von Thomas Ax
Vorhaben TFMoptimize2024
Mit TFMoptimize2024 werden umfassende Leistungen des technischen Facility Managements, d. h. der Instandsetzung und Instandhaltung, des Energieverbrauchsmengenmanagements sowie der Objektbetreuung und -dokumentation auf einen privaten Auftragnehmer übertragen. Ggf. werden weitere Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements in die Ausschreibung integriert. Gegenstand der Leistungserbringung sollen dabei eines oder mehrere Ihrer Objekte (Bündelung mehrere Objekte in einer Ausschreibung). Mit einer Markterkundung geben wir in Ihrem Auftrag potentiellen Marktanbietern einen Einblick in das geplante TFMoptimize2024 nebst Informationen zur Risikoverteilung und zum Ablauf eines möglichen Vergabeverfahrens. Die Teilnehmer werden von uns in Ihrem Auftrag anhand konkreter Fragen zur Abgabe einer Markteinschätzung aufgefordert.
Der Leistungsumfang definiert sich zum einen aus seiner allg. Betreiberverantwortung und zum anderen aus der Übertragung der Leistungen des technischen Facility Managements. Wir nehmen in Ihrem Auftrag mit den Vergabeunterlagen eine Einordnung des Gebäudes in sog. Zustandsklassen vor und machen eine entsprechende zeitliche Vorgabe im Sinne einer Frist zur Erreichung einer Verbesserung der Zustandsklassen. Darüber definieren wir einzelne Maßnahmen (Instandsetzung und ggf. auch Modernisierung), die ebenfalls binnen einer bestimmten Zeitspanne durch den Auftragnehmer umzusetzen sind. Der Auftragnehmer kann die Maßnahmen innerhalb der formulierten Vorgaben nach seinen Vorstellungen bündeln und so Effizienzvorteile in der Koordination, Vergabe und Umsetzung erreichen. Der Auftragnehmer soll mit einem Mitarbeiter im Objekt vertreten sein. Es kann in Erwägung gezogen werden, weitere Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements in die Ausschreibung zu integrieren.
Nachfolgend werden die wesentlichen Eckpunkte des Konzeptes TFMoptimize2024 hinsichtlich Leistungsumfang, Risikoverteilung, Vergütung, Kündigungsregelung, Bestandsdokumentation und Vergabeverfahren skizziert.
Leistungsumfang
Der Leistungsumfang des Auftragnehmers definiert sich zum einen aus seiner allg. Betreiberverantwortung und zum anderen aus der Übertragung der Leistungen des technischen Facility Managements. Der Auftraggeber nimmt mit den Vergabeunterlagen eine Einordnung des Gebäudes in sog. Zustandsklassen vor und macht eine entsprechende zeitliche Vorgabe im Sinne einer Frist zur Erreichung einer Verbesserung der Zustandsklassen. Darüber hinaus wird er einzelne Maßnahmen (Instandsetzung und ggf. auch Modernisierung) definieren, die ebenfalls binnen einer bestimmten Zeitspanne durch den Auftragnehmer umzusetzen sind. Der Auftragnehmer kann die Maßnahmen innerhalb der formulierten Vorgaben nach seinen Vorstellungen bündeln und so Effizienzvorteile in der Koordination, Vergabe und Umsetzung erreichen.
Der Auftragnehmer soll mit einem Mitarbeiter im Objekt vertreten sein. Es kann in Erwägung gezogen werden, weitere Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements in die Ausschreibung zu integrieren.
Risikoverteilung, Vergütung und Kündigungsregelungen
Dem Auftragnehmer soll mit dem TFMoptimize2024 Vertrag die umfassende Betreiberverantwortung für eine Laufzeit von 5 bis 15 Jahren übertragen werden.
Dem Auftragnehmer sollen, soweit alle Bestandsrisiken übertragen werden, die für den sach- und fachkundigen Baufachmann aus den vorliegenden Bestandsunterlagen und Gutachten erkennbar waren. Den Bietern werden im Rahmen des Verfahrens mehrfach Möglichkeiten zur Objektbegehung sowie die Möglichkeit zur Einforderung weiterer Gutachten eingeräumt.
Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer ein pauschaliertes Entgelt zur Umsetzung der vorgegebenen Instandsetzungsarbeiten wie auch zur Erreichung der vorgegeben Zustandsklassen anbietet. Die Reaktion auf Not- und Störfälle soll ebenfalls pauschaliert erfolgen. Die Regelung von Reaktions- und Behebungszeiten erfolgt über sog. Service Level Agreements auf Bauteilebene.
Der Auftragnehmer soll Verbrauchsmengengarantien für Medienverbräuche (ausgenommen Nutzerstrom) abgeben. Eine Witterungsbereinigung wird entsprechend berücksichtigt, das Risiko der Preisentwicklung trägt der Auftraggeber.
Wir stellen in Ihrem Auftrag eine umfangreiche Bestandsdokumentation mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung.
Für die Vergütung der Leistungen kommen verschiedene Modelle in Frage. Laufende Leistungen (z. B. Bedienung und Wartung) sollen im Wege eines konstanten Entgeltes vergütet werden. Für Instandsetzungsarbeiten wird eine Linearisierung (z. B. über 5 Jahre oder über die gesamte Vertragslaufzeit) in Verbindung mit einem Instandhaltungsreservekonto oder eine Vergütung nach tatsächlichem Kostenverlauf bzw. eine Kombination der Strukturen (lineares Entgelt für wiederkehrende Leistungen und Entgelt nach tatsächlichem Kostenverlauf für Instandsetzungsleistungen) erwogen.
Schlecht- oder Nichtleistungen werden über ein an die Zustandsklassen (Service Level Agreements) gekoppeltes Malus-System in Form einer Entgeltkürzung sanktioniert. Es wird erwogen, einen Mechanismus festzulegen, der in Abhängigkeit von der Häufigkeit der Sanktionierung zu einer Verschärfung der Fristen führt.
Es wird erwogen, zu definierten Zeitpunkten (z. B. 5 Jahre) Teilkündigungsmöglichkeiten im Vertrag vorzusehen.
Fragen zur Markteinschätzung
Wir konfrontieren im Rahmen einer Markterkundung Marktteilnehmer mit unserem Projekt und bitten um eine kurze Einschätzung und Stellungnahme zu den nachstehend formulierten Fragen:
1) Bitte geben Sie uns eine Einschätzung zur geplanten Vertragslaufzeit (5 bis 15 Jahre)? Welche wirtschaftlichen Vorteile gehen mit einer längeren Laufzeit einher?
2) Wie bewerten Sie die Einräumung von Teilkündigungsmöglichkeiten zu vorab definierten Zeitpunkten?
3) Wie bewerten Sie eine Integration weiterer Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements (z. B. Reinigung, Kontrolle der Reinigung, Empfangsleistungen, Hausmeister, Grün- und Grauflächenpflege, Winterdienst) sowie der Qualitätssicherungen (z. B. Kontrolle der Reinigung) in den Leistungsumfang?
4) Der Auftraggeber plant die Übertragung von Verbrauchsmengenrisiken für Medien (ausgenommen Nutzerstrom), ggf. auch in verschiedenen Stufen über die Laufzeit (Zielvorgaben). Wie bewerten Sie die Übertragung von Verbrauchsmengenrisiken und welche Modelle bieten aus Ihrer Sicht die optimalen Anreize für eine wirtschaftliche Umsetzung (z. B. Festlegung einer maximalen Verbrauchsmenge mit dem Angebot oder Festlegung der maximalen Verbrauchsmenge in Abhängigkeit von Referenzjahren)?
5) Welche Mindestgröße (m2BGF) ist aus Ihrer Sicht erforderlich, um eine wirtschaftliche Projektrealisierung mit den genannten Anforderungen sicherzustellen. Gibt es aus Ihrer Sicht eine maximale Projektgröße?
6) Welche Bestandsunterlagen (insb. Gutachten) sind aus Ihrer Sicht wesentlich für eine wirksame und faire Übertragung der Bestandsrisiken?
7) Wie bewerten Sie die Vergütung nach tatsächlichem Kostenverlauf im Vergleich zu einer (teil-)linearisierten Vergütung?
8) Sind die geplanten Fristen für ein Verfahren mit der vorgesehen BGF aus Ihrer Sicht auskömmlich?
9) Wie wäre aus Ihrer Sicht eine angemessene Entschädigung für die Aufwendungen im Vergabeverfahren zu gestalten?
10) Wie bewerten Sie eine Honorierung von Optimierungsvorschlägen im Vergabeverfahren über die Angebotsbewertung?
usw.
Wir laden alle interessierten Anbieter zur Abgabe einer Markteinschätzung ein.
Wir behalten uns vor, bei Bedarf mit ausgewählten Anbietern, maximal 15, telefonische Interviews zu führen.
Zur Abgabe einer Markteinschätzung bitten wir Einreichung der Antworten zu den formulierten Fragen über den Kommunikationsweg des jeweils benutzten Vergabeportals. Die Antworten und die informationen werden ausgewertet und für das sich anschließende Vergabeverfahren nutzbar gemacht.
Vergabeverfahren
Wir gehen davon aus, dass die Leistungen im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb auszuschreiben sind. Als Verfahrensart kommen dabei grds. das Verhandlungsverfahren oder ggf. auch der wettbewerbliche Dialog in Frage, in dessen Rahmen technische Lösungen mit den Dialogteilnehmern erörtert werden könnten.
Es ist geplant, nach dem Teilnahmeantrag 3 bis 5 Teilnehmer zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern und den Teilnehmerkreis ggf. über mehrere Verhandlungs- oder Dialogrunden zu verkleinern, um abschließend 3 Anbieter zur Abgabe eines finalen Angebotes aufzufordern. Derzeit wird von einer Verfahrensdauer von rd. 10 bis 14 Monaten ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung ausgegangen. Der Zeitraum für die erste Angebotserarbeitung wird dabei mit rd. 4 bis 6 Monaten und für die zweite Angebotsrunde mit 2 bis 4 Monaten angesetzt.
Zur Bewertung der Angebote werden neben dem Preis auch qualitative Bewertungskriterien (Zeitplan der Umsetzung, Qualität der Leistungserbringung) herangezogen. Es wird geprüft, inwiefern auch eine Honorierung von Optimierungsvorschlägen der Bieter über die Bewertungsmatrix erfolgen kann.
Interesse?
24/7
