Unsere Teams stellen sich vor – Aufgabe der externen Vergabestelle auch für Auftraggeber im Gesundheitssektor

Auftraggeber, Verbände und Unternehmen als Marktteilnehmer des Gesundheitssektors gehören zu unserem Mandantenportfolio. Das Spektrum unserer Mandate reicht von der Unterstützung beim Einkauf von Medizinprodukten (Investitions- und Verbrauchsgüter) sowie Arznei- und Hilfsmitteln und verschiedensten Dienstleistungen bis hin zur umfassenden Beratung beim Neubau von Krankenhäusern und Universitätsklinika.

Unsere Bauexpertise im Gesundheitssektor haben wir zudem in einem rechtsgebietsübergreifend zusammengesetzten Kompetenzteam gebündelt. Damit können wir unsere Mandanten aus einer Hand zu allen relevanten Rechtsfragen beraten.

Unser VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber übernimmt die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle.

Der öffentliche Auftraggeber ist nicht gehindert, sich zur Durchführung eines Vergabeverfahrens ganz oder teilweise der Hilfe einer externen Vergabestelle zu bedienen, die über qualifizierten Sachverstand verfügen.

Externe Vergabestellen können den Auftraggeber weitestgehend unterstützen.

Nicht zulässig ist es, die Verantwortung für die Vergabe komplett auf diese übertragen. Der Auftraggeber muss das Vergabeverfahren eigenverantwortlich durchführen, also auch die Angebote prüfen und eigenverantwortlich über mögliche Ausschlussgründe und den Zuschlag entscheiden.

Dieser Pflicht und Verantwortung im Hinblick auf die Vergabeentscheidung genügt der Auftraggeber aber, wenn er die Wertung durch eine externe Vergabestelle und deren Zuschlagsvorschlag genehmigt. Diese Genehmigung soll zumindest durch einen billigenden Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift zum Ausdruck kommen.

Unser Motto ist: das Verfahren in die Hand nehmen, nicht aber dem Auftraggeber völlig aus der Hand nehmen.

Das Leistungsbild Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren nach VgV (> 215 T€ netto, ab 01.01.2022) (am Beispiel von Planungsleistungen) umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen, insbesondere:

1. Teilnahmewettbewerb

1.1 Vorbereitung des Verfahrens

– Prüfung der Voraussetzungen zur Durchführung des Beschaffungsverfahrens,

– Schwellenwertberechnung aller für das Projekt maßgeblichen Planungsdisziplinen mit Dokumentation,

– Prüfung der Anwendbarkeit von EU-Recht mit Addition der Schwellenwerte mit Dokumentation,

– Erstellung eines Vergabeterminplans.

1.2 Verfahrensdurchführung bis Bekanntmachung

– Klärung der Aufgabenstellung und Festlegung der Projektinhalte und Maßnahmendefinition,

– Erstellung der aussagekräftigen Maßnahmen- und Projektbeschreibung unter Mitwirkung des AG,

– Beratung zur grundsätzlichen Konzeption der Leistungen, Aufteilung in (Fach-)Lose bzw. Bauabschnitte,

– Erarbeitung der Veröffentlichungstexte der Bekanntmachung,

– Erarbeitung der Bewerbungsformulare und Bewertungsmatrizes für das Auswahlverfahren.

1.3 Elektronische Bekanntmachung

– Veröffentlichung der Bekanntmachungstexte in den entsprechenden Fachforen (z.B. Hessische Ausschreibungsdatenbank und Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union) und den Foren der Auftraggeberstruktur,

– Durchführen des Beschaffungsverfahrens mittels eines elektronischen Beschaffungsportals,

– Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Bewerber,

– Gemeinsame Eröffnung der Teilnahmeanträge.

1.4 Auswertung Teilnahmewettbewerb

– Prüfung der eingegangenen Bewerbungen,

– Nachforderung von ggf. fehlenden Unterlagen unter Nachfristsetzung,

– Vorschlag und Beratung zur Festlegung derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden,

– Information an nicht berücksichtigte Bewerber mit Begründung über das elektronische Beschafferportal.

2. Verhandlungsverfahren

2.1 Angebotsaufforderung

– Erarbeitung der Aufgabenbeschreibung, der Anforderung an das einzureichende Angebot und die Angebotsauswertung (Bewertungsmatrix) für das Verhandlungsverfahren,

– Zusammenstellung der Unterlagen für die Angebotsaufforderung,

– Aufforderung der ausgewählten Bieter zur Angebotsabgabe über das elektronische Beschafferportal,

– Entgegennahme und Beantwortung von Fragen der Bieter,

– Gemeinsame Eröffnung der Angebote.

2.2 Auswertung der Angebote

– Prüfung und Auswertung der elektronisch eingegangenen Angebotsunterlagen,

– Rangfolge nach Bewertungsbogen,

– Aufforderung zur Vergabeverhandlung und Koordinierung des Präsentationstermins (Einladen und Instruieren des Wertungsgremiums),

– Führen und Protokollieren der Verhandlungsgespräche mit Dokumentation der Ergebnisse,

– Rangfolge nach preislicher Wertung (Zwei-Umschlag-Verfahren),

– Führen, Fortschreiben und Erstellen des Vergabevermerks.

2.3 Zuschlag und Verfahrensabschluss

– Information an die nicht berücksichtigten Bieter über das elektronische Beschafferportal nach den Vorgaben von GWB und VgV,

– Mitwirkung bei der Zuschlagserteilung mit Koordinierung des Vertragsabschlusses,

– Erfüllung der Bekanntmachungs-, Melde- und Berichtspflichten.

Wir bereiten Entscheidungen so vor, dass diese von Ihrer Seite getroffen werden können.

Gerne können wir zügig anpacken.

Wir haben Kapazitäten.

Gerne hören wir von Ihnen (wenn Sie mögen).