Nicht selten enden aufwendig geplante und durchgeführte Vergaben ohne Beteiligung bzw ohne wirtschaftliche Angebote. Zeitverlust, Aufhebung, Übergang in ein neues gelegentlich Verhandlungsverfahren, nicht selten ärgerlicher Projekt-Stillstand für einen langen Zeitraum sind die Folge. Das können Sie sich nicht leisten. Hier setzt AXVergabeMarktresearch ® an. Umgekehrt wird um des lieben Friedens willen nicht selten aufwendig ausgeschrieben, obwohl nur ein System, ein Produkt eines Herstellers oder ein Hersteller die berechtigten Erwartungen und Anforderungen des Auftraggebers erfüllt. Wettbewerber stänkern gegen den wohlüberlegten Anforderungskatalog und meinen Sie mit allen Mitteln davon abbringen zu müssen, um Sie zu nötigen, ein weiteres System, ein weiteres Produkt eines weiteren Herstellers oder einen weiteren Hersteller mit in Erwägung und einzubeziehen, mit dem Sie wohl erwägt Nichts anfangen können. Das können Sie sich nicht leisten. Hier setzt AXVergabeMarktresearch ® an.

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Ziel der AXVergabeMarktresearch ® ist es, aus dem gesamten Marktangebot die Anbieter und Produkte und Systeme zu identifizieren, die die benötigten Anforderungen möglichst gut im Standard abdecken. Die potenziellen Produkte sind hinsichtlich Technologie, Funktionalität und Branchenpassung einzuordnen.

Das setzt voraus, dass der Auftraggeber die benötigten Anforderungen definiert hat. Hier ist zu unterscheiden zwischen zwingenden Anforderungen also Anforderungen die zwingend zu erfüllen sind und nice to have Anforderungen also Anforderungen deren Erfüllung wünschenswert aber nicht zwingend ist.

Sicherzustellen ist und sichergestellt wird, dass weder geeignete Systeme durch eine zu starke Beschränkung ausgegrenzt werden, noch der Aufwand für die weitere Eingrenzung durch einen zu großen Favoritenkreis unnötig erhöht wird.

Zur Reduzierung des Rechercheaufwandes hat es sich bewährt, die Informationsbeschaffung und -auswertung sukzessive zu verfeinern.

So genügt es, sich in einem Schritt mit den technologischen Anforderungen und der generellen Brancheneignung der Produkte oder Lösungen auseinanderzusetzen, bevor man sich der Systemfunktionalität widmet.

Wenn ein Produkt oder eine Lösung hinsichtlich Technologie und Branchenpassung nicht mit den Anforderungen des Auftraggebers harmoniert, hilft auch die beste Funktionalität nichts. Das Produkt oder die Lösung muss ausgesondert werden. Auf diese Art und Weise schrumpft das Marktangebot erheblich und man kann sich denjenigen Produkten oder Lösungen zuwenden, die den individuellen Anforderungen am ehesten oder allein gerecht werden.

Eine solche Vorgehensweise ist jedoch möglich, wenn die Leistungsprofile der Systeme in der gleichen Form vorliegen wie die Suchprofile.

Daher bilden die Anbieter die Leistungsprofile ihrer Produkte und Lösungen im AXVergabeMarktresearch ®-Übereinstimmungssucher auf Basis eines einheitlichen Kriterienkatalogs ab, der gleichzeitig auch als Rechercheprofil für suchende Auftraggeber herangezogen wird.

Durch vielfältige Auswertungsmöglichkeiten entsteht ein umfassendes Bild von der Qualifikation der Produkte oder Lösungen für den individuellen Bedarfsfall. Die Ergebnisse der Auswertungen werden in Form von Rangreihen angezeigt.

Parallel werden Referenzprofile analysiert und passende Referenzen als zusätzliches Indiz für die Erfahrung und das Know-how der Produkt- oder Lösungsanbieter ausgewiesen.

Denn neben der Ermittlung der funktionalen Erfüllungsgrade der Produkte oder Lösungen empfiehlt es sich bei der Festlegung der Favoritengruppe auch Informationen über die Anbieter und ihre Referenzprojekte zu berücksichtigen.

Besondere Bedeutung kommt dabei z.B. der Branchenerfahrung, dem Dienstleistungsangebot, der regionalen Verteilung sowie der Unternehmensgröße und -historie zu. Schließlich ist mit der Implementierung eines neuen Produktes oder einer neuen Lösung eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Anbieter verbunden. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist jedoch sowohl im Hinblick auf die Kosten als auch auf die Terminstellung in erheblichem Maße von der Kompetenz und der Erfahrung des Partners abhängig.

Unter Berücksichtigung der Erfüllungsgrade der Lösungen und der Zusatzinformationen über relevante Referenzprojekte, kann eine Favoritengruppe von Anbietern zusammengestellt werden, die den individuellen Anforderungen des Auftraggebers in hohem Maße gerecht wird. Es kann sich dann herausstellen, dass nur ein Anbieter oder einige wenige Anbieter den individuellen Anforderungen des Auftraggebers überhaupt gerecht werden.

Daraus können dann die nötigen Schlussfolgerungen für die Vergabeart gezogen werden: gibt es nur einen Anbieter sind Verhandlungsverfahren oder Verhandlungsvergabe in Betracht zu ziehen.

Das Verfahren bietet zusätzlich eine realistische Grundlage für die vorzunehmende Kostenschätzung. Was kann sich der Auftraggeber leisten? Welche Mittel sind bereitzustellen? In Abhängigkeit von welcher Leistungsbeschreibungskonfiguration kann der Auftraggeber überhaupt mit einem wie wirtschaftlichen Ausschreibungsergebnis rechnen?

Um von den Anbietern realistische Kostenabschätzungen bezogen auf das Projekt zu erhalten, werden den Anbietern im Rahmen der Anfrage folgende Informationen übermittelt:

die Eckdaten des Auftraggebers (Branche, Anzahl Standorte, Anzahl Mitarbeiter etc.),
die Eckdaten des Projektes (Projektteam, -ziele, Userzahlen, ggf. Budget etc.) und
das gesamte Lastenheft für die neue Lösung.

Alle favorisierten Anbieter erhalten im Rahmen der Anfrage die gleichen Informationen, können diese einsehen und bearbeiten. Die Anbieter sind gefordert, ihre Einschätzung hinsichtlich des Anpassungsaufwands der „nicht erfüllten kritischen Anforderungen“ abzugeben und die Zusatzfragen zu beantworten. Auf dieser Basis ist dann eine Kostenabschätzung vorzunehmen und kann eine Kostenschätzung vorgenommen werden.

Im Rahmen dieser Kostenabschätzung werden die einzelnen Kostenpositionen abgefragt.

Darüber hinaus hat der Auftraggeber die Möglichkeit, dem Interessenten im Rahmen der Anfrage besonders gut passende Referenzprojekte zuzuordnen. Hierdurch kann der Implementierungspartner nochmals seine Beratungskompetenz und die Passung seines Produktes unter Beweis stellen.

Die eingehenden Kostenabschätzungen, bestehend aus den Lösungsvorschlägen zu den im Lastenheft formulierten Anforderungen und den Richtpreisen werden aufbereitet und innerhalb einer Auswertung zur Verfügung gestellt, die als Entscheidungsvorlage dient. Aus dieser geht für alle potentiellen Anbieter und Systeme sowohl eine funktionale Einordnung der jeweiligen Lösung als auch eine erste Sondierung bezüglich der anfallenden Kosten hervor.

Auf dieser Grundlage kann dann der Auftraggeber anforderungsgerecht eine Kostenschätzung vornehmen.

Für die Schätzung muss die Vergabestelle oder der von ihr gegebenenfalls beauftragte Fachmann Methoden wählen, die ein wirklichkeitsnahes Schätzungsergebnis ernsthaft erwarten lassen (BGH, Urteile vom 29. November 2016, X ZR 122/14; vom 20. November 2012, X ZR 108/10).

Ein pflichtgemäß geschätzter Auftragswert ist jener Wert, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung des relevanten Marktsegmentes und im Einklang mit den Erfordernissen betriebswirtschaftlicher Finanzplanung bei der Anschaffung der vergabegegenständlichen Sachen bzw. Leistungen veranschlagen würde.

Die Vergabestelle muss eine ernsthafte Prognose über den voraussichtlichen Auftragswert anstellen oder erstellen lassen, wobei die Prognose zum Gegenstand hat, zu welchem Preis die Leistung voraussichtlich unter Wettbewerbsbedingungen beschafft werden kann.

Auf dieser Grundlage werden dann auch die Kandidaten für die Anbieterpräsentation festgelegt.

Aus der Anbieterpräsentation ergeben sich Dialogsituation persönliche Nachfragegelegenheiten und Erläuterungsmöglichkeiten.

Schlussendlich: ein vertiefter Eindruck von den in Betracht kommenden Produkten und Lösungen.

Daraus können dann die nötigen Schlussfolgerungen für die eigentliche Vergabe die nicht notwendig Ausschreibung im herkömmlichen Sinn sein muss gezogen werden.

Verfahrensmäßig kann die AXVergabeMarktresearch ® mit dem AXVergabeMarktresearch ®-Übereinstimmungssucher über ein Markterkundungsverfahren abgewickelt werden.

Sprechen Sie uns gerne an.