Öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden (siehe Fußnote 2 zu § 50 UVgO), sind unterhalb der EU-Schwellenwerte grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist ohne Bindung an die übrigen Vorschriften der UVgO so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist, § 50 UVgO. Es sind unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und aus Wettbewerbsgründen eine Markterkundung durchzuführen oder mehrere Vergleichsangebote einzuholen, es sei denn im Einzelfall rechtfertigen die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände, dass nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Dabei kann sich der Auftraggeber an der Regelung in § 12 Absatz 3 UVgO orientieren.
Die Vorschriften zur Dokumentation von Vergabeverfahren in § 6 UVgO sind auch für den Bereich der Vergabe freiberuflicher Leistungen anzuwenden.
Im Bereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg gelten zusätzlich die Richtlinien für die Beteiligung freiberuflich Tätiger an Baumaßnahmen des Landes und des Bundes (RifT). Im Bereich der Straßenbauverwaltung des Verkehrsministeriums gilt zusätzlich das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von freiberuflichen Leistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA F-StB).
Im Bereich der Raumplanung, des Städtebaus, der Landschafts- und Freiraumplanung, des Bauwesens oder der Datenverarbeitung kann es sich anbieten, Planungswettbewerbe durchzuführen. Bei Planungsleistungen sind § 69 ff. VgV und § 52 UVgO zu beachten.
Die Ausnahmetatbestände des § 116 Absatz 1 GWB für bestimmte Rechtsdienst-, Forschungs- und Entwicklungsleistungen gelten unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend, das heißt die Regelungen des Vergaberechts müssen nicht angewandt werden,
vgl. Verwaltungsvorschrift der Landesregierung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung), 8.8 Vergabe freiberuflicher Leistungen
Diese Verwaltungsvorschrift ist von allen Behörden und Betrieben des Landes sowie den landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts anzuwenden, die § 55 der Landeshaushaltsordnung (LHO) unmittelbar (öffentliche Auftraggeber) oder nach § 105 LHO (Auftraggeber) zu beachten haben, soweit sie Mittel des Landeshaushalts bewirtschaften.
Unser Vorschlag: Suchverfahren
Phasen:
Ein Suchverfahren muss, anders als beim VgV-Verfahren, nicht strikt in eine Eignungs- und eine Zuschlagsphase getrennt werden. Meist werden Auftraggeber*innen von sich aus den Wettbewerb nur auf drei Bewerber*innen beschränken, deren Eignung ihnen bekannt ist. Beim Suchverfahren gibt es also nur eine Phase, welche eine angepasste Eignungsprüfung umfasst und alle weiteren Kriterien zu Zuschlagskriterien macht.
Verfahrensbeginn
Bedarfsplanung, Aufgabenbeschreibung, Auftragswert:
Voraussetzung für den Beginn eines Vergabeverfahrens ist, dass Auftraggeber*innen ihren Bedarf möglichst gut eingegrenzt haben. Dies stellen sie durch eine „Bedarfsplanung“ sicher. Dabei sollten sie sich an der DIN 18205 „Bedarfsplanung im Bauwesen“ orientieren. Ohne Bedarfsplanung können Auftraggeber*innen grundsätzlich kein Suchverfahren durchführen. Die „Abarbeitung“ der in der Norm aufgeführten Checkliste in einem Umfang, der dem jeweiligen Projekt entspricht, hat die Aufgabenbeschreibung zum Ergebnis. Eine solche Aufgabenbeschreibung sollte mindestens folgende Gliederungspunkte umfassen: Veranlassung, Randbedingungen (z. B. ergänzt durch ein Foto) und wesentliche Ziele. Als Nächstes ermitteln die Auftraggeber*innen den Auftragswert. Damit kommen sie ihrer Pflicht nach § 3 VgV nach. Dabei geht es zunächst darum, dass zu dokumentieren ist, dass der Auftragswert unterhalb des EU-Schwellenwerts liegt. Je näher der Auftragswert dem Schwellenwert kommt, umso genauer ist der Auftragswert zu ermitteln.
Weiter sollten Auftraggeber*innen eine eigene Vorstellung von der Höhe eines angemessenen Honorars entwickeln. Dafür berücksichtigen sie die gewünschte Bearbeitungsintensität. Soweit die Leistungen in der HOAI verordnet sind, ist der Auftragswert HOAI-konform zu ermitteln. Im anderen Fall ist der Stundenaufwand zu schätzen und mit angemessenen Stundensätzen zu multiplizieren. In schwierigen Fällen sollten Honorarsachverständige hinzugezogen werden. Auftraggeber*innen haben eine Prognose anzustellen und zu dokumentieren, dass kein grenzüberschreitendes Interesse an dem Auftrag gegeben ist.
Vergabevermerk:
Der Vergabevermerk ist auch beim Suchverfahren anzuraten (§ 6 UVgO), dokumentiert dieser doch die transparente Vorgehensweise. Im Vergabevermerk werden die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen dokumentiert. Er sollte kurz und prägnant alle wichtigen Informationen enthalten. Entsprechend ist dieser mit Verfahrensbeginn zu starten und zeitnah fortzuschreiben und mit der Vergabe oder Aufhebung (§ 48 UVgO) abzuschließen.
Die Gliederung sollte sich an § 8 Abs. 2 VgV orientieren und Folgendes beinhalten:
− Name und Anschrift des Auftraggebers
− Aufgabenbeschreibung
− Wert des Auftrags
− Namen der berücksichtigten Bewerber und Gründe für ihre Auswahl (Streuung beachten!)
− Darstellung der Verfahrensdurchführung
− Name des erfolgreichen Bewerbers und die Gründe für die Auftragserteilung
− evtl. Gründe, aus denen auf die Auftragsvergabe verzichtet wurde.
In den Bundesländern, in denen es Nachprüfungsbehörden gibt, ergibt sich aus dem Vergabevermerk, ob eventuelle Beanstandungen berechtigt sind.
Verfahrensdurchführung
Bekanntmachung, Auswahl und Aufforderung zum Einreichen von Unterlagen und Angebot:
Auftraggeber*innen können beim Suchverfahren auf eine Bekanntmachung der Vergabeabsicht und eine formelle erste Auswahlphase verzichten. Sie werden mehrere Bewerber*innen ansprechen, deren grundsätzliche Eignung ihnen bekannt ist. Sollten ihnen keine solchen Bewerber*innen bekannt sein, können sie ihre Beschaffungsabsicht auf den üblichen Portalen bekannt machen und eine Auswahlphase vorschalten.
Auftraggeber*innen fordern die von ihnen gewünschten Unterlagen schriftlich an. Dies könnte so erfolgen, dass sie diese Unterlage und die in der Bedarfsplanung erstellte Aufgabenstellung übersenden. Damit sollte den Bewerber*innen klar sein, welche Referenzen sie angeben und im Gespräch präsentieren. Die Übersendung erzeugt die erforderliche Transparenz des Leistungswettbewerbs. Seit 01.01.2021 gilt eine HOAI ohne verbindliche Mindest- und Höchstsätze.
Damit sind Auftraggeber*innen frei, wie sie Honorare anfragen. Sie könnten die HOAI völlig unbeachtet lassen und auch Pauschalen oder Stundensätze abfragen. Dennoch müssen Auftraggeber*innen die Angebote vergleichen und das auch dann, wenn sich bei der Planung später Änderungen ergeben. Das gelingt, wenn sie die Parameter nach § 6 HOAI für das Angebot als zwingend für die Kalkulation vorgeben und nur am Ende Zu- oder Abschläge vom so ermittelten Honorar abfragen.
Die zwingend vorzugebenden Parameter sind: Objekte (§ 11 HOAI), anrechenbare Kosten (§ 4 HOAI), Honorarzone (§ 5 HOAI), Leistungsphasen und deren Bewertung (eventuell auch nur Teilleistungen und deren Bewertung nach üblichen Tabellen) und anzuwendende Honorartafeln. Damit Honorare von Anfang an angemessen sind, sollten Auftraggeber*innen den Mittelsatz als Ausgangspunkt für Zu- und Abschläge vorgeben (ausführlich nachfolgend zum Honorar und zur Angebotsprüfung).
Preis-Leistungsverhältnis:
Grundsätzlich erfolgt eine Vergabe nach dem besten Preis-/Leistungsverhältnis (§ 43 Abs. 2 UVgO).
Wird das Verhältnis konsequent angewandt, erhalten der Preis und die Leistungsfähigkeit dieselbe Gewichtung, nämlich jeweils 50 %. So kann ein Bewerber einen sehr guten Projektleiter für das Projekt vorsehen, der bei ihm grundsätzlich auch etwas höhere Kosten erzeugt, und dafür seinen Preis entsprechend höher ansetzen, wenn er erwartet, dass ein konkurrierender Bewerber keinen vergleichbaren Projektleiter präsentiert.
Bei der nachfolgend vorgeschlagenen Bewertung der Leistung könnte z. B. der Bewerber ein bis zu 10 % höheres Angebot machen, wenn er erwartet, dass der Auftraggeber ihm beim Kriterium D.1. einen Punkt mehr gibt als seinem Mitbewerber.
Um das beste Preis-/Leistungsverhältnis zu bestimmen, werden zunächst Leistungspunkte L und dann Preispunkte P bestimmt und aus diesen eine Kennzahl Z ermittelt. Damit keine sehr kleinen Kennzahlen Z entstehen, wird ein Faktor 10.000 verwendet.
So ergibt sich die Kennzahl Z wie folgt:
Z = L/P*10.000
Derjenige mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Auftrag.
Preispunkte P:
P ist der Angebotspreis in € (nach Preisprüfung, siehe nachfolgend).
Leistungspunkte L:
Für die Leistungspunkte sollte die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde bewertet werden (Unterabschnitt 5 UVgO). Dazu ist es üblich, z. B. Umsatzzahlen und Referenzen zu fordern und zu bewerten. Die in dieser Unterlage vorgeschlagene Bewertung erfolgt mittels Punktesystem ähnlich einer Nutzwertanalyse. Dafür werden die Kriterien mit einer Bewertung von 1 bis 5 versehen und gewichtet. Die Punkte ergeben sich durch Multiplikation von Wichtung und Bewertung.
Auftraggeber*innen ist zu empfehlen, Unterlagen nur in dem Umfang zu fordern, wie es durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Dies reduziert den Aufwand der Bewerber*innen für die Zusammenstellung der Unterlagen und den Aufwand der Auftraggeber*innen für die Auswertung.
Zur Absicherung bei späteren Haftungsfällen sollten Auftraggeber*innen bei allen Vergaben eine Eigenerklärung über eine bestehende Haftpflichtversicherung in der gewünschten Höhe verlangen und sich diese vor Auftragserteilung belegen lassen.
Fehlt in der Bewerbung eine gewünschte Erklärung, können Auftraggeber*innen diese nachfordern. Um dem Gleichbehandlungsgebot zu genügen, müssen fehlende Unterlagen bei allen Bewerbern nachgefordert werden. Bewerber*innen, die trotz Nachfrage keine Erklärung abgeben, sollten für die Auftraggeber*innen nicht mehr interessant sein und bei der konkreten Vergabe unberücksichtigt bleiben. Im Verhältnis L/P stellen L die Leistungspunkte dar, die gemäß nachfolgender Liste mit bis zu 500 Punkten bewertet werden.
Zu den Wertungskriterien:
Die unter A 1. erwartete Eigenerklärung der Bewerber*innen wird daraufhin geprüft, ob die geforderten Deckungssummen angegeben sind. Die Wertungsgewichte der Kriterien A 2. bis D werden mit den Bewertungszahlen 1 (schlecht) bis 5 (sehr gut) bewertet und multipliziert. Die so berechneten Punktprodukte (Wertungsgewicht x Bewertungszahl) je Kriterium ergeben die Leistungspunkte L.
Damit Bewerber*innen nicht das schlechteste Personal zum niedrigsten Preis anbieten und dadurch beim Preis-/Leistungsverhältnis uneinholbar gut abschneiden, wird eine Mindestschwelle für die Leistungspunkte (450 von 500 Punkten) definiert.
Derjenige mit der höchsten Kennzahl Z hat das beste Preis-/Leistungsverhältnis bei Einhaltung einer Mindestleistungsfähigkeit und erhält den Auftrag.
Bietergespräche:
Auftraggeber*innen führen mit allen ausgesuchten Bewerber*innen Gespräche. Nur mit solchen Gesprächen können sie eine aktuelle Bewertung des Bewerbers oder der Bewerberin erhalten. Es kann grundsätzlich kein „bekannt und bewährt“ geben, schließlich kann sich bei jedem Bewerber oder jeder Bewerberin die Leistungsfähigkeit jederzeit verändern. Z. B. können besonders qualifizierte Mitarbeiter*innen hinzukommen oder diese verlassen das Unternehmen, Bewerber*innen könnten Qualifizierungsmaßnahmen ergriffen oder ihre Erfahrungen erweitert haben. Durch die Übersendung der Zuschlagskriterien an die Bewerber*innen sind ergänzende Hinweise auf das Gespräch verzichtbar. Bewerber*innen sind über das, was sie erwartet, informiert. Das dient der Transparenz.
Hinweise, wie die Kriterien gewertet werden:
Zu A 1. Haftpflichtversicherung:
Hier akzeptieren Auftraggeber*innen eine Eigenerklärung über die von ihnen vorgegebene Haftpflichtversicherungssumme.
Zu A 2. Umsatzzahlen:
Die Umsatzzahlen zeigen, dass Bewerber*innen auch im vergangenen Jahr ausreichend leistungsfähig waren. Die Bewertung orientiert sich an dem konkreten Umsatz für den vorliegenden Fall. Der angegebene Umsatz U wird auf den zu erwartenden Auftragswert pro Jahr (A) bezogen.
Die Wertung erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Zu B 1. Referenzen:
Auftraggeber*innen bewerten die Anzahl der Referenzen der Bewerber*innen, die mit dem vorliegenden Projekt vergleichbar sind. Dabei orientiert sich die Vergleichbarkeit an den Anforderungen aus der Aufgabenbeschreibung.
Die Wertung erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Zu B 2. Überprüfung der Referenzen des Bewerbers:
Die beste Aussage über die Referenzen erhalten Auftraggeber*innen, indem sie die Zufriedenheit der angegebenen Auftraggeber*innen hinterfragen. Die mündliche Aussage sagt mehr aus als formelhafte Bescheinigungen. Auftraggeber*innen bitten die Auftraggeber*innen der Referenz um ihre Bewertung der Erfahrungen mit dem Bewerber und vergeben daraufhin eine eigene Bewertung in Form der üblichen Schulnoten, von 1 für eine sehr gute Leistung bis 6 für eine ungenügende Leistung.
Die Abfrage erfolgt mit folgendem Formular, mit z. B. drei Referenzen:
Zu B 2. Überprüfung der Referenzen des Bewerbers:
Die beste Aussage über die Referenzen erhalten Auftraggeber*innen, indem sie die Zufriedenheit der angegebenen Auftraggeber*innen hinterfragen. Die mündliche Aussage sagt mehr aus als formelhafte Bescheinigungen. Auftraggeber*innen bitten die Auftraggeber*innen der Referenz um ihre Bewertung der Erfahrungen mit dem Bewerber und vergeben daraufhin eine eigene Bewertung in Form der üblichen Schulnoten, von 1 für eine sehr gute Leistung bis 6 für eine ungenügende Leistung.
Die Abfrage erfolgt mit folgendem Formular, mit z. B. drei Referenzen:
Die Wertung erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Die Gespräche sollten in einem kurzen Gesprächsvermerk dokumentiert werden.
Zu C 1. Referenzen des Projektleiters / der Projektleiterin:
Auftraggeber*innen bewerten die Anzahl der Referenzen des Projektleiters oder der Projektleiterin, die mit dem vorliegenden Projekt vergleichbar sind. Auch hier orientiert sich die Vergleichbarkeit an den Anforderungen aus der Aufgabenbeschreibung.
Die Wertung erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Zu D 1. Präsentation eines vergleichbaren Projekts:
Die Erfahrung zeigt, dass der Projekterfolg in der Regel unmittelbar mit der Qualität des Projektleiters oder der Projektleiterin zusammenhängt. Die Präsentation soll dem Auftraggeber zeigen, wie der Projektleiter oder die Projektleiterin bei einem vergleichbaren Projekt vorgegangen ist. Dabei wird bewertet, inwieweit und wie kompetent diese auf die Aspekte eingehen, die für das Projekt aus Sicht der Auftraggeber*innen entscheidend sind. Darzustellen ist die Vorgehensweise im Projekt, d. h. es sollte auf die Ausgangssituation, die technische Lösung, den angestrebten und erreichten Projekterfolg, die Projektabwicklung und die Investitions- und Folgekosten eingegangen werden.
Im Grunde ist dieses Kriterium mit einem Einstellungsgespräch vergleichbar, nur dass es den Auftraggeber*innen nicht darum geht, dauerhafte Mitarbeiter*innen einzustellen, sondern Mitarbeiter*innen auf Zeit für ein konkretes Projekt zu gewinnen. Es erfolgt eine Wertung, durchaus mit subjektiven Komponenten (im Sinne von Einschätzungen für den Projekterfolg, nicht im Sinne von willkürlichen persönlichen Präferenzen).
Die Wertung erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Zu D 2. Qualität der vorgelegten Unterlagen:
Auftraggeber*innen bewerten die zur Bewerbung und zum Bietergespräch vorgelegten Unterlagen unter Qualitätsaspekten. Darunter sind Unterlagen zu verstehen, die sich auf die Aspekte der Projektaufgabe beziehen, die anhand der vorgegebenen Struktur gegliedert sind, die nicht zu umfangreich sind und die ein leichtes Auffinden aller Angaben sicherstellen. Die Qualität der von den Bewerber*innen vorgelegten Unterlagen lässt erwarten, dass auch die im Auftragsfall zu erbringenden Ausarbeitungen in gleicher Qualität sind.
Die Wertung der Unterlagen erfolgt nach folgendem Schlüssel:
Zum Honorar und zur Angebotsprüfung:
Auftraggeber*innen weisen die Bewerber*innen zum Honorar darauf hin, dass sie zunächst ein indikatives Angebot erwarten und dieses im Gespräch mit den Bewerber*innen verhandeln und anschließend um ein endgültiges Angebot bitten werden.
Sie weisen die Bieter*innen zudem darauf hin, dass sie die Angebote vergleichbar machen müssen und dass bereits die indikativen Angebote die Kalkulationsvorgaben einzuhalten haben oder das Angebot ausgeschlossen wird. Alle Parameter der HOAI sind vorgegeben, nur am Ende sind Zu- oder Abschläge anzugeben. Nur im Begleitschreiben zum indikativen Angebot sind Nebenangebote (z. B. Hinweise auf geändert angebotene Leistungen) zulässig.
Diese Nebenangebote werden verhandelt und soweit diese geänderten Leistungen interessant sind, erhält jeder der Bewerber*innen die Information, die geänderte Leistung im endgültigen Angebot zu berücksichtigen.
§ 44 UVgO regelt die Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote. § 44 Abs. 1 UVgO lautet:
„Erscheinen der Preis (…) eines Angebots, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung.“
Bei den hier vorliegenden Planungsleistungen können Auftraggeber*innen auf die Tafelwerte der HOAI als Orientierungswerte zurückgreifen. Honorare außerhalb des Rahmens der Honorartafeln sind unangemessen und damit ungewöhnlich niedrig.
§ 40 Abs. 2 UVgO regelt die Preisprüfung wie folgt:
„Der Auftraggeber prüft die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen. Die Prüfung kann insbesondere betreffen:
1. die Wirtschaftlichkeit (…) der Erbringung der Dienstleistung,
2. (…) die außergewöhnlich günstigen Bedingungen, über die das Unternehmen (…) bei der Erbringung der Dienstleistung verfügt,
3. die Besonderheiten der angebotenen (…) Dienstleistung. (…).“
Demnach prüfen Auftraggeber*innen das Angebot und fordern bei Bedarf Unterlagen, welche zu einer Aufklärung beitragen. Bieter*innen haben also entweder gleich mit dem Angebot, sonst auf Anforderung aufzuklären, warum sie die Leistung besonders günstig anbieten können, warum für sie außergewöhnlich günstige Bedingungen vorliegen oder warum es sonstige Besonderheiten gibt. Bei Planungsleistungen wird es eher selten belastbare Gründe für besonders niedrige Preise geben, weil die Kostenstrukturen bei allen Planenden – jedenfalls im Inland – ähnlich sind.
Dabei geht es bei der Preisprüfung im Wesentlichen um den Schutz der Auftraggeber*innen vor schlechter Leistung. Auftraggeber*innen haben zu beachten, dass eine Preisprüfung bei ungewöhnlich niedrigen Preisen zwingend ist. Auftraggeber*innen schließen Angebote, deren ungewöhnlich niedriger Preis nicht aufgeklärt wird, von der Wertung aus (§ 44 Abs. 3 UVgO).
Vergabe:
Das Angebot, das bei diesem Bewertungsverfahren insgesamt die höchste Kennzahl Z erreicht, erscheint als das beste und erhält den Zuschlag.
Verfahrensabschluss
Nachdem der Bieter oder die Bieterin ermittelt ist, ist mit diesem oder dieser der Vertrag zu schließen. Zuvor sollten die nicht berücksichtigten Bieter*innen informiert werden, dass diese den Auftrag nicht erhalten (§ 46 UVgO). In den Bundesländern, in denen es Nachprüfungsbehörden gibt, sind die in den jeweiligen Gesetzen und Verordnungen genannten Informations- und Wartepflichten zu beachten. Die wesentlichen Gründe, die zur Nichtberücksichtigung geführt haben, sollten genannt werden. Wird nach dieser Unterlage vorgegangen, genügt es, den Bewerber*innen die Matrix mit den an sie vergebenen Punkten mitzuteilen. Eine Bekanntmachung der Vergabe auf Internetportalen oder in Beschafferprofilen ist empfehlenswert (§ 30 UVgO).
Vor der formellen Auftragserteilung fordert der Auftraggeber oder die Auftraggeberin bei dem erfolgreichen Bieter oder der erfolgreichen Bieterin alle Erklärungen als Beleg ab, die bisher nur als Eigenerklärung vorliegen (z. B. tatsächlicher Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung in der geforderten Höhe).
Nach § 19 Abs. 4 MiLoG muss der öffentliche Auftraggeber oder die öffentliche Auftraggeberin bei Auftragswerten über 30.000 € (und damit bei Vergaben von Planungsleistungen nach VgV immer) eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung einholen. Das kann und sollte der Auftraggeber oder die Auftraggeberin auf dem elektronischen Weg beim Bundesamt für Justiz machen. Bei Planungsleistungen ist die Einhaltung der Mindestlöhne zwar kein relevantes Thema, das Gesetz schreibt die Auskunftseinholung jedoch vor.
Auftraggeber*innen müssen zudem beim Wettbewerbsregister (= Korruptionsregister) beim Bundeskartellamt entsprechend dem Wettbewerbsregistergesetz – WRegG bei Auftragswerten über 30.000 € (§ 6 Abs. 1 WRegG) nachfragen, ob das Unternehmen im Zusammenhang mit den Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB geführt ist. Dies ist nach Registrierung einfach elektronisch möglich. Bei Planungsleistungen ist das erneut nur eine Formalie, aber vorgeschrieben.
Der Vergabevermerk kann mit allen Informationen abgeschlossen werden, wodurch das Vergabeverfahren insgesamt abgeschlossen ist. Der Vergabevermerk ist bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags, mindestens aber drei Jahre ab dem Zuschlag, aufzubewahren. Dies auch deshalb, weil es während der Laufzeit des Vertrags zu Änderungen kommen kann, welche nach § 47 UVgO dahingehend zu prüfen sind, ob eine Neuausschreibungspflicht besteht. Dafür wird der Vergabevermerk erneut benötigt.
Anlage
Neben den in § 8 Absatz 4 UVgO geregelten Voraussetzungen für eine Verhandlungsvergabe ist bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Verhandlungsvergabe auch dann zulässig, wenn der Auftragswert voraussichtlich 50 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt.
Im Gegensatz zur Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung kann der Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel verhandeln, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Eine Verhandlung ist auch ohne Einreichung eines Erstangebots möglich. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt und insbesondere über den Preis verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Beabsichtigt der Auftraggeber, nach geführten Verhandlungen diese abzuschließen, so unterrichtet er die Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung der endgültigen Angebote, über die nicht mehr verhandelt werden darf, fest. Das Verfahren bei einer Verhandlungsvergabe ist im Übrigen in § 12 UVgO geregelt. Demnach kann der Zuschlag auch ohne zuvor verhandelt zu haben gemäß § 12 Absatz 4 Satz 2 UVgO erteilt werden.
vgl. Verwaltungsvorschrift der Landesregierung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung), 8.3 Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb
