Lieferung von einem Gerätewagen-Logistik KatS (GW-L KatS) nach DIN EN 1846, E DIN 14502-2, -3

Beschaffung
Notfalleinsatzfahrzeuge
Lieferung von einem Gerätewagen-Logistik KatS (GW-L KatS) nach DIN EN 1846, E DIN 14502-2, -3
Referenznummer der Bekanntmachung: GW-L KatS / 2023 R-W

Sehr geehrter Herr …,

in der Bekanntmachung das og Vergabeverfahren betreffend teilen Sie mit:

Kommunikation

Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist eingeschränkt. Weitere Auskünfte sind erhältlich unter: www.rietheim-weilheim.de

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

Ziel der eVergabe ist es, die Beschaffungsprozesse elektronisch, interaktiv und medienbruchfrei abzuwickeln. Alle Stufen eines Vergabeverfahrens, von der Vergabebekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung, sollen in elektronischer Form abgewickelt

werden. Das umfasst insbesondere auch die Bereitstellung der Vergabeunterlagen. Der Auftraggeber ist grundsätzlich verpflichtet, die Vergabeunterlagen über eine in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichte (oder der Aufforderung zur Interessenbestätigung mitgeteilte) elektronische Adresse zum unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Abruf bereitzustellen (§ 41 Abs. 1 VgV, §12a VOB/A-EU, § 29 UVgO).

Die Verpflichtung zur unentgeltlichen, uneingeschränkten, vollständigen und direkten Bereitstellung der Vergabeunterlagen gilt für alle Verfahren außerhalb des Bereichs Verteidigung und Sicherheit. Die Vergabeunterlagen müssen direkt elektronisch abrufbar sein.

Das bedeutet, dass in der Auftragsbekanntmachung eine Internet-Adresse (Link) angegeben werden muss, unter der die Unterlagen zum Abruf bereitstehen. Bei Veröffentlichung einer Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb kann die Internetadresse alternativ in der Aufforderung zur Interessenbestätigung angegeben werden. Bei der Internetadresse muss es sich um einen sog. „Deep Link“ handeln, der unmittelbar zum Speicherort der Vergabeunterlagen führt. Eine Verlinkung lediglich der Homepage oder der Startseite einer Vergabeplattform genügt nicht, wenn die konkrete Ausschreibung bzw. die Vergabeunterlagen dort dann erst noch gesucht werden müssen. Da die Vergabeunterlagen den Unternehmen unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden müssen, kann von den Unternehmen insbesondere keine kostenpflichtige Registrierung bei einer kommerziellen Vergabeplattform oder der kostenpflichtige Erwerb einer speziellen App verlangt werden. Der Auftraggeber muss dafür Sorge tragen, dass den Bietern der Abruf der Vergabeunterlagen mit einem üblichen Computersystem möglich ist, ohne dass der Bieter besondere, kostenpflichtige Zusatzhardware oder -software anschaffen muss.

Im Unterschied zu früher müssen interessierte Unternehmen bei der elektronischen Vergabe die Vergabeunterlagen nicht zunächst beim Auftraggeber anfordern; der Auftraggeber muss die Unterlagen vielmehr direkt und uneingeschränkt zugänglich machen.

Von den Interessenten kann daher insbesondere nicht verlangt werden, sich vor einem Download der Unterlagen zu registrieren (§ 9 Abs. 3 Satz 2 VgV, § 10 EU Abs. 6 Satz 2 VOB/A, § 11 § 7 Abs. 3 Satz 2 UVgO). Unternehmen (aber auch interessierte Bürger) können die Unternehmen daher auch anonym downloaden. Das Angebot einer freiwilligen Registrierung ist aber zulässig.

Durch eine Registrierung erhält der Auftraggeber die notwendigen Kontaktdaten, an die er etwaige weitere Informationen (insbesondere Antworten auf Bieterfragen, geänderte Vergabeunterlagen oder sonstige Informationen) versenden kann. Es empfiehlt sich daher, die Bieter darauf hinzuweisen, dass eine Registrierung in ihrem eigenen Interesse liegt, um einen schnellen und reibungsfreien Informationsfluss gerade auch im Fall von Nachträgen zu den Unterlagen zu gewährleisten.

Da der Auftraggeber keine Möglichkeit hat, nicht registrierte Bieter auf spätere Änderungen der Vergabeunterlagen hinzuweisen, trifft diese Interessenten eine „Holschuld“ bezüglich solcher weiteren Informationen. Überprüfen nicht registrierte Unternehmen die vom Auftraggeber angegebene Internetadresse nicht selbständig auf etwaige Änderungen, riskieren sie, dass ihre auf Basis veralteter Vergabeunterlagen abgegebenen Teilnahmeanträge bzw. Angebote ausgeschlossen werden.

Die Vergabeunterlagen umfassen nach § 29 Abs. 1 Satz 1 VgV bzw. § 21 Abs. 1 Satz 1 UVgO alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Der Auftraggeber darf daher beispielsweise nicht auf Vorgaben aus externen Quellen wie beispielsweise Muster aus einem nicht in den Vergabeunterlagen enthaltenen Handbuch verweisen. Auch solche Unterlagen müssen vielmehr vom Auftraggeber direkt elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Auch Antworten auf Bieterfragen sind ein konkretisierender Bestandteilteil der Vergabeunterlagen.5 Sie müssen daher im laufenden Vergabeverfahren ebenso unter der veröffentlichten Internet-Adresse bereitgestellt werden wie die ursprünglichen Unterlagen. Insbesondere müssen auch diese ergänzenden Unterlagen ohne vorherige Registrierung abrufbar sein.

Neben den inhaltlichen Festlegungen ist zu entscheiden, in welchem elektronischen Format die Vergabeunterlagen den Bewerbern bzw. Bietern zur Verfügung gestellt werden sollen. Grundsätzlich sind allgemein verfügbare bzw. kompatible Datenformate zu verwenden (§ 11 Abs. 1 Satz 1 VgV). Sind aus technischen Gründen andere Formate notwendig, muss der Auftraggeber den Interessenten die dafür notwendigen elektronischen Mittel (sog. alternative elektronische Mittel) ebenfalls direkt unentgeltlich elektronisch verfügbar machen (§ 12 Abs. 1 VgV).

Auch bei elektronischen Vergabeverfahren bestehen die Vergabeunterlagen in der Regel aus einer Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten, den Bewerbungs- bzw. Vergabebedingungen und den Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen). Es ist zweckmäßig und üblich, dass der Auftraggeber den Bietern insbesondere für die zur

Eignungsprüfung abgefragten Angaben Vordrucke für Selbstauskünfte, Eigenerklärungen oder sonstige Angaben zur Verfügung stellt. Da die Unternehmen diese Unterlagen ausfüllen sollen, sollten sie in einem bearbeitbaren Format (z.B. docx, xls oder auch ausfüllbares PDF) zur Verfügung gestellt werden. Die Dateien können dabei teilschreibgeschützt werden, um zu gewährleisten, dass die Bieter das Dokument nur in vorgegebenen Formularfeldern vervollständigen und nicht an Stellen verändern können, an denen dies nicht gewünscht ist. Allerdings ist die Herstellung solcher Dokumente bisweilen aufwendig. Die Teile der Vergabeunterlagen, in denen keine Bietereintragungen vorzunehmen sind, können von vorneherein in einem nicht bearbeitbaren Format zur Verfügung gestellt werden (z.B. als schreibgeschütztes PDF).

Im Laufe des Verfahrens kann sich etwa anlässlich von Bieterfragen herausstellen, dass in Bezug auf den Verfahrensablauf, die Leistungsbeschreibung oder den Vertragsentwurf Änderungs- oder Ergänzungsbedarf besteht. Auch diese sind im Rahmen der E-Vergabe in elektronischer Form zu kommunizieren. Es ist empfehlenswert, dass etwaige Änderungen nicht nur über die Antworten auf Bieterfragen in das Verfahren eingeführt werden, sondern die Änderungen parallel auch in die Unterlagen eingepflegt werden. Den Bietern sind sodann die geänderten Vergabeunterlagen zur Verfügung zu stellen. Um den Bietern die Durchsicht und die Nachvollziehbarkeit der Änderungen bei der elektronischen Vergabe zu erleichtern, sind die jeweiligen Änderungen unbedingt kenntlich zu machen. Es empfiehlt sich zudem, die Dokumente (z.B. in der Fußzeile) mit einer Versionsnummer und ggf. dem Datum der Dokumentenfassung zu versehen. Wenn den Vergabeunterlagen zudem eine Versionsliste beigefügt wird, lässt sich leicht prüfen, ob die Bieter ihrem Angebot die jeweils aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zu Grunde gelegt haben.

Wir rügen und fordern zur Abhilfe auf bis zum 4.12.23, dass die Vergabeunterlagen nicht anforderungsgerecht insbesondere nicht elektronisch bereit gestellt werden.

Weiter unzulässig ist:

„Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen“

Nach § 122 Abs. 4 Satz 2 GWB sind die Eignungskriterien in der Auftragsbekanntmachung „anzuführen“. Geeignetes Medium ist daher grundsätzlich die Auftragsbekanntmachung. Ein Verweis auf ein später in den Vergabeunterlagen zu findendes Formular ist nur dann ausreichend, wenn eine direkte Verlinkung ohne weitere Suche durch den Bieter sichergestellt ist. Fehlt es an einem solchen Link, kann im weiteren Verfahren ein Ausschluss eines Bieters auf fehlende Eignungsnachweise nicht gestützt werden (so auch VK Rheinland-Pfalz, Beschluss vom 09.08.2018, VK 2-11/18).

Nach dem OLG Düsseldorf soll die nicht ausreichend transparente Bekanntmachung der Eignungskriterien im Nachprüfungsverfahren sogar von Amts wegen geprüft werden. Die VK Rheinland-Pfalz verweist aber zutreffend darauf, dass auch ein Verfahren, in dem dies nachgeprüft wird, durch Rücknahme des Antrags beendet werden kann, soweit eine formal bestandkräftige Entscheidung noch aussteht.

Wir rügen und fordern zur Abhilfe auf bis zum 4.12.23, dass die Bekanntmachung anforderungsgerecht gestaltet wird insbesondere die Eignungsanforderungen in der Bekanntmachung mitgeteilt werden.