Ax Rechtsanwälte

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VergMan ® - Umsetzung von neuen eProcurement-Lösungen

Die öffentliche Beschaffung ist grundsätzlich auf Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Transparenz ausgerichtet. Die aktuellen rechtliche Rahmenbedingungen und die Vergabeverfahren führen in der Praxis allerdings zu wenig Effizienz. Hohe Prozessaufwände entstehen, ohne dass man Wettbewerbskräfte hinreichend aktivieren kann.

Elektronische Marktplätze können hier helfen.

Denn Wettbewerb in Form eines raschen Preis- /Leistungsvergleiches möglichst vieler potentieller Anbieter ist heutzutage online/ digital möglich. Es spricht also viel dafür, dass die aktive Nutzung elektronischer Marktplätze Vorteile gegenüber klassischen Bieterverfahren haben kann.

Die Begriffe „elektronischer Marktplatz“ oder „(Angebots-)Vermittler“ werden im Vergaberecht bisher nicht verwendet. Gemäß Art. 2 Abs. 1 Nr. 1 u. 10 VRL wird ein „Wirtschaftsteilnehmer, der ein Angebot abgegeben hat“, als „Bieter“ beziehungsweise als „Bewerber“ bezeichnet. Somit fokussiert sich traditionell das Vergaberecht (§ 9 UVgO) auf Wirtschaftsteilnehmer (Unternehmen, die am Markt Leistungen anbieten), Bewerber (Unternehmen, die sich selbst aktiv um die Teilnahme an einem Auftrag be werben oder hierzu aufgefordert werden) oder Bieter (Unternehmen, die ein Angebot abgegeben haben).

Es können drei Typen von elektronischen Marktplätzen unterschieden werden:

1. Elektronische Marktplätze sind tatsächlich reine Vermittler und treten selbst nicht als Vertragspartner zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auf.

2. Elektronische Marktplätze sind selbst der Vertragspartner zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und sind somit Händler der auf dem Marktplatz angebotenen Waren. In diesem Fall handelt es sich strenggenommen um keinen elektronischen Marktplatz, sondern um den Online-Shop eines anbietenden Unternehmens, das dann als Händler auftritt.

3. Mischformen beziehungsweise Hybridformen, wobei ein Teil der Ware direkt beim anbietenden Unternehmen/Drittanbieter und ein Teil (als sogenannte Eigenmarke) über den Marktplatzbetreiber vertrieben wird.

Unternehmen können aus einem Millionen Artikel umfassenden Sortiment bestellen, wie z. B. Büromaterial, IT- sowie Industriebedarf oder Betriebs- und Lagerausstattung. Das Angebot deckt sowohl den allgemeinen Geschäftsbedarf als auch den spezialisierten Fachbedarf bis hin zu exotischen Produktkategorien ab. Über das Standardsortiment hinaus können Unternehmen ihre eigenen Rahmenvertragslieferanten anbinden und ein modulares System von E-Procurement-Funktionen nutzen. Dazu gehören Kataloghosting, personalisierte Sichten und Produktkennzeichnungen, der digitale Freigabeprozess ApproveNow sowie elektronische Schnittstellen zu kundeninternen Systemen.

Eine elektronische Plattform kann Sie dabei unterstützen, die Beschaffung effizient und digital zu gestalten und dabei den Vorschriften des Vergaberechts gerecht zu werden. Direktaufträge können einfach und sicher abgewickelt werden.

Welche Lösung?

Welche ausgesuchte Lösung ist ausschreibungskonform im Sinne des Vergaberechts?

Bei Direktvergaben könnten Beschaffungsverantwortliche beispielsweise den angebotenen Marktplatz mit seinen Artikeln nutzen.

Die Grundsätze der Vergabe gelten für sämtliche Aufträge in regulierten Beschaffungsumgebungen, einschließlich der Beschaffungstätigkeiten, die in die niedrigste Kategorie fallen, den sogenannten Direktaufträgen. Gemäß § 14 UVgO können Leistungen bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) – unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit – ohne die Notwendigkeit eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Der Auftraggeber sollte jedoch die Möglichkeit nutzen, zwischen den beauftragten Unternehmen zu wechseln. Dies bedeutet, dass erst bei einem Auftragswert von über 1.000 Euro die eigentliche Ausschreibungs- oder Tender-Regulierung greift.

Für Lieferanten mit katalogisierbaren Artikeln, die durch Ausschreibungen gewonnen wurden, wäre das sogenannte Kataloghosting und somit eine Erweiterung des Marktplatzes zum E-Procurement-System möglich. Eine katalogübergreifende Suche, Nutzerverwaltung, Katalogverwaltung, Reportingtools und weitere nützliche Funktionen können die Anwenderfreundlichkeit unterstützen. Bei freihändigen Vergaben ist es möglich, sich mit regionalen Lieferanten zu vernetzen und anzubinden, sodass einfach und schnell Vergleichsangebote eingeholt werden können.

Oberhalb dieser Schwelle ergeben sich allerdings einige (rechtliche) Fragen. So müsste bei einer Ausschreibung ein elektronischer Marktplatz ein Angebot generieren und sich um einen Auftrag bewerben. Das ist nicht realistisch. Ein elektronischer Marktplatz wird genau andersrum durch die Suche eines Einkäufers erst aktiviert. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass elektronische öffentliche Beschaffungsmarktplätze organisatorisch in die öffentliche Beschaffungslandschaft eingebunden werden. Dann könnte ein öffentlicher Auftraggeber Suchanfragen eingeben und selbst aktiv den Marktplatz nutzen. Ganz in diesem Sinne zeichnet sich im internationalen

Kontext (Großbritannien) der Versuch ab, diese Herausforderungen zu lösen, indem der öffentliche Sektor selbst den Aufbau eines elektronischen Beschaffungsmarktplatzes vorantreibt.

Bisher besteht keine Software /System im deutschen öffentlichen Sektor, welches als elektronischer Beschaffungsmarktplatz eingestuft werden kann.

Der Knackpunkt beim Aufbau eines elektronischen öffentlichen Beschaffungsmarktplatzes ist die Vergaberechtskonformität.

Auch die Nutzerfreundlichkeit wird als kritische Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung eines elektronischen Marktplatzes gesehen. Es ist ein Marktplatz nötig, auf dem aus Sicht des öffentlichen Auftraggebers alle Produkte in einer für den Nutzer freundlichen Suchlogik zusammengestellt sind, auf dem man Körbchen für häufige Bedarfe bilden kann und der versichert, dass vergaberechtliche Anforderungen allzeit erfüllt sind.

Mögliche Schritte

 Anforderungsmanagement – Was wird gebraucht?

 System-/Prozessanalyse – Was lässt mein ERP/SAP zu?

 Business Case und Erfolgsbetrachtung (Chancen – Risiken – Kosten)

 Definition künftiger Sollprozesse und eines Rollenkonzeptes

 Aufsetzen eines eProcurement-Projektes als Erfolgsfaktor

 Systemauswahl im Abgleich zu Zielvorgaben (Anbieter in der Auswahl)

 Schaffung der Voraussetzungen im SAP (Schnittstellen, Datenübertagung, Warengruppenmanagement etc.)

 Verhandlung mit Kataloganbietern

 Implementierung der neuen eProcurement-Lösung inkl. User-Tests

 Change-Management (Kommunikation, Schulungsprogramm, Support etc.)


Erfolgsbetrachtung der neuen eProcurement-Lösung

 Deutlich verbesserte Nutzung durch Sortimentserweiterung

 Mehr User

 Mehr Umsatz über die neue eProcurementlösung

 Abschaffung des teuren Lizenz-Modells – Betriebskosten des Systems gesenkt

 Reduktion der Prozesskosten in der C-Teile-Beschaffung

 Reduktion der Bezugskosten für C-Teile

 Deutlich verbesserte Lieferzeiten