Ax Rechtsanwälte

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Externe Vergabestelle

Gerne übernehmen wir für Sie zuverlässig und anforderungsgerecht kurzfristig die Aufgabe der externen Vergabestelle

Wir beraten und vertreten insbesondere in folgenden Bereichen:

  • Konzeption und Durchführung kompletter Vergabeverfahren als externe Vergabestelle
  • Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
  • Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
  • Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Gerne übernehmen wir für Sie zuverlässig und anforderungsgerecht kurzfristig die Aufgabe der externen Vergabestelle. Mittelfristig können und wollen wir, wenn das von Ihrer Seite gewünscht ist und die Anzahl der Vergabeprojekte dies rechtfertigt, mit Ihnen gemeinsam eine interne Vergabestelle für Ihr Haus aufbauen.

Wir beraten öffentliche wie private Auftraggeber bei der rechtssicheren und marktgerechten Strukturierung, Konzeption und Abwicklung von Vergabeverfahren – immer mit dem erforderlichen Weitblick und mit Kreativität. Für jedes Projekt entwickeln wir die optimale Vergabestrategie. Dabei stellen wir sicher, dass die Vorgaben des europäischen und des nationalen Rechts einschließlich der Landesvergabegesetze eingehalten und Gestaltungsspielräume zugunsten unserer Mandanten ausgeschöpft werden. Im Fall einer öffentlichen Förderung behalten wir zudem alle damit verbundenen Auflagen sehr genau im Auge.

Unternehmen unterstützen wir bei der rechtssicheren und wirtschaftlich optimierten Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten; wir prüfen auch Vergabeunterlagen auf mögliche Rechtsverstöße und beraten zum optimalen Umgang mit erkannten Verstößen. Selbstverständlich vertreten wir regelmäßig öffentliche Auftraggeber ebenso wie Bieter in Nachprüfungs- und Vorlageverfahren vor Vergabekammern, deutschen Gerichten und dem EuGH.

Bau-, Liefer- und Dienstleistungen

Unser Beratungskonzept VergMan ® umfasst grundsätzlich alle möglichen Beschaffungsgegenstände. Wir entwickeln jeweils das optimale Vergabekonzept und strukturieren den Vergabeprozess gemeinsam mit unseren Mandanten. Vorbereitung und Durchführung komplexer Vergabeverfahren gehören für uns zum Tagesgeschäft. Unsere Beratung folgt einem ganzheitlichen Ansatz.

Das bedeutet: Über alle Vergabephasen hinweg begleiten wir unsere Mandanten umfassend. Strukturierung und Durchführung rechtssicherer Vergabeverfahren sind selbstverständlich – wir kennen aber auch den Markt und schaffen Wettbewerb für Sie, der sich auszahlt, insbesondere in Spezialverfahren wie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog oder beim Abschluss von Rahmenverträgen.

Wenn Sie möchten, erstellen wir alle notwendigen Vergabe- und Vertragsunterlagen für Ihr Projekt – orientiert nur an Ihren individuellen Bedürfnissen, um das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen.

Waren und Leistungen

Die Beschaffung von Waren und Leistungen im Forschungsbereich gehört zu unserer Kernkompetenz.

Wir sind sehr erfolgreich tätig für das KIT, zahlreiche Universitäten und Hochschulen.

Wir sind versiert im Dialog zwischen ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen und Vergabestelle und Vorstand/ Präsidium/ Geschäftsführung.

Wir beschaffen das, was benötigt wird.

Wir nutzen intensiv und sichern ab zulässige Ausnahmetatbestände wie das Leistungsbestimmungsrecht, zulässige produktbezogene Leistungsbeschreibungen und zulässige Ausnahmeverfahrensarten.   

Architektenleistungen und Fachplanungen

Wir sind versiert in Bezug auf die Gestaltung und Durchführung von Verfahren zur Vergabe von Architekten- oder Fachplanungsleistungen. Wir betrachten Bauvorhaben ganzheitlich und stellen für alle Beteiligte ineinandergreifende Vertragswerke zur Verfügung.

Die Begleitung von Planungswettbewerben oder die Integration von Architektenwettbewerben in innovative Beschaffungsvarianten sind weitere Schwerpunkte unserer Vergabepraxis.

IT-Hardware- und Software-Beschaffungen

Wir gestalten sowohl Hardware- als auch Software-Beschaffungen für Sie. Dabei sind Mitgestaltungen von Pflichtenheften oder Teststellungen für uns ständige Praxis. Gerade bei Produkten mit einem schnellen Innovationszyklus müssen Vergabeverfahren intensiv und vorausschauend gestaltet werden – von der Idee bis zur Implementierung durch Nutzerworkshops. Unsere Erfahrung stellen wir, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse, bereits bei der Bedarfsermittlung gern zur Verfügung.

Nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Beschaffungen

Öffentliche Beschaffung dient nicht nur der günstigsten Bedarfsdeckung – es dürfen und sollen auch vermehrt darüber hinaus gehende Ziele verfolgt werden. Wir gestalten mit Ihnen rechtssichere und innovative Vergabe- und Zuschlagskriterien, um eine nachhaltige, ressourcenschonende und soziale Beschaffung umzusetzen.

Innovative Beschaffungsvarianten wie Investorenauswahlverfahren/Vergabe von Dienstleistungskonzessionen/Totalunternehmervergaben

In manchen Fällen sind die gängigen Vergabestrukturen nicht geeignet, um die Ziele unserer Mandanten zu erreichen. Wir schauen für Sie über den Tellerrand und entwickeln für Sie innovative Beschaffungsvarianten wie Investorenauswahlverfahren oder Totalunternehmervergaben. Dabei befassen wir uns auch intensiv mit partnerschaftlichen Ansätzen. Der rechtliche Gestaltungsspielraum für Ihr Projekt bietet viel mehr Chancen und Möglichkeiten, als Sie denken. Bei schlüsselfertigen Bauvergaben integrieren wir selbstverständlich einen städtebaulichen und architektonischen Wettbewerb um den besten Entwurf.

Begleitung strukturierter Bieterverfahren

Das Vergaberecht regelt originär nur die Beschaffung von Waren und Leistungen, nicht hingegen den Verkauf von Gütern wie insbesondere Grundstücken oder Gesellschaftsanteilen. Auch bei diesen Verkaufsprozessen kann aber ein transparenter und chancengleicher Wettbewerb rechtlich geboten oder zumindest sinnvoll sein. Die für Beschaffungen geltenden Verfahrensstandards können hier entsprechend genutzt werden. Demgemäß beraten wir regelmäßig auch zur Vorbereitung und Durchführung von Verkaufsprozessen der öffentlichen Hand.

Gerne übernehmen wir für Sie zuverlässig und anforderungsgerecht kurzfristig die Aufgabe der externen Vergabestelle. Mittelfristig können und wollen wir, wenn das von Ihrer Seite gewünscht ist und die Anzahl der Vergabeprojekte dies rechtfertigt, mit Ihnen gemeinsam eine interne Vergabestelle für Ihr Haus aufbauen.

Wir übernehmen für Sie die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle.

Die entsprechenden Maßgaben werden im Einzelfall analysiert.

Den Maßgaben wird anforderungsgerecht entsprochen.  

Sie sind nicht daran gehindert, sich zur Durchführung eines Vergabeverfahrens ganz oder teilweise der Hilfe einer externen Vergabestelle zu bedienen, die über qualifizierten Sachverstand verfügen. Externe Vergabestellen können und dürfen den Auftraggeber weitestgehend unterstützen. Nicht zulässig ist es indessen, die Verantwortung für die Vergabe komplett auf diese übertragen. Der Auftraggeber muss das Vergabeverfahren eigenverantwortlich durchführen, also auch die Angebote prüfen und eigenverantwortlich über mögliche Ausschlussgründe und den Zuschlag entscheiden. Dieser Pflicht und Verantwortung im Hinblick auf die Vergabeentscheidung genügt der Auftraggeber aber, wenn er die Wertung durch eine externe Vergabestelle und deren Zuschlagsvorschlag genehmigt. Diese Genehmigung soll zumindest durch einen billigenden Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift zum Ausdruck kommen. Wir stellen sicher, dass Sie bzw die zuständigen Stellen Ihres Hauses im Rahmen der von uns durchgeführten Vergabeverfahren in diesem Sinne anforderungsgerecht einbezogen werden. Unser Motto ist: das Verfahren in die Hand nehmen, nicht aber dem Auftraggeber und schon gar nicht: völlig aus der Hand nehmen.

Im Einzelnen:

Öffentliche Auftraggeber können bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens bei Bedarf sachverständige Hilfe hinzuziehen. Das Ob und Wie des Einsatzes eines Fachberaters ist dabei nachvollziehbar zu dokumentieren. Die relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren hat der Auftraggeber selbst zu treffen, diese also nicht einem Dritten zu überlassen und muss dies ebenfalls entsprechend zu dokumentieren (Vergabekammer des Bundes (VK Bund), Beschluss vom 8.4.2021 (VK 2-23/21)).

In dem konkreten Fall wurden Unterhalts- und Grundreinigungen in Reinräumen europaweit ausgeschrieben. Die Auftraggeberin ließ sich bei der Durchführung des Vergabeverfahrens durch einen externen Fachberater unterstützen. Der Antragsteller machte in seinem – auch aus anderen Gründen erhobenen – Nachprüfungsantrag einen „vergaberechtswidrigen Interessenkonflikt“ geltend; es sei zu befürchten, dass der Fachberater ein Unternehmen bei der Zuschlagserteilung begünstigen könne.

Es bestehe die Gefahr, der Fachberater könne die Wertung eingehender Angebote manipulieren, indem er nach Kenntnisnahme der eingegangenen Angebote festlege, für welche Angebote die Höchstpunktzahl zu empfehlen sei. Es sei zudem mit dem Transparenzgrundsatz unvereinbar, dass der Auftraggeber den Einsatz des Fachberaters nicht in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen angegeben habe. Die Unternehmen müssten selbst entscheiden können, ob sie bei einem hinzugezogenen Fachberater ein Angebot abgeben. In ihrer Erwiderung auf den Nachprüfungsantrag bestätigte die Auftraggeberin, dass der Berater ihn bei der Erstellung der Vergabeunterlagen und bei der Auswertung der Angebote unterstützt habe und benannte diesen namentlich. Der Fachberater sei öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für das Gebäudereinigerhandwerk und daher zuverlässig. Er sei zudem bei der Beratung der Auftraggeberin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Auftraggeberin werde alle zuschlagsrelevanten Entscheidungen selbst treffen. Nachdem sich das Nachprüfungsverfahren im Übrigen erledigt hatte, stritten die Beteiligten allein noch um den Einsatz des Fachberaters.

Auch insoweit habe sich das Nachprüfungsverfahren erledigt, stellte die Kammer fest. In der Sache habe die Auftraggeberin die von dem Antragsteller begehrte Transparenz hergestellt. Bereits mit ihrer Antragserwiderung habe sie darauf hingewiesen, dass sie für die Durchführung des Vergabeverfahrens einen externen Fachberater hinzugezogen habe und sie habe diesen auch namentlich benannt. Sie habe bestätigt und zugesichert, dass sie aber die erforderlichen Entscheidungen im Vergabeverfahren unmittelbar bzw. selbst treffe bzw. treffen werde. Der Nachprüfungsantrag war insofern unbegründet. Es obliege grundsätzlich dem Verfahrensermessen des öffentlichen Auftraggebers, bei der Durchführung eines – zumal komplexen – Vergabeverfahrens bei Bedarf und unter Einhaltung der Grundsätze des § 97 Abs. 1, 2 GWB sachverständige Hilfe hinzuziehen. Ausschlaggebend im Hinblick auf die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Nichtdiskriminierung sei, dass der Auftraggeber das Ob und Wie des Einsatzes eines Fachberaters nachvollziehbar dokumentiere und die relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren selbst treffe, diese in der Sache also nicht einem Dritten überlasse und dies ebenfalls entsprechend dokumentiere. Der von dem Antragsteller behauptete Transparenzverstoß habe nicht vorgelegen, da die Auftraggeberin den Einsatz des Fachberaters von sich aus offengelegt und den Umfang seiner Tätigkeit erläutert habe. Bereits damit habe die Auftraggeberin den ihr obliegenden Maßgaben einer transparenten Vergabeverfahrensführung genügt. Die Vergabekammer habe zudem keine Zweifel, dass die Auftraggeberin ihre Zusicherung einhalten werde und die relevanten Wertungsentscheidungen selbst treffe bzw. treffen werde.

Sie können sich also der Hilfe Dritter bedienen, wenn es um die Abwicklung von Vergabeverfahren geht. Bei komplexen Beschaffungsvorhaben ist die Einschaltung fachkundiger Berater sogar ratsam. Dritte können den der Vergabeentscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt in kaufmännischer, fachlich-technischer und juristischer Hinsicht aufarbeiten und einen Vergabevorschlag unterbreiten.

Dennoch gilt: Verantwortlich für die Durchführung und die im Laufe des Vergabeverfahrens erforderlichen Entscheidungen sind Sie selbst. Dies betrifft u.a. die abschließende Entscheidung über die Teilnehmerauswahl bei zweistufigen Vergabeverfahren sowie die Bewertung der Angebote und die Zuschlagsentscheidung.

Aus der Vergabedokumentation muss hervorgehen, dass Sie eine eigenständige Entscheidung getroffen haben. Sie können sich den Vorschlag des eingeschalteten Dritten zu Eigen machen. Entscheidend ist in diesen Fällen, dass Sie sich mit dem Vorschlag des Dritten inhaltlich im Sinne eines „Für und Wider“ auseinandersetzen. Dies muss durch einen Vergabevermerk oder in sonstiger Weise dokumentiert werden. Die Dokumentation muss mindestens neben dem Datum den Namen des Erklärenden in Textform nach § 126b BGB enthalten (VK Nordbayern, Beschl. v. 18.06.2020 – RMF-SG21-3194-5-7).

Den Vorschlag für die abschließende Entscheidung über die Teilnehmerauswahl sowie die Bewertung der Angebote und die Zuschlagsentscheidung legen wir Ihnen mit einer Entscheidungsempfehlung vor. Sie können dann und müssen dann aber auch eine eigenständige Entscheidung treffen. Aus der Vergabedokumentation muss hervorgehen und geht dann auch hervor, dass Sie jeweils eine eigenständige Entscheidung getroffen haben.

Was die Angebotsöffnung anbelangt: § 55 Abs. 2 S. 1 VgV bestimmt, dass die Öffnung von Angeboten im Vergabeverfahren von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchzuführen ist. Das hiernach vorgesehene Vier-Augen-Prinzip soll ein faires und willkürfreies Vergabeverfahren sichern. Umstritten ist hierbei insbesondere, ob auch externe Berater des Auftraggebers – wie z. B. Mitarbeiter eines beauftragten Ingenieurbüros oder zur Begleitung des Vergabeverfahrens bevollmächtigte Rechtsanwälte – als „Vertreter“ im o. g. Sinne Angebote öffnen dürfen oder ob die Angebotsöffnung stets durch eigenes Personal des Auftraggebers erfolgen muss. Dies wird bisher von den Vergabekammern unterschiedlich bewertet. Aufgrund des Beschlusses des OLG Düsseldorf vom 14.11.2018 (Verg 31/18) hat sich nun erstmals ein Vergabesenat mit dieser Problematik beschäftigt.

In dem zugrundeliegenden Fall schrieb ein öffentlicher Auftraggeber Dienstleistungen europaweit im offenen Verfahren aus. Der Auftraggeber beauftragte eine Rechtsanwaltskanzlei mit der Konzipierung und Durchführung des Vergabeverfahrens. Nachdem die Angebote der Bieter elektronisch eingegangen waren, nahmen zwei Rechtsanwälte der Kanzlei die Angebotsöffnung vor. Dieser Vorgang wurde vom Auftraggeber zunächst nicht in der Vergabeakte dokumentiert, was ein ausgeschlossener Bieter nach erfolgter Akteneinsicht rügte. Im Zuge des Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer reichte der Auftraggeber den Ausdruck eines elektronischen Vermerks über die durchgeführte Öffnung nach und erläuterte den Sachverhalt hierzu. Das OLG Düsseldorf hatte sich nun in zweiter Instanz u. a. mit der Frage zu beschäftigen, ob die Angebotsöffnung vergaberechtskonform durchgeführt und dokumentiert worden war.

Nach Ansicht des erkennenden Vergabesenats war dies der Fall. Die Verfahrensweise bei der Angebotsöffnung begegne keinen rechtlichen Bedenken; die Öffnung durch zwei Rechtsanwälte sei rechtmäßig erfolgt. Das OLG Düsseldorf stellt klar, dass Vertreter des Auftraggebers im Sinne des § 55 Abs. 2 S. 1 VgV – und damit zur Angebotsöffnung berechtigt – jede von ihm hierzu ermächtigte Person sein könne, z. B. ein Mitarbeiter oder ein externer Berater, mithin auch ein Rechtsanwalt. Was die Dokumentation anbelangt, so bestehe in einer fehlenden Protokollierung der Angebotsöffnung zwar zunächst ein Mangel. Ein solcher Mangel sei jedoch grundsätzlich nachträglich zu beheben, was dem Auftraggeber nach Auffassung des Gerichts durch sein Vorbringen im Rahmen des Nachprüfungsverfahrens auch gelungen war.

Das OLG Düsseldorf liegt mit seiner Entscheidung auf einer Linie mit der VK Lüneburg, die ebenfalls davon ausgeht, dass Vertreter des Auftraggebers jede von ihm zur Angebotsöffnung ermächtigte Person sein könne (Beschluss vom 08.05.2018 – VgK-10/2018). Die VK Südbayern hingegen vertritt die Auffassung, die Angebotsöffnung dürfe nicht ausschließlich durch Mitarbeiter eines beauftragten Büros durchgeführt werden (Beschluss vom 02.01.2018 – Z3-3-3194-1-47-08/17). Es bleibt insoweit abzuwarten, ob die Entscheidung des OLG Düsseldorf auch für Vergabekammern außerhalb von Nordrhein-Westfalen oder bei bundesweiten Ausschreibungen Signalwirkung haben wird und, wenn ja, welche.

In jedem Fall sollte und wird die Angebotsöffnung stets von Anfang an ausreichend dokumentiert. Dies beinhaltet insbesondere Angaben darüber, wann die Öffnung stattgefunden hat und welche Personen hierbei anwesend und beteiligt waren. Es werden mindestens zwei Vertreter bei der Öffnung anwesend sein.

Das von uns entwickelte Leistungsbild Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen.

Insbesondere:

  • Zielorientierte Abstimmung über den Beschaffungsbedarf/ Bestimmung des Beschaffungsbedarfes
  • Durchführung und Auswertung einer Markterkundung
  • Sachgerechte Strukturierung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
  • Interessengerechte Ausrichtung und Gestaltung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
  • Erstellung einer Leistungs-/ Aufgabenbeschreibung in Rücksprache mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
  • Festlegung der Eignungskriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
  • Festlegung der Auswahlkriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
  • Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
  • Festlegung von Bewertungsmatrizes
  • Umfassende Beratung des Auftraggebers in allen relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen: z. B. zu einer möglichen Aufteilung in Fach- und/ oder Teillose
  • Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (formal und fachlich)
  • ggf. Erstellung der Verträge (bei Bedarf)
  • Erstellung der notwendigen Bekanntmachung
  • Verfahrensbegleitung: Veröffentlichung der Ausschreibung auf einer Vergabeplattform und Bewerber-/ Bieterkommunikation, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen
  • Durchführung der Bewerbungs-/ Angebotsöffnung (gemeinsam mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen per Videokonferenz); Bewerbungs-/ Angebotsbewertung
  • Erarbeitung und Vorstellung und Abstimmung des Vergabevorschlags
  • Durchführung der Zuschlagserteilung nach Rücksprache mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen, Information der nicht erfolgreichen Bieter
  • ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens
  • optional: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen, Bemusterungen oder Angebotspräsentationen
  • Dokumentation des kompletten Vergabeverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben


Daneben bieten wir an

  • Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
  • Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
  • Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall


Der Unterzeichner ist bei diesem wichtigen Projekt Ihr persönlicher Ansprechpartner.

Lediglich zur Unterstützung und zur Abbildung einer zuverlässigen Vertretungsregelung im Krankheitsfalle wird eingebunden weiterer Sachverstand aus unserem Hause.

Die Kommunikation erfolgt zügig und ergebnisorientiert, gerne per Email, telefonisch, per ZOOM odgl..

Wir werden insgesamt tätig zu einem attraktiven Stundensatz.

Der als Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren jeweils zu betreibende Aufwand wird verfahrensbezogen jeweils vorher abgeschätzt und pauschaliert.

Das ist fair und transparent.

Über eine Zusammenarbeit würden wird uns freuen.