Ax Rechtsanwälte

  • Uferstraße 16, 69151 Neckargemünd
  • +49 (0) 6223 868 86 13
  • mail@ax-rechtsanwaelte.de

Lernen Sie mit der VergMan ® - Methode: Markterkundung als kreatives Beschaffungsinstrument

Leitung Rechtsanwalt Dr. jur. Thomas Ax

Markterkundung

Öffentliche Auftraggeber dürfen die Art der zu vergebenden Leistung und des Auftragsgegenstandes selbst bestimmen (Leistungsbestimmungsrecht). Zur Ausübung dieses Rechtes ist neben einer Bedarfsanalyse auch eine Markterkundung erforderlich und ratsam, um alle notwendigen Informationen zur Durchführung eines marktgerechten Vergabeverfahrens und damit zur adäquaten Deckung des Bedarfes zu erhalten.

Nach § 28 VgV und § 20 UVgO darf ein öffentlicher Auftraggeber eine solche Markterkundung zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen. Dabei wird das Ziel verfolgt, eine Klärung des möglichen Bedarfes sowie der damit verbundenen wirtschaftlichen und haushalterischen Auswirkungen herbeizuführen. Dies gilt für einen Einblick in die gesamte Marktsituation, für einen Überblick über die Produkt- oder Leistungsvielfalt bei möglichen Lieferanten, den möglichen
Bewerber- / Bieterkreis, aber auch bei möglichen Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Ermittlung des Auftragswertes oder der finalen Spezifikation des notwendigen Bedarfes.

Lediglich die Durchführung von Vergabeverfahren zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig. Das heißt der öffentliche Auftraggeber muss in jedem Fall ein Vergabeverfahren initiieren, wenn die Absicht einer Zuschlagsentscheidung vorliegt. Zur Markterkundung stehen einem öffentlichen Auftraggeber regelmäßige und anlassbezogene Markterkundungen zur Verfügung.

Regelmäßige Markterkundung (Marktbeobachtung)

Die regelmäßige Markterkundung oder Marktbeobachtung hat zum Ziel, den Markt zu kennen und verstehen zu lernen, um Marktentwicklungen (insbesondere im Bereich der IT und deren innovativer Entwicklung) positiv zu nutzen und Beschaffungsstrategien hinsichtlich der Beschaffung spezieller
Warengruppen abzuleiten. So kann es wirtschaftlicher sein, die Beschaffung von knappen und seltenen Gütern über langlaufende Vertragswerke abzusichern. Andererseits kann es wirtschaftlicher sein, IT Produkte, die sehr schnell an Wert verlieren nicht auf Vorrat zu beschaffen, auch wenn dadurch ein auf den ersten Blick günstiger Preis erzielt werden kann. Die Marktbeobachtung bietet somit einen unverzichtbaren Mehrwert zur Festlegung der
Warengruppenstrategien, die zugleich wichtige Rahmenparameter der individuellen Vergabeverfahren bestimmen. Rahmenparameter können zum Beispiel die Losbildung sein, um den Markt adäquat zu bespielen oder ob Rahmenverträge mit Mini-Wettbewerben ausgeschrieben werden sollen, um flexibel Leistungen vergeben zu können. Die regelmäßige Markterkundung beinhaltet neben der aktiven Marktbeobachtung im Hinblick auf bevorstehende Bedarfe auch den Abgleich der Marktkenntnis mit bereits bestehenden Vertragssituationen. Basis und Hintergrund für dieses Vorgehen ist das Haushaltsrecht. Vielfach werden Verträge gelebt, denen seit längerer Zeit überholte Leistungsstrukturen zugrunde liegen, sodass die Mittel nicht, wie es das Haushaltsrecht verlangt, sparsam und wirtschaftlich verwendet werden. Eine regelmäßige Markterkundung dient somit auch dem Zweck, aktuell im Markt erhältliche
Konditionen und Leistungen mit den vertraglich festgelegten Konditionen und Leistungsstrukturen zu vergleichen und bei Bedarf anzupassen. Insbesondere hinsichtlich der rasanten technischen Entwicklung und der korrespondierenden Preisentwicklung ist eine regelmäßige Markterkundung bei bestehenden Verträgen sinn- und zweckmäßig. Gleiches gilt bei eventuellen neuen Vergütungsmodellen der Marktteilnehmer, die gerade mit neuen innovativen Produkten angepasst werden (zum Beispiel auch im Zuge von Leistungen, die Start-up-Unternehmen anbieten).

Anlass- beziehungsweise beschaffungsbezogene Markterkundung

Eine weitere Form der Markterkundung ist die anlass- beziehungsweise -beschaffungsbezogene Markterkundung, die häufig erforderlich ist, um eine fundierte Leistungsbeschreibung auf einer realistischen Kalkulationsgrundlage erstellen zu können. Dies ist insbesondere bei komplexen Bedarfen
und / oder einem sehr dynamischen Beschaffungsmarkt sinnvoll, um relevante und aktuelle Informationen des Marktes zu erheben. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass der öffentliche Auftraggeber trotz seines Leistungsbestimmungsrechtes im Ergebnis nicht das erhält, was er tatsächlich benötigt.
Die beschaffungsbezogene Markterkundung darf somit als Chance aufgefasst werden, wesentliche Markt- und Produktinformationen bereits vor dem Vergabeverfahren zu erhalten. Dies hat Vorteile sowohl für den Auftraggeber als auch den potentiellen Auftragnehmer. Der potentielle Auftragnehmer erhält die Information eines bevorstehenden Vergabeverfahrens und kann sich entsprechend frühzeitig auf die mögliche Beschaffung vorbereiten. Der Auftraggeber kann Wissens- und Informationslücken schließen und dadurch das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung umfassend in Form einer markt- und wettbewerbsgerechten Vorhabenbeschreibung darstellen. Zudem können dank einer durchgeführten Markterkundung die Eignungs- und Zuschlagskriterien fallbezogener erstellt und damit sichergestellt werden, dass das gewünschte Produkt beziehungsweise die Dienstleistung in der benötigten Qualität geliefert beziehungsweise erbracht wird. Zuletzt kann mittels einer Markterkundung der Bewerber- / Bieterkreis bestimmt
beziehungsweise konkretisiert werden. Dies ist insbesondere im volatilen Markt für Dienstleistungen erforderlich, um aktuelle Marktentwicklungen wie Unternehmensübernahmen oder Insolvenzen aber auch neue Marktteilnehmer wie Start-up-Unternehmen berücksichtigen zu können.

Falls noch keine regelmäßige Markterkundung für die auszuschreibende Leistung oder das auszuschreibende Produkt durchgeführt wurde, dient die beschaffungsbezogene Markterkundung auch dem Zweck der Erhebung der Marktkenntnis als Basis der Entwicklung der Vergabestrategie:

  • Werden eher kleine, mittlere oder große Unternehmen bieten?
  • Liegt ein Bieter- oder Käufermarkt vor?
  • Wie „rügefreudig“ sind die Bieter / Bewerber?
  • Wie umfangreich müssen die Fristen im Vergabeverfahren wegen zum Beispiel möglicher Bietergemeinschaften ausgestalten werden?


Durchführung von Markterkundungen

§ 28 VgV und § 20 UVgO enthalten keine Vorgaben hinsichtlich der Art und Weise der Durchführung von Markterkundungen. Daher kommen die allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze des Wettbewerbes, der Gleichbehandlung und Transparenz zum Tragen. Dies bedeutet insbesondere, dass
bei einer Markterkundung stets mehrere Unternehmen anzusprechen sind, wie dies etwa im Rahmen von Messebesuchen der Fall wäre. Zudem sind allen Unternehmen stets die gleichen Informationen zu geben und es ist darauf zu achten, dass allen Beteiligten klar ist, dass es sich um eine Markterkundung
handelt und keine Auftragsvergabe erfolgen wird. Bei diesen Markterkundungsterminen ist es wichtig, dass hier kein Informationsvorteil der beteiligten Unternehmen für das kommende Vergabeverfahren entsteht. Gegebenenfalls müssen diese Informationsvorsprünge dann durch zusätzliche Informationen an alle auszugleichen.

Auch bei Markterkundungen sind Dokumentationspflichten zu beachten. Es empfiehlt sich, den Schriftverkehr und / oder Prospekte etc. als Teil der künftigen Vergabeakte abzuheften und Gesprächsvermerke anzufertigen.

Die Informationsgewinnung im Rahmen einer Markterkundung kann hierbei auf unterschiedliche Weise und von unterschiedlichen Quellen erfolgen. Diese können beispielsweise umfassen:

• Informationsanfragen bei Unternehmen
• Auswertungen aus eigenem Lieferantenmanagementsystem
• Gremienarbeiten, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen
• Besuch von Messen oder Ausstellungen
• Fachforen und Präsentationen auf Tagungen
• Eigene Teststellungen oder Testergebnisse Dritter
• Auskunft von Verbänden oder Auftragsberatungsstellen
• Internetrecherchen
• Auskünfte beziehungsweise Gutachten von Sachverständigen
• Markterkundung von Dritten (unter anderem Markterkundungsdienstleistungen, Datenbanken etc.)
• Eigene Erfahrungswerte aus bisherigen Projekten oder Ausschreibungen
• Erfahrungen des Referates auf diesem Fachgebiet
• Auskünfte anderer öffentlicher Auftraggeber
• Lieferantenworkshops mit einzelnen Lieferanten zu ausgewählten Themen
• Lieferantentage mit mehreren Lieferanten zu speziellen Themen
• Individuelle Gespräche oder auch Round-Table-Gespräche

Beim Kauf von Leistungen gibt es hin und wieder spezielle Geschäfts- und Vergütungsmodelle (zum Beispiel Innovationsklauseln oder Mengenstaffelungen), die Auswirkungen auf die Vergabe und den Vertrag haben. Diese Besonderheiten sind bei der Markterkundung und dann folgend bei der Erstellung der Vergabeunterlagen und des Vertrages zu berücksichtigen.

Termine

26.9.22

9 Uhr bis 16 Uhr

Veranstaltungsort
AxAkademie Veranstaltungszentrum Neckargemünd

Teilnahmegebühr
1099,- Euro zzgl. MwSt. pro Person

Die Teilnahmegebühr beinhaltet
– Intensivschulungsunterlagen (ausgedruckt und digital)
– Verpflegung
– Teilnahmezertifikat

Anmeldung
Haben Sie Fragen zur Anmeldung oder zu Reservierungen und Buchungen?
Schreiben Sie einfach eine Email an die AxAkademie.

Teilnahme- und Stornierungskonditionen

Es gelten die folgenden Teilnahme- und Stornierungskondition:
§ 1 Anwendungsbereich

Diese Teilnahme- und Stornierungskonditionen gelten für sämtliche mit der AxAkademie abgeschlossenen Verträge für Präsenzveranstaltungen.

§ 2 Anmeldung

(1) Die Anmeldung zur Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung der AxAkademie ist per E-Mail bei der AxAkademie möglich.

(2) Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Soweit die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung berücksichtigt werden kann und die Präsenzveranstaltung noch über freie Plätze verfügt, erhält der Teilnehmer per E-Mail eine Anmeldebestätigung.

(3) Wird für die jeweilige Veranstaltung nicht die erforderliche Mindestteilnehmerzahl erreicht, so hat die AxAkademie gem. § 4 das Recht vom Vertrag zurückzutreten.

(4) Kann die Anmeldung für die gewünschte Veranstaltung mangels freier Plätze nicht berücksichtigt werden, informiert die AxAkademie den Teilnehmer hierüber und weist ggf. auf alternative Veranstaltungen oder Termine hin.

§ 3 Teilnahmegebühr

(1) Die Teilnahmegebühr ist dem aktuellen Seminarprogramm der AxAkademie zu entnehmen. Der dort genannte Betrag umfasst die Teilnahme an der Veranstaltung und alle weiteren Leistungen von der AxAkademie im Rahmen der gebuchten Veranstaltung (Tagungsunterlagen, Kaffeepausen und Mittagessen etc.). Übernachtungs- und Reisekosten sind nicht in der Teilnahmegebühr enthalten.

(2) Die Teilnahmegebühr versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Der in der Rechnung von der AxAkademie ausgewiesene Betrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Zugang zur Zahlung fällig, sofern keine abweichenden Regelungen getroffen wurden.

§ 4 Durchführung der Veranstaltung, Rücktritt durch AxAkademie

(1) Die Veranstaltung wird von qualifizierten Referenten vorbereitet und durchgeführt. Der Teilnehmer hat Anspruch darauf, dass die Veranstaltung von dem oder der auf der Webseite der AxAkademie angekündigten Referenten geleitet wird.

(2) Die AxAkademie haftet nicht für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Tagungsunterlagen bzw. des Veranstaltungsinhaltes, sofern kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden durch die AxAkademie oder ihrer Erfüllungsgehilfen vorliegt. Die AxAkademie leistet dem Teilnehmer ferner keine Gewähr für den Eintritt eines bestimmten Erfolges aufgrund seiner Teilnahme.

(4) Die AxAkademie ist berechtigt, die Veranstaltung wegen Verhinderung des Referenten oder Schließung der Veranstaltungsräume räumlich und / oder zeitlich zu verlegen oder das Programm der Veranstaltung zu ändern. Die Rechte des Teilnehmers bei einer solchen Änderung sind in § 5 Ziff. 3 geregelt.

(4) Kann eine Veranstaltung aus Gründen, die die AxAkademie nicht zu vertreten hat (z. B. Verhinderung des Referenten, Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl oder Schließung der Veranstaltungsräume), ganz oder teilweise nicht stattfinden, ist die AxAkademie berechtigt, von dem Vertrag zurückzutreten.

(5) Im Fall eines Rücktritts durch die AxAkademie erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

§ 5 Rücktritt durch den Teilnehmer

(1) Der Teilnehmer ist berechtigt, von diesem Vertrag bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn zurückzutreten. Ist der Rücktritt fristgerecht erfolgt, erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück.

(2) Geht eine Rücktrittserklärung später als vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein oder nimmt der Teilnehmer nicht an der Veranstaltung teil, so hat die AxAkademie Anspruch auf Zahlung der vollen Vergütung.

(3) Der Teilnehmer ist darüber hinaus bei einer wesentlichen Änderung von Zeit, Ort oder Inhalt der Veranstaltung berechtigt, innerhalb von einer Woche nach Erhalt einer entsprechenden Mitteilung von dem Vertrag zurückzutreten. Eine wesentliche Änderung liegt insbesondere dann vor, wenn die Veranstaltung nicht an dem angekündigten Tag oder in der angekündigten Stadt stattfindet. Der Wechsel eines Referenten stellt dagegen keine wesentliche Änderung dar. Im Fall des Rücktritts erhält der Teilnehmer eine bereits gezahlte Teilnahmegebühr zurück. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, sofern die AxAkademie die Absage nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verschuldet hat.

(4) Gegebenenfalls bestehende gesetzliche Widerrufsrechte des Teilnehmers bleiben unberührt.

§ 6 Hausordnung, Anreise, Unterkunft

(1) Der Teilnehmer verpflichtet sich, die Hausordnung und Brandschutzordnung der Gebäude, in denen die Veranstaltung stattfindet, sowie etwaige Rauchverbote zu beachten. Auf Wunsch wird die AxAkademie diese dem Teilnehmer zusenden.

(2) Die Buchung einer etwaigen Anreise und Unterkunft hat der Teilnehmer selbst zu besorgen. Die AxAkademie informiert den Teilnehmer auf Wunsch über Unterkunftsmöglichkeiten.

§ 7 Haftung

(1) Die AxAkademie haftet unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Im Falle leichter Fahrlässigkeit haftet die AxAkademie, sofern eine Pflicht verletzt ist, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszweckes wesentlich ist („Kardinalpflicht“). Kardinalpflichten sind dabei solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen der AxAkademie.

(4) Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Teilnehmers beträgt ein Jahr, soweit der Beginn der Frist von der Kenntnis des Teilnehmers abhängig ist; in den übrigen Fällen bleibt es bei den gesetzlichen Regelungen.

(5) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie die Haftung für Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleiben von den vorstehenden Abs. (1) bis (4) unberührt.

§ 8 Urheberrecht

Die Seminarunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne vorherige schriftliche Einwilligung durch die AxAkademie und den Referenten vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Ein Mitschnitt der Veranstaltung, z.B. auf Ton- oder Videobänder, ist nicht zulässig.

§ 9 Information zur Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit, die Sie unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/finden.

Unsere E-Mail-Adresse lautet: info@AxAkademie.de
Information zur Verbraucherstreitbeilegung nach § 36 VSBG: AxAkademie ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle im Sinne des Verbraucherstreitbeilegungsgesetzes nicht verpflichtet und nicht bereit.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

(2) Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Teilnehmers wird hiermit widersprochen.

(3) Gerichtsstand im Verkehr mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder bei öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Neckargemünd.

Datenschutzhinweise:
Wir weisen darauf hin, dass Sie die Verwendung Ihrer Daten gemäß unserer Datenschutzbestimmungen selbstverständlich jederzeit widerrufen können.