziel der öffentlichen Hand muss es sein, den Bedarf so zu befriedigen, dass den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Rechnung getragen wird. Vor diesem Hintergrund ist das Projekt vom öffentlichen Maßnahmenträger mit den Rahmendaten und dem Leistungsumfang in den einzelnen Wertschöpfungsstufen zu definieren. Dabei sollte unter Berücksichtigung des Lebenszyklusansatzes die Beschreibung auch betriebliche und finanzielle/ wirtschaftliche Komponenten beinhalten. Die Definition konkreter Ziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen, ist hierbei von zentraler Bedeutung.
Aufbauend auf der Projektdefinition und der vorläufigen Leistungsbeschreibung, mithin den Anforderungen des öffentlichen Vorhabensträgers, sollte eine grobe Kostenschätzung erfolgen. Grundsätzlich ist auf die Kosten, die während der gesamten Projektlaufzeit anfallen, die Lebenszykluskosten, abzustellen.
Auf Grundlage der Überlegungen der Maßnahmenwirtschaftlichkeit und zu potenziellen Realisierungsvarianten und -konzepten ist eine vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen. Der öffentliche Projektträger soll alle verfügbaren und mit vertretbarem Aufwand beschaffbaren Informationen nutzen, um zu einer fundierten Einschätzung zu gelangen, ob und welcher Variante im Vergleich zu anderen Varianten wirtschaftlich vorteilhaft ist und welche Variante im Hinblick auf die eigentliche Beschaffung weiter verfolgt wird, weil sie als weiter verfolgenswert erscheint.
Aufbauend auf den Erkenntnissen und Vorarbeiten aus den vorherigen Arbeitsschritten folgt sodann die Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Hier sollte ein indikatives Angebot eingeholt werden.
Was das eigentliche Vergabeverfahren anbelangt: Hier ist dann zu entscheiden und festzulegen, welche Art von Verfahren durchzuführen ist.
Ziel ist die Ermittlung des für den öffentlichen Vorhabensträger wirtschaftlichsten Angebots.
Von besonderer Bedeutung sind hierbei die sorgfältige Erstellung der Vergabeunterlagen bzw. insbesondere der endgültigen Leistungsbeschreibung sowie ein unter Wahrung wettbewerblicher Aspekte durchgeführter Vergabeprozess. Die Vergabeunterlagen beinhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe, ggf. Bewerbungsbedingungen und als wesentlichen Bestandteil die endgültige Leistungsbeschreibung. Sie legt Inhalt und Umfang der zu erbringenden Leistungen fest und baut auf der im Rahmen der Bedarfsfeststellung erstellten vorläufigen Leistungsbeschreibung auf. Dabei werden Erkenntnisse berücksichtigt, die im bisherigen Verlauf der Projektentwicklung gewonnen wurden.
