Wie keine andere Kanzlei sind wir befasst mit der kompletten Durchführung aller Arten von Vergabeverfahren für öffentliche Auftraggeber auch und insbesondere für öffentliche Auftraggeber.

Wir können nachweisen erfolgreiche Verfahren zur Vergabe aller Arten von Ingenieur- und Architektenleistungen für alle Arten von Restrukturierungs-/Sanierungs- und Neubau-Vorhaben.

Wir können nachweisen erfolgreiche Durchführung, Begleitung von Architektenwettbewerben.

Der Architektenwettbewerb ist aus unserer Sicht die Möglichkeit zum fachlichen Leistungsvergleich. Der Auslober/Bauherr erhält für sein Projekt vergleichbare Entwürfe, um mit Unterstützung durch ein Preisgericht die optimale Lösung für sein Bauvorhaben auswählen zu können. Ein Wettbewerb eignet sich aus unserer Sicht für jede Art von Planungsaufgaben – für Gebäudeplanungen, städtebauliche Projekte, Landschaftsplanung oder Innenraumgestaltung.

Sowohl die zwingenden EU-Vorgaben als auch deren Umsetzung in nationales Vergaberecht (Vergabeverordnung VgV) räumen dem Planungswettbewerb einen besonderen Stellenwert ein: Architektenwettbewerbe sind bewährte und rechtssichere Verfahren, die ohne Zeitverzögerung in ein Vergabeverfahren integriert werden können.

Für die Rechtssicherheit und den geordneten Übergang in ein wie auch immer geartetes Verfahren zur Vergabe/Beauftragung der Planungsleistungen stehen wir ein.

Unser Vorgehen:

Die Vorbereitung im Einzelnen

Am Anfang stehen die Definition der Bau- oder Planungsaufgabe und die Festlegung des Wettbewerbsziels: Je nachdem, ob es sich um ein konkretes Bauvorhaben handelt oder ob für ein Projekt zunächst einmal nur eine Vielzahl unterschiedlichster Ideen zusammengetragen werden soll, entscheiden Sie sich für einen Realisierungs- oder Ideenwettbewerb. Zu den ersten Schritten gehört auch die Festlegung der Verfahrensart, denn Projekt ist nicht gleich Projekt. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Wettbewerbsarten. Das Spektrum reicht von offen zugänglichen über nichtoffene Verfahren bis hin zu Einladungswettbewerben. Allen gemeinsam sind die Chancengleichheit der eingereichten Entwürfe, die Transparenz der Entscheidungsfindung und die Unabhängigkeit des Preisgerichts.

Verfahrensarten

Die wesentlichen, übrigens auch kombinierbaren Verfahrensarten sind: • Der offene Wettbewerb: Alle, die die Teilnahmevoraussetzungen erfüllen, können teilnehmen. Dies können, je nach Aufgabenstellung, Architekten, Innenarchitekten, Landschaftsarchitekten, Stadtplaner, Ingenieure, aber auch beispielsweise Kommunikationsfachleute, Künstler oder Kombinationen dieser Fachrichtungen sein. • Der offene, zweiphasige Wettbewerb: Hier gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim offenen Wettbewerb, doch werden vom Preisgericht unter den eingereichten Arbeiten die vielversprechendsten Lösungsmöglichkeiten für eine weitere Bearbeitung und Beurteilung ausgewählt. • Der nichtoffene Wettbewerb: Bei dieser Wettbewerbsform begrenzt der Auslober die Teilnehmerzahl. Die potenziellen Teilnehmer bewerben sich und werden durch ein in der Ausschreibung definiertes Verfahren ausgewählt. Nach der Festlegung der Verfahrensart werden in Abstimmung mit der Architektenkammer die Bedingungen für das Wettbewerbsverfahren (Auslobung Teil A) erstellt. Sie umfassen unter anderem die Festlegung der Wettbewerbsteilnehmer und ihrer Qualifikation, die Besetzung des Preisgerichts (in dem neben Ihnen alle für die Aufgabe wesentlichen Fachdisziplinen, Sonderfachleute und sonstigen Berater vertreten sind), die Festlegung der Beurteilungs- und Entscheidungskriterien, die Definition der Leistungen einer Vorprüfung, das Aussprechen einer Auftragsverpflichtung sowie das Festlegen einer Wettbewerbssumme. Der nächste Schritt ist dann die Beschreibung der Wettbewerbsaufgabe (Auslobung Teil B), also das Nutzungs-, Funktions- und/oder Raumprogramm, die Analyse und Beschreibung der Wettbewerbssituation sowie das Herstellen der Plan- und Modellunterlagen. Das Wettbewerbsverfahren wird insbesondere insoweit durch uns koordiniert und betreut. In einem weiteren Schritt findet die Preisrichtervorbesprechung statt. Sie ist ein erster kritischer Dialog des unabhängigen und fachkundigen Beratergremiums mit Ihnen, dem Auslober, über die Wettbewerbsaufgabe, Ihre Ziele und Vorgaben sowie die Beurteilungs- und Entscheidungskriterien. Hier werden die Aufgabenstellung, ihre Voraussetzungen und Rahmenbedingungen nochmals überprüft, um dann die endgültige Zusammenstellung der Auslobung und der Wettbewerbsunterlagen (Texte, Pläne, Modelle usw.) vorzunehmen.

Die Durchführung eines Wettbewerbs

Am Anfang steht selbstverständlich die Bekanntmachung des Wettbewerbs in den amtlichen Medien sowie die Veröffentlichung in der Fachpresse und anderen relevanten Publikationen (häufig im kostenlosen Serviceangebot der beteiligten Kammern). Die Ausgabe der Auslobung und der Wettbewerbsunterlagen erfolgt über den Auslober oder uns als das wettbewerbsbetreuende Büro.

Die Bearbeitungsphase

Die Architektinnen und Architekten erarbeiten in einem anonymen Verfahren parallel eine Vielzahl unterschiedlichster Planungsvarianten und Lösungsansätze. Gerade diese unabhängige, anonyme Phase der Ideen- und Konzeptfindung ist einer der wichtigsten Aspekte des Wettbewerbsverfahrens. Auf diese Weise erhalten Sie ein größtmögliches Spektrum an Lösungsalternativen, die Sie anschließend miteinander vergleichen und gegeneinander abwägen können. Als Bearbeitungszeit, also die Zeit zwischen Versand der Auslobungsunterlagen bis zum Termin der Abgabe der Wettbewerbsleistungen, sollten Sie den Teilnehmern, abhängig von der jeweiligen Aufgabe, mindestens acht Wochen zur Verfügung stellen. Die Erfahrung zeigt, dass für das gesamte Verfahren, also vom grundsätzlichen Entschluss, einen Planungswettbewerb durchzuführen, bis zur abgeschlossenen Preisgerichtssitzung, etwa ein halbes Jahr einzuplanen ist. Selbstverständlich sind diese Zeitangaben immer von der jeweiligen Aufgabe oder bereits erbrachten Vorleistungen abhängig. So konnten wir auch schon Verfahren begleiten, die in insgesamt zehn Wochen durchgeführt wurden. Für den notwendigen Planungsvorlauf, die Planung selbst und die Entscheidung über die Planung muss im Architektenwettbewerb folglich nicht mehr Zeit aufgewendet werden als bei anderen Auftragsverfahren. Da beim Wettbewerbsverfahren parallel Planungsalternativen ausgearbeitet werden und darüber hinaus die Genehmigungsbehörden meist in das Verfahren eingebunden sind, ergibt sich sogar eine Zeitersparnis. Alle Wettbewerbsteilnehmer haben gleiche „Startchancen“: Sie können ihre Arbeit zum gleichen Zeitpunkt, also ab der Ausgabe der Wettbewerbsunterlagen, beginnen. Die Arbeit der Teilnehmer endet mit der anonymen Abgabe der Wettbewerbsarbeiten. Die Tatsache, dass keine namentliche Zuordnung zu den Wettbewerbsarbeiten möglich ist, soll vor allem dazu beitragen, die Objektivität des Preisgerichts nicht zu gefährden.

Vorprüfung und Sitzung des Preisgerichts

Nach dem Abgabetermin der Arbeiten führen wir als das wettbewerbsbegleitende Büro nach Erhalt der Lösungen eine formale, wirtschaftliche und fachliche Vorprüfung gemäß den Vorgaben der Auslobung durch. In der eigentlichen Preisgerichtssitzung werden die Arbeiten dann vom Preisgericht, dem Sie als Auslober selbstverständlich angehören, in mehreren Rundgängen anonym und nur an den fachlichen Qualitäten orientiert bewertet. Im Anschluss an diese qualifizierte Beurteilung werden die Preise vergeben.

Nach der Preisgerichtsentscheidung

Nach der Preisgerichtssitzung werden alle am Wettbewerb Beteiligten umgehend über das Ergebnis sowie über Ort und Zeit der öffentlichen Ausstellung informiert. Sämtliche Arbeiten, die zum Wettbewerbsverfahren eingereicht wurden, werden ausgestellt und sollen mindestens eine Woche lang zu sehen sein. Im Anschluss daran entscheiden allein Sie, der Auslober/Bauherr, welchem der mit einem Preis ausgezeichneten Entwurfsverfasser Sie letztlich den in der Auslobung zugesagten Auftrag erteilen.

Rechtssicherheit

Bei einem Wettbewerbsverfahren gelten die Regelungen der RPW (Richtlinien für Planungswettbewerbe) in der derzeit gültigen Fassung. Mit einem RPW-konformen Planungswettbewerb werden gleichzeitig die EU-Dienstleistungsrichtlinie, das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) sowie die VgV (Vergabeverordnung) erfüllt.

Die Regelungen der RPW erscheinen im ersten Moment relativ umfangreich. Trotz dieser Vielzahl an Definitionen lassen die RPW aber so viel Spielraum, dass, gemeinsam mit uns als den Beratern, ein Verfahren für das jeweilige Projekt und den jeweiligen Auslober maßgeschneidert werden kann. Der Preisgerichtsvorsitzende garantiert Ihnen ebenso wie die Mitglieder des Preisgerichts und die Verfahrensbetreuung eine rechtskonforme Durchführung des Verfahrens.

Was wir alles leisten können:

Allgemeine Koordinations- und Dokumentationsleistungen

• Erstellen und Fortschreiben eines Terminplans bis zum Abschluss des Verfahrens in Absprache mit dem AG und allen weiteren Beteiligten; Terminkoordination und -kontrolle.
• Führen eines Adressverteilers aller Beteiligten, Übergabe in digitaler Form an den AG.
• Erstellen und Fortschreiben eines Kostenplans über das Wettbewerbsverfahren mit Angaben zu Honorarkosten, Preisgeldern, Sach- und Nebenkosten in Absprache mit dem AG, Kostenkontrolle.
• Nach Abschluss des Verfahrens Zusammenstellung eines Dokumentationsordners mit folgendem Inhalt:

1. Adressenverzeichnis aller Beteiligten
2. Kopien der Verfassererklärungen
3. Vorgutachten
4. Ausschreibung einschließlich Anlagen
5. Rückfragenbeantwortung einschließlich Anlagen
6. Vorprüfbericht und Preisgerichtsprotokoll
7. Verzeichnis der Wettbewerbsarbeiten (Inventarisierung)

A Auslobung

A.1 Klärung der Eckdaten für die Wettbewerbsauslobung

• Insbesondere Abstimmung und Festlegung der Wettbewerbsart, des Wettbewerbsverfahrens, der Zusammensetzung des Preisgerichts, der Auswahl von Sachverständigen, der Preisgelder und Anerkennungen, des Terminplans.

A.2 Mitwirkung bei der Formulierung der Wettbewerbsaufgabe durch den Auslober

A.2.1 Allgemeine Bedingungen, Termine, geforderte Wettbewerbsleistungen

A.2.2 Wettbewerbsaufgabe

Darstellung der Situation und der relevanten Rahmenbedingungen (Planungsvorgaben, Raumprogramm), Fotoaufnahmen, Erläuterung der Planungsziele, Mitwirkung bei der Formulierung der Aufgabenstellung, i.E. insbesondere

• Grundlagenermittlung: Sichten und Ordnen der vorhandenen Unterlagen und Karten, Mitwirkung bei der Beschaffung und Zusammenstellung aller Informationen und notwendigen Unterlagen für die Auslobung, Ortsbesichtigung, textliche und fotografische Beschreibung der örtlichen Gegebenheiten.
• Mitwirkung bei der Erarbeitung der Wettbewerbsaufgabe: Auswertung der Grundlagen, Formulierung von Zielsetzungen, Ermittlung und Beschreibung der Planungsziele, Formulierung von Restriktionen und Hinweisen, Zusammenfassung der Ergebnisse in Texten, Plandarstellungen und Fotos, Abstimmung mit dem Auslober. Inhaltliche Vorbereitung, Moderation und Protokollierung von bis zu 5 verwaltungsinternen Abstimmungsrunden. Einarbeitung der Ergebnisse in die Auslobung.

A.2.3 Vorschlag von Beurteilungskriterien

A.3 Erstellung der Planvorlagen inkl. 3-D Animation (Plankopien, Datenträger)

A.4 Abstimmung der Auslobungsunterlagen mit dem Auslober, den beteiligten Behörden, dem Preisgericht und der jeweiligen Architektenkammer

• u.a. Organisation und Moderation des Preisrichtervorgespräches: Einladung der Sitzungsteilnehmer, Moderation der Sitzung. Erläutern der Wettbewerbsaufgabe, der Wettbewerbsleistungen und der Beurteilungskriterien. Erstellung eines Protokolls über die Sitzung und Einarbeitung der Ergebnisse in die Auslobung.

A.5 Überarbeiten und Fertigstellen des Auslobungstextes nach der Preisrichtervorbesprechung

A.6 Koordination der Vervielfältigung der Auslobungsunterlagen

• Zusammenstellen der Wettbewerbsunterlagen: Erstellung einer Datei des Ausschreibungstextes, Einholen von Angeboten für den Druck. Aufbereitung der digitalen Planunterlagen. Anfertigung von Datenträgern mit den digitalen Anlagen für sämtliche Teilnehmer und Preisrichter (Dateien der Auslobung, Informations- und Arbeitspläne etc.).

B Verfahrensbegleitung

B.1 Beratung des Auslobers in allen das Wettbewerbsverfahren betreffenden Fragen

B.2 Terminkoordination und Betreuung des Preisgerichts (Information, Hotelreservierung etc.)

B.3 Vorbereitung (Organisation von Räumlichkeiten, Einladung, Versand des Auslobungstextentwurfes) und Mitwirkung an Preisrichtervorbesprechung

B.4 Verpacken, Versand/Ausgabe der Wettbewerbsunterlagen an die Teilnehmer

B.5 Vorbereitung und Durchführung eines Kolloquiums

• Organisation von Räumlichkeiten, Einladung an das Preisgericht, Protokollführung und Beantwortung der Rückfragen, ggf. Ergänzen von Unterlagen

C Vorprüfung

C.1 Planerische Beratung bei der Vorbereitung (Räume, Ausstattung)

C.2 Inhaltliche Vorbereitung (Entwurf Prüfungssystematik, Erstellen Checklisten)

C.3 Annahme und formale Prüfung (Fristen, Vollständigkeit, Chiffrierung), Kennzeichnung, Aufhängen/Aufstellen der Wettbewerbsbeiträge, Fotoaufnahmen

C.4 Inhaltliche Prüfung

• Prüfung jedes Wettbewerbsbeitrages hinsichtlich Nutzung, Funktion, Erschließung und Gestaltung nach Planungs- und Raumprogramm, rechnerische Überprüfung; bzw. nach Kriterien des Auslobers.

C.5 Zusammenstellen der Prüfergebnisse in einem vervielfältigbaren Bericht

• Text, Fotos, Grafiken, Diagramme etc.

D Preisgerichtssitzung

D.1 Organisatorische Vorbereitung (Einladung)

D.2 Teilnahme an Preisgerichtssitzung

• Vorstellen der Beiträge, Beratung des Preisgerichtes, Protokollführung, Bereitstellen eines Schreibdienstes für die Preisgerichtssitzung

D.3 Vorbereitung der Ausstellung

• Aufhängen der Arbeiten

D.4 Versand des Protokolls an Teilnehmer und Preisgericht

D.5 Abhängen und Verpacken der Arbeiten, Rücksendung

E. Leistungen nach Abschluss des Verfahrens

E.1 Mitwirkung an der Preisverleihung und Ausstellungseröffnung

• Vorbereitung und Organisation sowie Moderation der Preisverleihung und Ausstellungseröffnung im Beisein der Preisträger sowie von Vertretern des Preisgerichts.

E.2 Mitwirkung an der Organisation einer öffentlichen Ausstellung

• Mitwirkung an der Organisation einer öffentlichen Ausstellung aller eingereichten Arbeiten (z. B. Beratung zu Räumlichkeiten, Präsentation der Arbeiten, Herstellung von Infoblättern zu den Arbeiten mit Angabe der Rangfolge, Verfasser, Mitarbeiter, Arbeitsgemeinschaft ), Entwurf eines Ausstellungsplakates als Ankündigung für die öffentliche Ausstellung der Wettbewerbsergebnisse.

E.3 Wettbewerbsdokumentation als bebilderte Broschüre

• Erarbeitung eines Textes als Kurzfassung der Auslobung, Zusammenstellung von Textausschnitten der Erläuterungsberichte der Verfasser und der Beurteilung des Preisgerichts, Zusammenstellen von Bildmaterial, Entwurf des Layouts, Aufbereitung der Unterlagen als Datei für den Druck, Einholen von Angeboten für Druck und Konfektionierung.